Poderá ser concedido a Docentes e TAEs um auxílio financeiro para participação em eventos como: congressos, cursos, seminários, jornadas, etc. Bem como para custear taxas de publicação de artigos e outros.
Em caso de deferimento pela chefia imediata e cumprimento dos trâmites necessários, o pagamento será realizado ao solicitante (Docente / TAE) e não para a instituição promotora do evento. A abertura do PEN está atrelada a necessidade futura de prestação de contas.
Para pedidos de PAGAMENTO a abertura do processo eletrônico deverá ocorrer antes ou durante a data do evento e pedidos de RESTITUIÇÃO a abertura do PEN ocorre pós-evento.
Os pedidos de pagamento ou restituição diferem-se pela data “do evento”, ou seja, para eventos já ocorridos o requerente deve abrir o PEN específico (Restituição de Taxa de Inscrição ou Publicação) e inserir o formulário específico.
Orientações específicas sobre cada processo:
Orientações Específicas
Taxa de Inscrição
Taxa de Publicação
Abrir o PEN (conforme informativo); Inserir o formulário específico – Pagamento ou Restituição (preenchido e com assinatura eletrônica); Inserir Cópia do programa do evento ou folder, constando o local, nome do curso, período e o valor a ser pago; Tramitar para chefia do Departamento/Coordenador do Curso ou Programa ou tramitar para Direção do Centro (que também deverá inserir a assinatura eletrônica). Caso o pedido seja autorizado, a Chefia/Coordenador/Direção deverá encaminhar o PEN ao Núcleo de Gestão Orçamentária – CCSH para providenciarmos o empenho.
Prestação de Contas
As Prestações de Contas das Taxas de Inscrição devem ser realizadas no Processo Eletrônico Nacional (PEN) no prazo máximo de 15 dias do término do evento. Devem ser inseridos no PEN a cópia do certificado de participação, o recibo original ou nota fiscal em nome da UFSM, onde deverá constar sempre que possível, o CNPJ da entidade promotora do evento;
Abrir o PEN correspondente “processo de pagamento de taxa de publicação…” ou “processo de restituição de taxa de publicação…”, preencher o formulário “Requerimento de Pagamento de Taxa de PUBLICAÇÃO (assinar e inserir ao processo), na sequência, também deverão ser inseridos os seguintes documentos ao processo eletrônico:
- Cópia do folder do evento ou documento da revista/jornal/livro que será publicado o artigo e cópia do artigo;
- Recibo ou Nota Fiscal que comprove o pagamento (obrigatório para os casos em que o processo seja de restituição).
Prestação de Contas
As Prestações de Contas das Taxas de Publicação devem ser realizadas no Processo Eletrônico Nacional (PEN) no prazo máximo de 15 dias da data de publicação do artigo. São documentos comprobatórios nas Prestações de Contas de Taxa de Publicação o Recibo ou Nota Fiscal Eletrônica em nome da UFSM, onde deverá constar, sempre que possível, o CNPJ da entidade promotora e certificado, quando o proposto tiver participado do evento no qual foi solicitado o pagamento da Taxa de Publicação.
Nos processos de Taxas de Inscrição ou de Taxas de Publicação, os documentos deverão ser anexados ao processo e tramitados para a Seção de Contabilidade do Departamento de Contabilidade e Finanças para conferências e arquivamento do processo.
Devido aos trâmites obrigatórios para pagamento/ressarcimento de taxas, não pode-se confirmar o dia exato do depósito da mesma, haja vista, essa etapa não ser realizada pelo NOR/CCSH.
Observações
- O encaminhamento para autorização/assinatura da Direção do Centro enquadra-se no caso específico em que o(a) requerente seja chefia ou coordenador(a) de Departamento, Curso ou Programa, respectivamente;
- Os pedidos de pagamento ou restituição diferem-se pela data “do evento”, ou seja, para eventos já ocorridos o requerente deve abrir o PEN específico e inserir o formulário específico, ou seja, Restituição de Taxa de Inscrição;
A abertura do PEN está atrelada a necessidade futura de prestação de contas. - A etapa de prestação de contas não passa pelo NOR/CCSH. Uma vez que o respectivo processo retorna diretamente ao solicitante/requerente. A partir disso a Seção de Contabilidade do Departamento de Contabilidade e Finanças realizará a conferência da documentação comprobatória e, estando tudo em conformidade, solicitará o arquivamento do processo. Dúvidas acerca da prestação de contas podem ser esclarecidas diretamente com a Seção de Contabilidade (Ramal 8286).
