Todos os cadastros de bolsas do Programa de Demanda Social/CAPES devem ser solicitados via PEN – Processo Eletrônico Nacional. Para tanto, o processo deve ser aberto pelo(a) interessado(a), que é o(a) próprio(a) discente. O processo mencionado reunirá os arquivos relativos ao seu vínculo como bolsista e pode ser acessado pelo(a) discente quando houver necessidade de utilizar algum destes arquivos.
Tutorial para discentes:
1. O(a) discente contemplado(a) com bolsa deve ter assinatura eletrônica cadastrada no PEN-SIE (tutorial).
2. Efetuar o download do formulário de cadastro e da Declaração de Acúmulo, disponíveis na lista de documentos abaixo, nesta página. Após o preenchimento com os dados solicitados de ambos os documentos, salvar cada arquivo no formato PDF para posterior inclusão no PEN.
3. Em seguida, clicar no botão “Abrir processo (PEN)” no fim desta página e realizar login, com o número da matrícula e a senha do portal do aluno. No canto superior esquerdo, clique em “Novo” e, em seguida, “Processo”.
4. Durante o preenchimento, no campo “Tipo Documental”, digitar o código 134.62 e selecionar “Processo de registro e acompanhamento de bolsista de pós-graduação DS/CAPES”. Após, clicar em “Salvar”.
5. Na tela “Inserir documentos” aparece a lista de documentos a serem inseridos, indicando quais são obrigatórios – sem a inclusão destes não é possível avançar. Para adicionar o documento solicitado basta clicar no botão “+Inserir” e “Upload de documento”.
OBS.: Caso o Programa de Pós-Graduação (PPG) solicite outros documentos, como documento com foto, comprovante de residência, por exemplo, estes devem ser inseridos através do botão inferior direito “+Inserir outros documentos” e “Enviar”.
5.1 FORMULÁRIO DE CADASATRO DE BOLSISTA DE PÓS-GRADUAÇÃO (134.62) – Preencher os seguintes campos:
- Tipo documental: preenchido automaticamente, conforme opção escolhida na tela anterior;
- Arquivo: realizar o upload do arquivo mencionado no passo 2 deste tutorial, obrigatoriamente no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
- O documento inserido foi: “Gerado eletronicamente” (quando o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF);
- Tipo de conferência: “Sem autenticação”;
- Assinar documento: Marcar “Sim”.
IMPORTANTE: o documento não assinado não tem validade e o processo será devolvido para assinatura.
5.2 COMPROVANTE DE DADOS BANCÁRIOS (052.22) – pode ser cópia do cartão, cópia do contrato, cópia de extrato bancário, print de tela de aplicativo. Preencher os seguintes campos:
- Tipo documental: preenchido automaticamente, conforme opção escolhida na tela anterior;
- Arquivo: realizar o upload do arquivo, obrigatoriamente no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
- O documento inserido foi: “Gerado eletronicamente” ou “Digitalizado”;
- Tipo de conferência: “Sem autenticação”;
- Assinar documento: Marcar “Não”.
6. Ao salvar o novo processo, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta de processos ou clicando na aba “Meus documentos” e “Interessado”, no Portal Documentos.
7. Na sequência, será solicitada a confirmação de suas credenciais para assinatura do formulário. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.
8. Para dar andamento ao processo, basta clicar na opção “Tramitar”.
9. Na tela seguinte, o campo “Próximo passo”, e “Destino” serão preenchidos automaticamente. O campo de “Despacho” fica livre para digitar ou escolher um dos botões pré-estabelecidos.
→ Basta clicar no botão “Tramitar” para enviar o processo à Coordenação do Curso, que irá providenciar o restante das assinaturas e, posteriormente, tramitará para a PRPGP, que realiza o registro do cadastro no sistema.
Tutorial para Secretarias e Coordenações:
O Processo PEN originado pelo(a) bolsista, com os documentos de cadastro de bolsa, irá centralizar todas as operações e procedimentos relacionados à bolsa, como a prorrogação, a suspensão e o cancelamento.
1. O PEN criado pelo(a) discente, bem como os documentos em anexo, deve ser conferido pelo PPG.
OBS.: Havendo algum erro nos documentos inseridos pelo(a) discente, devolver o processo ao(à) aluno(a) e orientar correção.
2. O(a) Coordenador(a) do PPG deve acessar o PEN na Caixa Postal e clicar na chave ao lado do arquivo “Formulário de cadastro de bolsista de Pós-Graduação” para assiná-lo e, se for o caso de bolsista com acúmulo, verificar e assinar também a Declaração de Acúmulo. Após, tramitar para o Núcleo de Gerência de Bolsas de Pós-Graduação – NGBPG/CPG/PRPGP (01.09.01.01).
4. O NGBPG/CPG/PRPGP, após conferir os documentos e realizar o cadastro da bolsa, devolverá o PEN para o PPG, como comprovante de cadastro efetuado.
OBS.: Modelo de planilha de controle de bolsistas para os PPGs disponível nos documentos abaixo.
