A próxima etapa do processo de controle de empenhos é o tombamento de bem patrimonial.

Essa etapa é composta pelas seguintes tarefas:

1. descrição e emplaquetamento de materiais;
2. cadastro de bens patrimoniais no SIE;
3. emissão de TR – Termo de Responsabilidade Inicial no SIE;
4. tramitação de processo eletrônico ao ente responsável pela carga patrimonial para assinatura do Termo;
5. conferência de documentos anexados ao processo eletrônico; e,
6. atualização do sistema de controle interno.

Para solicitação de tombamento, abrir um PEN com o seguinte tipo documental:

Primeiramente, todos os itens referentes ao empenho recebido definitivamente são descritos de forma individual, incluindo características gerais e específicas, de acordo com um padrão previamente estabelecido. Por exemplo, características específicas como marca, modelo, número de série fazem com que os materiais sejam mais facilmente identificados em atividades como o inventário de bens patrimoniais da Universidade. A partir daí, os itens são emplaquetados com um número sequencial que os identificará durante toda a sua vida útil.

Essas informações são então compiladas em um documento interno da Divisão de Patrimônio, que servirá de base para o cadastro de bens patrimoniais no SIE. A tarefa de cadastro de bens patrimoniais no SIE se inicia com a criação do documento que servirá como base para a emissão do TR. Nesse momento, são cadastradas informações básicas para o TR como o número de processo que deu origem à  aquisição dos materiais, a unidade de origem dos materiais adquiridos, a unidade de destino dos materiais adquiridos, os dados gerais a respeito do empenho. Logo após, é realizado o cadastro de bens patrimoniais propriamente dito. O primeiro passo é vincular o empenho ao documento base do TR no SIE. A partir disso, são cadastradas as informações do documento interno da Divisão de Patrimônio criado na tarefa de descrição e emplaquetamento dos materiais, adicionando informações como a forma de ingresso, a data de validade do ingresso, entre outros.
Então, passa-se à tarefa de emissão do TR no SIE. O TR é um dos documentos mais importantes para o processo de liquidação de notas fiscais, visto que apresenta, de forma detalhada dados da unidade de destino, do processo de aquisição dos materiais, das características dos materiais adquiridos, dos recursos destinados à aquisição dos materiais, do empenho, entre outros. O TR gerado é inserido no processo eletrônico de liquidação de notas fiscais em aberto e o processo eletrônico é tramitado ao ente responsável pela carga patrimonial dos materiais, que deve ser uma pessoa com cargo de chefia na unidade de destino dos materiais. O TR deve ser assinado digitalmente pelo ente responsável pela carga patrimonial dos materiais e tramitado de volta à Divisão de Patrimônio para finalização dos trâmites de registro patrimonial. É realizada a conferência dos documentos anexados ao processo eletrônico e a atualização do sistema de controle interno da Divisão de Patrimônio. Assim, finaliza-se a etapa de tombamento de bem patrimonial. Na sequência, será abordada a etapa de envio da nota fiscal para pagamento.