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Aviso de Conectividade Saber Mais

Homologação da ata de defesa

Descrição

O processo de homologação da ata de banca de defesa de pós-graduação é uma etapa fundamental para a conclusão do Curso.

Este fluxo de processo envolve a colaboração de diferentes partes, incluindo a Secretaria, a Banca Examinadora, o Presidente da Banca, a Coordenação, os membros externos da banca e os(as) discentes.

Cada curso/secretaria de pós-graduação tem a flexibilidade para sistematizar este procedimento internamente, mas para padronizar, neta página apresentamos um procedimento para orientar como os membros de órgãos colegiados e bancas devem proceder para assinar as Atas no PEN-SIE.

Para assinatura da ata de defesa é imprescindível que a Banca Examinadora tenha sido cadastrada no Portal Usuário da UFSM, conforme informações da página de serviços sobre “Cadastro da Banca Examinadora no Portal do Usuário“.

  • Todos os membros cadastrados recebem o processo ao mesmo tempo em sua caixa postal e devem abrir o processo de homologação em sua caixa postal e proceder apenas com a assinatura da ata da defesa e demais pareceres ou anexos necessários, de acordo com as orientações de cada secretaria/curso de pós-graduação (não necessitando tramitar);
  • Somente o membro cadastrado como presidente conseguirá tramitar novamente a ata após a assinatura dos membros

 

ACESSO A ATA DE DEFESA

Quando o processo de defesa for liberado pela PRPGP e retornar para o curso, entrando na “Situação da Defesa” como “Defesa liberada”, é que estarão disponíveis a Portaria de Pessoal (Portaria de Defesa emitida pela PRPGP), a ata de defesa e os demais documentos de defesa.

A Coordenação/Secretaria do curso e Docente orientador(a) podem acessar a documentação da defesa disponível na página do(a) discente no Sistema do Plano de Estudos e Defesa.

  • A ata de defesa pode ser impressa para uso temporário ou disponibilizada digitalmente (arquivo digital) para uso no dia da defesa.

O(a) servidor responsável poderá acessar a ata de defesa em formato editável (RTF) e, de posse deste documento, preencher informando os itens faltantes:

  • Local de realização da defesa;
  • Aprovação ou reprovação pela banca;
  • Quantidade de dias para correção e entrega do trabalho corrigido.
  • Alteração de título (quando necessário); e,
  • Declaração (quando necessário).

Realizada a defesa, a Ata de Defesa deve ser preenchida em formato digital e salva em PDF para a Homologação da Ata da Defesa com as assinaturas da Banca Examinadora.

  • A ata de defesa é o documento final por meio do qual a banca examinadora confere aprovação de um trabalho de conclusão de curso do respectivo nível de pós-graduação e comprova o cumprimento desta exigência para a emissão do diploma/certificado do curso pela UFSM.
  • O processo de defesa é integrado apenas por documentos em meio digital, sendo vedada a geração de documentos físicos, sendo necessário assegurar assinaturas eletrônicas que permitam a autenticação dos signatários e garantam a integridade e validade da ata.

 

ABERTURA DO PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO DE ATA DE BANCA DE DEFESA

De forma geral, a Secretaria/Coordenação do curso de pós-graduação (a unidade que cadastrou a Banca Examinadora), deve abrir o PEN de homologação no Portal de Documentos da UFSM.

  1. O PEN do processo pode ser aberto pelo curso/secretaria no Portal Documentos da UFSM.
    • Na tela de “Novo Processo” o primeiro campo a ser informado é o de “Vínculo”, que mostrará todos os tipos de vínculos que o(a) usuário(a) possui com a UFSM e cada usuário deve selecionar o vínculo desejado.
    • No Portal Documentos: Clica em Novo > Processo> seleciona o VÍNCULO DESEJADO e o PEN com tipo documental “Homologação de ata de banca de defesa de pós-graduação (134.332)”.
    • A abertura do processo de homologação de ata pode ser feita antes da defesa com tramites para assinatura realizados posteriormente a defesa.
  2. Os campos de informação do processo devem ser informados corretamente, observando:
    • Procedência: Unidade do usuário logado;
      • Se houver mais de uma unidade disponível, sempre selecionar a unidade que cadastrou a banca examinadora, pois somente esta conseguirá tramitar documentos para a banca assinar.
    • Interessado: nos casos de Bancas, obrigatoriamente devem ser informados os(as) discentes;
    • Autor: Unidade/Subunidade (para Bancas informar os Cursos/Programas de pós-graduação);
    • Descrição: Complementação da descrição padrão.
  3. Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, que fica disponível para os interessados/autores acompanharem a tramitação no Portal Documentos.
  4. A etapa seguinte é a de inserção dos documentos e estão disponíveis as atas já identificadas que, no caso de Banca de Defesa, pode-se optar por criar o PEN com ou sem a Ata de defesa anexada para que o orientador inclua o arquivo posteriormente.
    • Inclusão pela Secretaria: quando de posse da ata de defesa preenchida (em formato de arquivo digital), já pode anexar a ata e tramitar para a banca examinadora cadastrada.
      • As Coordenações e Secretarias dos cursos de pós-graduação tem autorização tramitar os processos para as bancas examinadoras criadas e relacionadas aos seus cursos.
      • O(A) orientador(a)/presidente da banca examinadora é responsável pelo acompanhamento e a solicitação de assinatura aos demais membros.
    • Inclusão pelo(a) Orientador(a) e/ou presidente da banca: a Secretaria/Curso inclui um Memorando com as informações e/ou orientações gerais e tramita para a Banca examinadora cadastrada ou para o(a) orientador(a)/presidente anexar a ata de defesa preenchida.
      • O(A) orientador(a)/presidente da banca examinadora é responsável pelo acompanhamento e a solicitação de assinatura aos demais membros.
      • Caso a banca examinadora não for cadastrada no sistema, deve ser tramitado individualmente para cada membro da banca.
    • Ata com acesso restrito? Informações pessoais não são aplicáveis às Atas e não devem constar dados pessoais na sua elaboração por ser um documento de acesso público.
    • Os cursos Lato Sensu podem tramitar o processo diretamente para o(a) orientador(a)/presidente, desde que o(a) discente tenha sido informado no campo “interessado”.
      • O(A) orientador(a)/presidente da banca examinadora somente consegue tramitar o processo para servidores e usuário externo (pessoa física) com termo de assinatura digital ativo.
  5. Após assinatura eletrônica/digital da Ata de defesa pelos membros da banca examinadora, a Homologação deve ser tramitada novamente para a Secretaria, a qual será responsável pelos devidos encaminhamentos posteriores ao ATO DA ENTREDA DA MDT.
  6. A Coordenação do curso de pós-graduação assina a ata de defesa no momento do ato da entrega da MDT, atestando que o(a) discente cumpriu com todas as exigências para a emissão do diploma/certificado do curso.
    • Após a assinatura da ata de defesa pela Coordenação, este PEN de homologação de ata pode ser arquivado.
  7. Nos casos de Banca de Defesa de pós, é necessário efetuar o download da ata homologada e incluir no referido processo de defesa para, após o ATO DE ENTREGA DA MDT, solicitar a emissão do Diploma/Certificado à PRPGP.
  8. A consulta ao processo de homologação e suas tramitações, bem como à Ata devidamente assinada, se darão através do Portal Documentos e/ou sistemas específicos (como o de defesas de Pós-Graduação).

 

SOBRE ASSINATURA DIGITAL E NÃO EMISSÃO DE DOCUMENTAÇÃO FÍSICA

    • Conforme Memorando Circular N. 004/2024-PRPGP, as assinaturas nas atas de defesa que são aceitas pela sua validade legal em documentos oficiais da Instituição, são:
      • Assinatura via PEN – homologação de atas;
      • Assinatura via GOV.BR;
      • Assinatura eletrônica certificada pela ICP-Brasil (por exemplo: via TOKEN);
      • Assinatura eletrônica que utiliza certificação emitida pela instituição de ensino superior/pesquisa à qual o(a) membro(a) da banca está vinculado;
      • Assinatura análoga ao GOV.BR, emitida pelo país de origem dos(as) membros(as) estrangeiros(as) das bancas; ou
      • Assinatura de próprio punho, aceita excepcionalmente apenas para estrangeiros(as), desde que sejam feitas antes das assinaturas eletrônicas. 
        • Neste caso, entende-se que a assinatura do presidente da banca certifica esta assinatura.
    • Conforme Memorando Circular N. 004/2024-PRPGP, não são aceitas:
      • Assinaturas com a utilização de colagem (da assinatura ou do GOV.BR);
        • Assinaturas coladas, incluem assinaturas produzidas em programas de edição de imagens e afins que não sejam assinaturas digitais.
      • Assinaturas de próprio punho de membros(as) não estrangeiros;
      • Impressão de documentos com assinatura eletrônica e subsequente digitalização para inserção no processo;
      • Edições da ata após a assinatura eletrônica, que resultem na perda de validade da assinatura.
    • Nos casos de assinaturas externas ao PEN-SIE, essas assinaturas devem ser coletadas antes de inserir a ata no PEN.
    • Atas com assinaturas fora dos padrões não serão aceitas pela PRPGP.
      • O parecer não está previsto nas normativas atuais da pós-graduação e não pode ser usado na defesas.

 

NORMATIVA E MATERIAL ADICIONAL (ACESSO A DÚVIDAS E MANUAIS)

O Modelo de ata de defesa disponibilizado no Sistema de Plano de Estudos e Defesa é gerado considerando ajustes necessários para atualização do documento e o Regulamento Geral PG – Anexo I da Resolução UFSM n° 139, de 29 de agosto de 2023.

“…Art. 53. Ao(s) coorientador(es/as) incumbe colaborar com o projeto de pesquisa do(a) discente, interagindo com o(a) orientador(a), no planejamento inicial, na implementação e/ou na redação da dissertação ou tese e dos artigos científicos resultantes dos trabalhos finais.
Parágrafo único. O nome e a designação de coorientador(a) deverá constar na portaria da banca examinadora da dissertação ou tese e na ata de defesa. …
Art. 119. Depois de concluída a etapa de arguição, a banca examinadora fará a atribuição do resultado final em recinto fechado, que será, na sequência, divulgado para o(a) discente e a comunidade interessada. Parágrafo único. O conceito a ser atribuído ao discente deve ser “Aprovado(a)” ou “Não Aprovado(a)” e registrado na ata de defesa. …”

 

 

Documentos
  • Tópico 5.7 Ata de defesa - emissão e homologação (.PDF - 1,84 MB)

    • Contato

    Setor: NÚCLEO DE CONTROLE ACADÊMICO DA PÓS-GRADUAÇÃO (NCAPG/PRPGP)

    E-mail: planoedefesa.prpgp@ufsm.br

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