A equipe da SID elabora diferentes tipos de documentos oficiais emitidos pelos Departamentos Didáticos (memorandos, ofícios, declarações, ordens de serviço etc.), bem como toma as devidas providências quanto ao seu encaminhamento.
As Chefias de Departamento encaminham as pautas para o e-mail da SID, informando data, horário e local da reunião (caso seja virtual, enviam o link), anexando documentos que possivelmente serão tratados, para a equipe da SID realizar a convocação ao Colegiado e designar o secretário da reunião.
A minuta da ata é encaminhada para revisão primeiro ao Chefe e Subchefe do Departamento, e depois tramitada para apreciação dos demais participantes até determinado prazo. Após apreciação, a equipe da SID cria o processo de Homologação da Ata via PEN, para que todos os presentes na reunião a assinem. Por fim, a ata é cadastrada no Portal Documentos da UFSM.
As chefias de departamento encaminham a distribuição dos encargos didáticos (turmas) da sua subunidade, para a SID proceder o lançamento do docente no SIE, seguido da liberação das turmas para a matrícula. A SID organiza planilhas das salas de aula e quadro de horários por docente. No lançamento SIE, os encargos são preenchidos com carga horária (CH) total nas turmas de disciplinas REGULARES e CH dividida nas turmas de disciplinas REGULARES CUMULATIVA PARCIAL.
A comissão, designada por ordem de serviço da chefia de departamento, fornece todas as informações pertinentes ao processo seletivo, para que a SID providencie a publicação do edital. Após receber as inscrições, via e-mail, a SID encaminha os documentos (formulário, comprovante de matrícula em curso de graduação e histórico escolar) para a comissão realizar a seleção. Ao final, o resultado da seleção é publicado junto à Subdivisão de Comunicação no site do CCR. O Núcleo Orçamentário é responsável pelo cadastro do aluno monitor no SIE.
As chefias de departamento se encarregam das emissões de termos de transferência patrimonial e NF de transporte (ou habilita agente patrimonial da subunidade, via cadastro no Portal do Patrimônio). A SID toma providências quanto às solicitações dos tombamentos de bens adquiridos com verbas de projetos de pesquisa, realizando o controle dos novos patrimônios da carga das subunidades, via TRs recebidas em caixa postal, indicando a localização de sala e responsável de cada item.
Transporte de grupo para aulas práticas
Para transporte de grupo de professores e alunos com a finalidade de realiza aulas ´práticas, cada usuário poderá realizar suas próprias solicitações de transporte via aplicativo Frota UFSM. Caso o docente ainda não seja cadastrado, a Chefia deve providenciar o seu cadastro na subunidade de lotação pelo link. Todos os pedidos passam por autorização da Chefia imediata.
Transporte de convidados para eventos a serviço da instituição
Para transporte de convidados para eventos a serviço da instituição (palestras, congressos, concursos públicos etc.). a SID receberá os pedidos através de e-mail (sid.ccr@ufsm.br) e providenciará a solicitação ao Núcleo de Transporte da Proinfra.
Transporte de materiais e equipamentos
Para transporte de materiais e equipamentos de um local para outro dentro da instituição, o serviço deve ser solicitado por meio de agendamento com o Setor de Mudanças da Proinfra através de OTRS (diretamente, através deste link), com a própria matrícula do servidor solicitante.
O colegiado do departamento didático constitui a comissão eleitoral para realizar a eleição junto aos servidores lotados na subunidade. A SID auxilia as comissões eleitorais na procedência dos processos eleitorais, junto ao CPD, para a contabilização de votos por urna eletrônica.
A SID recebe os materiais solicitados pelos Departamentos, seja através de Requisições ao Almoxarifado Central, seja através de Empenho. Na sequência, o solicitante é informado para retirar seu pedido na Sala 3133 do Prédio 42.