3 meses antes do final do semestre – As coordenações de curso deverão fazer o levantamento dos prováveis formandos e definir se a sessão solene será integrada entre os cursos de graduação. Caso seja, deverá ser passado para a Divisão de Comunicação (cs.comunicacao@ufsm.br) o pedido de Sessão Solene Integrada, com as seguintes informações:
– Cursos;
– Estimativa de formandos por curso;
– Sugestões de datas (obedecendo o período de formaturas indicado no calendário acadêmico).
Após o recebimento da solicitação, o Núcleo de Comunicação Institucional irá, junto à Direção, avaliar as datas para, em seguida, passar à Secretaria Geral do Campus a data escolhida, solicitando que o setor entre em contato com o espaço de realização do evento para verificar a disponibilidade.
Após confirmada a disponibilidade do local, as informações de data, horário e local serão repassada aos coordenadores de curso.
Neste momento, as coordenações deverão entrar em contato com os possíveis formandos, informando data, horário e local da solenidade e solicitando que os mesmos criem uma Comissão de Formatura (devendo ter, pelo menos, um representante de cada curso). A coordenação também deverá informar aos formandos que eles deverão repassar, para a Secretaria dos Cursos (cs.cursos@ufsm.br) e a Divisão de Comunicação (cs.comunicacao@ufsm.br), os nomes que irão compor a Comissão de Formatura.
2 meses antes da cerimônia – A Comissão de Formatura deverá repassar os nomes dos Patronos/Patroneses; Paraninfos/Paraninfas; e Homenageados de cada curso, bem como dos Oradores e Juramentistas para a Divisão de Comunicação (cs.comunicacao@ufsm.br). Cabe aos formandos realizar os convites e buscar as informações que serão necessárias posteriormente.
45 dias antes da cerimônia – Os coordenadores dos cursos das engenharias deverão encaminhar, ao Núcleo de Comunicação Institucional, as informações dos alunos que receberão o Certificado Mérito Acadêmico do CREA-RS. O setor irá entrar com o pedido de participação de um representante do CREA-RS. As informações necessárias para encaminhar ao CREA-RS são:
– Nome completo do formando;
– Curso;
– E-mail do formando;
– Telefone do formando;
– Informar se o mérito será relativo à média geral ou média profissionalizante.
60 dias antes da cerimônia – Comissão de Formatura deverá providenciar as informações do anexo abaixo, encaminhando para a Secretaria dos Cursos (cs.cursos@ufsm.br) e para a Divisão de Comunicação (cs.comunicacao@ufsm.br).
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE FORMATURA PRESENCIAL
A Divisão de Comunicação irá encaminhar à PROGRAD todas as informações repassadas pelos alunos.
20 dias antes da cerimônia – A Secretaria Geral do Campus irá providenciar os convites às autoridades locais, de acordo com orientações da Direção.
15 dias antes da cerimônia – A Comissão de Formatura irá acrescentar, em uma pasta em algum dispositivo de armazenamento em nuvem, as músicas que serão utilizadas na cerimônia. As músicas que deverão estar contidas na pasta são as de entradas gerais (Entrada das autoridades; Entrada dos homenageados e Entrada dos formandos) e as músicas de cada formando, identificadas da seguinte forma “CURSO – NOME DO FORMANDO”. Todas as músicas já devem estar cortadas no ponto exato (caso seja necessário) e em formato mp3.
Nesta pasta também deverão ser colocadas duas fotos de cada formando.
A pasta deverá ser compartilhada com a Divisão de Comunicação (cs.comunicacao@ufsm.br), para que sejam posteriormente passadas para o equipe responsável.
15 dias antes da cerimônia – Caso os formandos tenham interesse em transmitir no telão algum vídeo de “homenagem aos que amamos”, este deve também estar na pasta no dispositivo de armazenamento em nuvem, em formato MP4. O vídeo deverá ser produzido pelos próprios formandos. Devido ao tempo de duração da cerimônia, aconselha-se que o vídeo tenha no máximo 4 minutos. Também não serão permitidas outras formas de “homenagens aos que amamos” durante a solenidade.
15 dias antes da cerimônia – A Divisão de Comunicação irá redigir o cerimonial do evento e repassar à PROGRAD.
1 dia antes da cerimônia – A Secretaria Geral deverá repassar à Divisão de Comunicação (cs.comunicacao@ufsm.br) a listagem com os nomes da autoridades convidadas, assinalando as que confirmaram presença.
No dia da solenidade pela manhã – O ensaio geral ocorrerá na manhã do dia da formatura. A presença de todos os participantes da solenidade é obrigatória.