Todos os editais da UFSM devem ser publicados através do Processo Eletrônico Nacional (PEN). Em nosso campus foram definidos alguns setores que irão abrir os processos, de acordo com suas competências. Sendo assim, seguem as seguintes orientações:
| Setor | Competências | Contato |
| Gabinete de Projetos | Abrirá os processos de editais ligados a bolsas de FIEX e FIPE, bem como bolsas ligadas a projetos cadastrados no Portal de Projetos da UFSM. | cs.gap@ufsm.br |
| Coordenação Acadêmica | Abrirá os processos de editais ligados a atividades acadêmicas, cursos, laboratórios e disciplinas, como, por exemplo, o edital de bolsas de monitoria. | cs.secretariacac@ufsm.br |
| Coordenação Administrativa | Abrirá editais ligados aos processos que envolvam bolsas administrativas, chamadas públicas e internas que envolvam atividades gerais do campus. | cs.cad@ufsm.br |
*Caso haja algum caso que não se enquadre dentro de nenhuma das exemplificações acima, o interessado pode entrar em contato com o Arquivo Setorial da UFSM-CS e falar com o arquivista Vitor Felix, através do e-mail vitor.felix@ufsm.br
Perguntas Frequentes:
Identificando o setor responsável para abrir o seu processo, você deve entrar em contato com o mesmo, através do e-mail, enviando o documento do edital em formato editável para que o setor coloque a numeração e o transforme para PDF para, assim, abrir o processo.
Lembramos que os setores somente irão numerar os documentos e abrir o processo, sendo de exclusiva responsabilidade do proponente do edital a conferência de suas informações e de seu conteúdo.
O processo do edital é de responsabilidade do seu proponente. Os setores somente irão realizar as etapas de publicação no PEN-SIE, mas é de responsabilidade de quem elaborou o edital acompanhar todas as etapas e verificar se todas foram realizadas da forma desejada, bem como estar atentos para assinarem todos os documentos anexados ao processo.
Após abrir o processo, serão seguidos os seguintes passos:
- o setor irá tramitar o documento para o coordenador do edital que deverá assinar e tramitar novamente para o setor;
- Após receber novamente o documento, o setor irá cadastrá-lo no portal de documentos e assim gerar o link que será encaminhado para a Comunicação Institucional do campus;
- A Comunicação Institucional irá divulgar o processo de seleção na aba “Editais” do site da UFSM – Cachoeira do Sul, bem como nas redes sociais, quando pertinente.
Lembramos que estas etapas serão realizadas para todos os documentos que forem anexados ao processo (abertura do edital, homologação das inscrições, resultado preliminar, resultado final, entre outros). Assim, os proponentes devem estar atentos aos prazos e todos os trâmites.
Como a publicação de cada documento do processo exige a realização de diversas etapas, é preciso que os documentos sejam enviados com uma certa antecedência. Além disso, os documentos só podem ser publicados dentro do horário de serviço do setor responsável. Assim, fica estipulado que:
- Os documentos serão publicados de segunda a sexta-feira, exceto em feriados e dias não-letivos (ficar atento ao calendário acadêmico).
- Os documentos que forem ser anexados ao processo devem ser enviados até às 15h do dia de publicação. Após enviar o documento, o mesmo será inserido ao PEN-SIE pelo setor, o qual irá tramitá-lo para o coordenador do edital, que deverá assiná-lo e devolvê-lo. Isso deve ser feito até às 16h do dia de publicação para que o setor tenha tempo hábil para finalizar o processo e enviar para o setor de Comunicação, que irá anexar o documento na aba “Editais” do site da UFSM-CS.