Descrição

É possível o cadastro no PEN-SIE de um grupo específico de pessoas (comissão/colegiado/conselho/banca) desde que designados por Portaria, Ordem de Serviço ou equivalente.

O Cadastro de Comissões e Bancas, bem como a manutenção dos membros registrados, de forma geral, é realizado pelo Departamento de Arquivo Geral (DAG), através do serviço Cadastro e atualização de Comissões (Órgãos Colegiados). Entretanto, a exceção é a “Banca de defesa de pós-graduação”, que é de incumbência de cada secretaria de curso de pós-graduação da respectiva unidade responsável, que deverá realizar o Cadastro da Banca Examinadora conforme o tutorial “Cadastro de Comissões e Bancas” do DAG que esta disponível no site do PEN no link https://www.ufsm.br/orgaos-suplementares/dag/pen/apoio-ao-usuario/cadastro-de-comissoes-e-bancas.

Os usuários cadastrados como membros de um órgão colegiado ou banca, através da funcionalidade Cadastro de Comissões, terão autorização para acesso e assinatura em suas caixas postais dos processos tramitados para aquele grupo de usuários. Portanto, a unidade responsável deve monitorar os membros para que o cadastro fique sempre atualizado.

Podem ser relacionados como membros, servidores, alunos e usuários externos previamente cadastrados.

A solicitação de cadastro para membros externos (que não estejam cadastrados) se dá por meio de serviço na página do PEN-SIE (Cadastro de usuários externos).

A funcionalidade de Cadastro de Comissões está disponível no Portal Usuário, mediante login e autorização prévia que deverá ser solicitada à Equipe PEN-SIE.

MATERIAL ADICIONAL (ACESSO A DÚVIDAS E MANUAIS)

• Tutorial/Apresentação/Material usado no “Tópico 5.6 Cadastro da Banca Examinadora” no Curso de Procedimentos e Rotinas Administrativas de Cursos de Pós-Graduação – 2024 – disponibilizado na seção de documentos abaixo.

• Dúvidas sobre o Sistema PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br ou acompanhar os tutoriais e novidades na página ufsm.br/pen e no apoio ao usuário do PEN-SIE no link https://www.ufsm.br/orgaos-suplementares/dag/pen/apoio-ao-usuario.