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Ato de entrega de monografia de especialização (144.32)
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Ato de entrega de dissertação/tese (134.334)
1 – Acessar o Portal Documentos e efetuar login com Número da Matrícula e Senha do Portal do Aluno.
2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’.
3 – No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar umas das opções a seguir:
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Ato de entrega de monografia de especialização
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Ato de entrega de dissertação/tese
3.1 Após selecionar o Tipo documental desejado, o campo Procedência será preenchido automaticamente com a Matrícula e o Nome do Aluno (a). Preencher o campo Descrição e clicar em “Salvar”.
4 – Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.
CADA ALUNO DEVERÁ ABRIR APENAS UM PEN-SIE DE ATO DE ENTREGA!
⇒ Caso seja necessário algum ajuste ou correção, o mesmo deve ocorrer no mesmo PEN-SIE já aberto.
4.1 Também é possível acompanhar no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.
5 – Na tela ‘Documentos’ aparece, grifado em vermelho, quais são os documentos obrigatórios para o processo selecionado.
→ Não é possível avançar sem que os itens obrigatórios sejam incluídos (o arquivo deve estar no formato .PDF).
→ Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Adicionar” -> “Enviar” que aparece à frente do documento. Para os documentos que estão no Grupo “Abertura”, deve-se selecionar apenas um dos itens.
5.1 Os documentos que já foram adicionados ficarão com uma marcação verde.
OBS.: A folha de aprovação deve constar no arquivo da MDT e não necessita da assinatura dos membros da banca nem do orientador, observadas as Instruções sobre a entrega eletrônica da versão final do trabalho (Item 10, página 17, do Manual de MDT – UFSM).
6 – Fazer upload do documento (o arquivo deve estar no formato .PDF), basta preencher as opções correspondentes.
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Para Monografia de especialização, Dissertação de Mestrado e Tese de Doutorado
- Para os demais documentos
6.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior.
6.2 Restrição: será aplicado pelo sistema, em casos específicos, em que o tipo possua restrição. Para as Monografias, Dissertações e Teses pode-se marcar “Sim” ou “Não” para definir uma restrição de acesso. Somente Marcar “Sim”, se o trabalho possui algum prazo para ser divulgado, na íntegra, no Manancial.
6.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF.
6.4 O documento inserido foi:
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Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF) ou
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Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);
6.5 Tipo de conferência:
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Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
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Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
6.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
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Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
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Marcar a UFSM, se for documento gerado eletronicamente e selecionar a Unidade se o original em papel ficar sob guarda da UFSM;
6.7 Assinar documento:
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Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
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Marcar Não, se não é necessária sua assinatura neste documento. Também pode-se assinar posteriormente, ver item 8.1;
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Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (veja o tutorial AQUI).
7 – Ao finalizar a inclusão dos documentos, clicar em Salvar.
→ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
→ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
→ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.
7.1 Se você selecionou a opção ‘Sim’ na opção ‘Assinar documentos’ em algum item, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.
8 – Uma vez salvo, aparece a tela principal do processo, onde é possível visualizar os documentos inseridos.
8.1 Caso tenha esquecido de assinar algum documento e o mesmo ainda encontra-se na sua Caixa Postal, basta clicar no botão em formato de ‘chave’ à frente do item.
8.2 Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”, enquanto o processo estiver na sua Caixa Postal.
CADA ALUNO DEVERÁ ABRIR APENAS UM PEN-SIE DE ATO DE ENTREGA!
⇒ Caso seja necessário algum ajuste ou correção, o mesmo deve ocorrer no mesmo PEN-SIE já aberto.
8.3 Correções possíveis:
1. EXCLUIR: Não é possível excluir qualquer tipo de processo ou documento;
2. INATIVAR: Os documentos incluídos no processo podem ser inativados. Inativar significa que o documento apenas ficará tachado, ou seja, será acrescentada uma marca de inativação com o nome do responsável pelo procedimento. Mas ele continuará visível no processo digital. Somente quem incluiu o documento poderá inativá-lo. No momento de realizar o procedimento, o sistema pedirá uma justificativa;
3. CANCELAR: Caso não tenha sido tramitado, o processo ainda pode ser cancelado no botão “Cancelar”, localizado no final da página, como mostra o exemplo abaixo:
9 – Para dar andamento ao processo, selecionar a opção ‘Tramitar’.
OBS.: O processo de emissão do diploma somente será dado andamento após a conclusão dos trâmites do Ato de entrega. Portanto, o aluno deve monitorar se o processo foi tramitado aos responsáveis.
10 – O campo “Próximo passo” e “Destino” virá preenchido automaticamente com o encaminhamento para conferência do orientador.
→ Basta inserir o despacho com um texto ou selecionar um dos botões abaixo e clicar em “Tramitar” novamente.
11 – Para visualizar o fluxograma do processo e verificar as orientações sobre os próximos passos, clique no botão “Ver fluxo”, ao lado do Fluxo documental. Para acompanhar o andamento do processo clique na guia Tramitações.
Passos do Orientador
12 – Orientador recebe na caixa postal e confere se o trabalho foi devidamente corrigido conforme definido em banca de defesa.
⇒ O Orientador deverá conferir os elementos obrigatórios de acordo com o Manual de Teses e Dissertações da UFSM 2021.
⇒ O Orientador deverá conferir se o aluno assinou a Autorização para disponibilização on-line.
⇒ Caso a MDT tenha restrição para publicação imediata, e o aluno não tenha selecionado a opção de Restrição de Acesso, o processo deve ser encaminhado ao Protocolo no passo “Solicita restrição de acesso”.
⇒ A folha de aprovação deverá constar no arquivo da MDT que não deve ser assinada pelo orientador e nem pelos membros da banca (Item 10, página 17, do Manual de MDT – UFSM).
→ Estando de acordo, tramitar para a coordenação do PPG/CPG.
→ Não estando de acordo com o aprovado pela banca, retornar ao acadêmico(a) para efetuar os ajustes aprovados no ato da defesa.
Passos da Coordenação
13 – A Coordenação do curso, ao receber em sua caixa postal o processo de entrega do trabalho final, faz a verificação do título do trabalho.
→ Se está exatamente conforme consta da ata de defesa aprovada, insere uma cópia da ata de defesa contendo as assinaturas dos membros e tramita para Biblioteca Central (pois o trabalho final já foi homologado pelo orientador).
⇒ Ao encaminhar para a Biblioteca, a Coordenação deve verificar no Termo de Autorização para Publicação, se a publicação é parcial ou integral, para selecionar o próximo passo de acordo com esta opção.
→ Caso haja discrepância entre o título do trabalho final e o constante na a ata de defesa, o processo deverá retornar ao acadêmico(a) para a correção e retorno via orientador.
→ Deverá ser conferido se o aluno assinou a Autorização para disponibilização on-line.
⇒ Caso a MDT tenha restrição para publicação imediata, e o aluno não tenha selecionado a opção de Restrição de Acesso, o processo deve ser encaminhado ao Protocolo no passo “Solicita restrição de acesso”.
Consulte fluxograma aqui:
Dúvidas sobre o Sistema PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.
Dúvidas com relação ao processo de entrega de MDT contatar a Pró-Reitoria de Pós-Graduação no e-mail prpgp@ufsm.br.
Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.
