O sistema inovador de distribuição de salas de aula e laboratórios do Centro de Tecnologia foi reconhecido como uma das melhores iniciativas de inovação da universidade. O projeto, conhecido como Sistema de Ensalamento, ficou em 3º lugar no Concurso de Inovação da UFSM, promovido pela PROGEP e pela Proinova. O Concurso foi uma das atividades da Semana de Inovação na Gestão Pública da UFSM. Ao todo, 28 iniciativas inovadoras de diversos setores da universidade concorreram ao prêmio. O reconhecimento é justificado, afinal o ensalamento trouxe melhorias para estudantes, docentes e servidores, além de tornar a gestão da unidade mais eficiente. O sistema premiado nesta quinta-feira (14/11) foi desenvolvido pela equipe de servidores e bolsistas do Núcleo de Infraestrutura.
No Ensalamento, é possível visualizar o semestre atual e todas as informações relacionadas à distribuição de salas de aula e laboratórios do Centro, tanto no formato de calendário quanto no formato de planilha. É possível buscar informações por nome das disciplinas, professores ou número das salas. O programa permite a consulta de dados em tempo real, integrados com outras fontes da UFSM, como o Portal de Agendamentos (para aulas em laboratórios), informações de outros centros e disciplinas que ocorrem em locais externos ao CT. Esse nível de informatização possibilita a automação de diversos processos e oferece uma experiência mais fluida tanto para estudantes quanto para docentes.
Antes da implementação deste sistema – como ainda ocorre em outras unidades da UFSM – o processo de distribuição de salas era completamente manual, o que causava inúmeros desafios. A oferta de disciplinas era retirada do Sistema de Informações para o Ensino (SIE) e, de forma exaustiva, as planilhas eram preenchidas manualmente, disciplina por disciplina. Essa abordagem dependia de um conhecimento informal, frequentemente “tirado da cabeça” da pessoa responsável, o que resultava em altos níveis de erro e na necessidade constante de ajustes. Com atualizações diárias e pedidos de mudanças de última hora por parte dos professores, os servidores enfrentavam uma tarefa repetitiva e desorganizada, sem início ou fim bem definidos. Estudantes, por sua vez, tinham dificuldade em localizar suas salas de aula, o que gerava confusão no início e ao longo de cada semestre.
A partir da criação do sistema de ensalamento, o trabalho dos servidores técnico-administrativos em educação (TAEs) que levava aproximadamente um mês foi simplificado e passou a ser realizado em poucos dias. Ou seja, a implementação do ensalamento trouxe melhorias significativas na gestão de recursos educacionais. Por outro lado, o sistema permitiu a distribuição equitativa das salas de aula. O novo sistema permite que o Centro de Tecnologia atenda de forma imparcial às necessidades das disciplinas e professores.
Para os estudantes, a inovação foi ainda mais perceptível. Desde o primeiro dia letivo do semestre, a distribuição de salas de aula esteve exposta nas televisões no hall do prédio 7 e o documento com a distribuição de todas as salas estava disponível para quem quisesse acessá-lo, escaneando um QR Code disposto no hall. Isso simplificou e facilitou o direcionamento dos calouros e antigos estudantes às suas salas de aula. O cuidado com a acessibilidade também foi uma prioridade do sistema: discentes com deficiência tiveram suas disciplinas alocadas preferencialmente no térreo ou em salas com acesso facilitado por elevadores.
A evolução do processo de ensalamento foi notável nos últimos semestres. Se em 2023/1 o processo foi custoso e dificultado pela falta de dados sistematizados, em 2024/1 já foi possível integrar todas as informações em um sistema unificado e eliminar a necessidade de formulários manuais. Para o semestre 2024/2, novas funcionalidades foram adicionadas, como o Ensalamento das disciplinas que estavam previamente contidas no sistema (como DCGs e disciplinas anuais), com o objetivo de simplificar ainda mais o processo. Embora a implementação do sistema tenha sido bem recebida, ainda existem desafios a serem superados, como a coleta e centralização de dados precisos e a sobreposição de usos das salas por mais de uma unidade.
Espera-se que o sistema traga ainda mais benefícios a longo prazo, mas os resultados já puderam ser observados na agilidade de consulta às informações, a eliminação de erros de alocação e a simplificação do processo para servidores e estudantes. Entretanto, a iniciativa já chamou a atenção de outras unidades de ensino da UFSM, que buscaram o Núcleo de Infraestrutura para replicarem o sistema em seus centros.
O sistema de Ensalamento partiu do incentivo e do desafio proposto pela chefia do Núcleo de Infraestrutura do CT (Infra/CT) com a Direção do Centro de Tecnologia. A implementação foi feita pela equipe do Infra/CT, chefiado pelo engenheiro Allan Cristian Klein, com a coordenação de Greyce Arrúa Storgatto e apoio fundamental do desenvolvedor do sistema e responsável pela alimentação dos dados, além da manutenção da página atua do ensalamento, Jeann Carlo Martins Raguzzoni, do Laboratório de Elétrica e Eletrônica (NUPEDEE), e do professor Olinto César Bassi de Araújo, do CTISM, na parte de algoritmo e otimização do sistema, indicado pelo bolsista Infra/CT e seu aluno no curso de Redes de Computadores, Guilherme Marques Kunz.
A assistente em administração, Greyce Storgatto, falou em nome da equipe sobre o prêmio: “Ficar nesse pódio com a iniciativa do Ensalamento é algo muito significativo para o Infra/CT e o CT de forma geral. Foi um grande esforço, desde a concepção da ideia até o desenvolvimento e os resultados do processo informatizado. Somos muito gratos pelo reconhecimento e por confiarem a nós, equipe, esse processo tão importante dentro do CT!”
Texto e foto por Subdivisão de Comunicação do CT/UFSM.
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