As competências do Secretário Administrativo de Unidade de Ensino, atribuídas pelo Regimento Geral da UFSM, estão distribuídas entre os Núcleos, propostos pela Resolução N. 025/2015:

• I – prestar assessoria direta ao chefe imediato;
• II – apresentar ao chefe imediato todo o expediente a ele dirigido, fornecendo subsídios para as decisões da direção, quando solicitado;
• III – manter atualizada a agenda do chefe imediato;
• IV – acompanhar a gestão documental da unidade;
• V – orientar e supervisionar o trabalho dos servidores lotados na subunidade;
• VI – elaborar, assinar e rubricar e/ou autenticar e expedir documentes e papéis de sua competência;
• VII – acompanhar divulgações da unidade;
• VIII – cumprir e fazer cumprir as determinações superiores, pertinentes ao serviço;
• IX – receber e encaminhar as pessoas que tenham assunto a tratar com o chefe imediato;
• X – redigir exposição de motivos, relatórios e trabalhos afins determinados pela chefia imediata;
• XI – atender e orientar as pessoas que demandam a secretaria;
• XII – prestar informações sobre assuntos de sua competência;
• XIII – rever e ajustar a programação de trabalho, tendo em vista alterações de normas legais, regulamentares e/eu de recursos;
• XIV — avaliar recursos quantitativos ou qualitativos, necessários ou disponíveis, para a atividade de secretaria;
• XV – estudar e propor medidas destinadas a simplificar as rotinas administrativas com vistas a redução de tempo e de custo das operações;
• XVI – participar da elaboração de planos de organização, gráficos, roteiros e manuais de serviço;
• XVII – propor a chefia imediata normas e diretrizes visando a melhoria dos serviços administrativos; 
• XVIII – controlar, sob orientação da direção da unidade de ensino, a observância das leis, regulamentos e normas relativas à administração geral e especifica;
• XIX – supervisionar, setorialmente, os trabalhos relativos a administração de material e patrimônio;
• XX – auxiliar na elaboração da proposta orçamentária;
• XXI – organizar a escala de férias, controlar a frequência dos servidores e bolsistas da secretaria;
• XXII – organizar e secretariar as reuniões do conselho de unidade de ensino, bem como outras reuniões presididas pela direção de unidade de ensino, lavrando a respectiva ata;
• XXIII – acompanhar as atividades desenvolvidas pelos Núcleos de Apoio;
• XXIV – auxiliar nos estudos relativos ao aperfeiçoamento funcional dos servidores lotados na secretaria e dos demais setores da unidade de ensino, diagnosticando necessidades de treinamento e as encaminhando ao órgão competente; e,
• XXV – representar a secretaria na unidade de ensino e fora dele.

A designação dos docentes e/ou técnicos administrativos em educação como responsáveis por setores e órgãos suplementares com o objetivo de auxiliar a administração, cabe ao Diretor do Unidade de Ensino.

A Secretaria de Apoio Administrativo de Unidade de Ensino compreende os seguintes setores:

a) Núcleo de Divulgação Institucional;

b) Núcleo de Execução e Controle Orçamentário;

c) Núcleo de infraestrutura;

d) Núcleo de Patrimônio.