Nos dias 9 e 10 de setembro, o Centro de Tecnologia realizou o “Acolhe, CT!”, evento semestral destinado à recepção dos novos estudantes e à integração entre calouros, veteranos e servidores. Além do acolhimento, um dos destaques do evento foi o direcionamento dos estudantes às suas salas de aula de forma simples e facilitada. Esta orientação foi possível por conta do Sistema de Ensalamento, criado para otimizar a distribuição de salas de aula e disciplinas. Nestes primeiros dias do semestre, a distribuição das salas esteve exposta nas televisões no hall do prédio 7 e os estudantes recém-chegados contaram com o auxílio de voluntários que informaram e tiraram dúvidas sobre os espaços físicos do Centro. O Ensalamento continuará disponível durante todo o semestre para que discentes e professores possam consultar suas salas de aula de maneira fácil e rápida sempre que necessário.
A lista completa com todas as informações está disponível dentro do site do CT e pode ser acessada aqui. No Ensalamento, é possível visualizar o semestre atual e todas as informações relacionadas à distribuição de salas de aula e laboratórios do Centro, tanto no formato de calendário quanto no formato de planilha. É possível buscar informações por nome das disciplinas, professores ou número das salas. O programa permite a consulta de dados em tempo real, integrados com outras fontes da UFSM, como o Portal de Agendamentos (para aulas em laboratórios), informações de outros centros e disciplinas que ocorrem em locais externos ao CT. Esse nível de informatização possibilita a automação de diversos processos e oferece uma experiência mais fluida tanto para estudantes quanto para docentes.
Antes da implementação deste sistema, o processo de distribuição de salas era completamente manual, o que causava inúmeros desafios, conforme relatam os servidores Jeann Raguzzoni, do NUPEDEE, e Greyce Storgatto, do Núcleo de Infraestrutura do CT. A oferta de disciplinas era retirada do Sistema de Informações para o Ensino (SIE) e, de forma exaustiva, as planilhas eram preenchidas manualmente, disciplina por disciplina. Essa abordagem dependia de um conhecimento informal, frequentemente “tirado da cabeça” da pessoa responsável, o que resultava em altos níveis de erro e na necessidade constante de ajustes. Com atualizações diárias e pedidos de mudanças de última hora por parte dos professores, os servidores enfrentavam uma tarefa repetitiva e desorganizada, sem início ou fim bem definidos. Estudantes, por sua vez, tinham dificuldade em localizar suas salas de aula, o que gerava confusão no início e ao longo de cada semestre.
O Núcleo de Infraestrutura contou com a colaboração do Prof. Olinto de Araujo, do CTISM, no desenvolvimento do sistema. A implementação do Ensalamento trouxe melhorias significativas na gestão de recursos educacionais, como a distribuição equitativa das salas de aula. O novo sistema permite que o Centro de Tecnologia atenda de forma imparcial às necessidades das disciplinas e professores, além de reduzir o tempo gasto pelos servidores com tarefas manuais repetitivas. A acessibilidade é uma prioridade do sistema, o que garante que discentes com deficiência tenham suas disciplinas alocadas preferencialmente no térreo ou em salas com acesso facilitado por elevadores.
Espera-se benefícios a longo prazo, mas os resultados já podem ser observados na agilidade de consulta às informações, a eliminação de erros de alocação e a simplificação do processo para servidores e estudantes. Embora a implementação do sistema tenha sido bem recebida, ainda existem desafios a serem enfrentados, como a coleta e centralização de dados precisos. Outro problema recorrente é a falta de clareza sobre quais salas podem ser utilizadas pelo sistema, especialmente quando algumas delas já estão previamente alocadas por outros departamentos, o que pode gerar conflitos.
A evolução do processo de ensalamento foi notável nos últimos semestres. Se em 2023/1 o processo foi custoso e dificultado pela falta de dados sistematizados, em 2024/1 já foi possível integrar todas as informações em um sistema unificado e eliminar a necessidade de formulários manuais. Para o semestre 2024/2, novas funcionalidades foram adicionadas, como o Ensalamento das disciplinas que estavam previamente contidas no sistema (como DCGs e disciplinas anuais), com o objetivo de simplificar ainda mais o processo.
O sistema de Ensalamento trouxe inovações significativas na organização das salas de aula, melhorou a eficiência e reduziu erros. Com o avanço das funcionalidades e a contínua integração de novos dados, o Centro de Tecnologia da UFSM demonstra seu compromisso com a melhoria contínua em promover um ambiente educacional mais ágil e organizado.
Texto por Marina dos Santos, acadêmica de jornalismo, com supervisão da Subdivisão de Comunicação do CT/UFSM.
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