O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de suas atribuições legais e estatutárias e considerando:

- a responsabilidade e o dever da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e de todas as unidades/subunidades que compõem a sua estrutura, de proteger e zelar pelos documentos de arquivo como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico;

- a necessidade de institucionalizar e integrar os arquivos dos órgãos da universidade às políticas de gestão documental;

- a variedade de documentos arquivísticos textuais, audiovisuais, iconográficos, cartográficos, sonoros e musicais, produzidos em papel e em formato digital na UFSM, que devem ser geridos, preservados e disponibilizados de forma adequada;

- a Constituição Federal de 1988, no § 2º do Art. 216, dispõe que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental;

- a Lei N. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e o Decreto N. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, o qual regulamenta a Lei;

- os artigos 53, inciso III, e 54, § 1º, II, da Lei N. 9.394, de 20 de dezembro de 1996, que estabelece as diretrizes e bases da educação nacional;

- a Lei N. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, o Art. 62, o qual dispõe que é crime destruir, inutilizar e deteriorar documentos de arquivo, protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial, e estabelece as sanções penais dele decorrentes;

- a Lei N. 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações de órgãos públicos, e o Decreto N. 7.724, de 16 de maio de 2012, o qual regulamenta a Lei;

- a Lei N. 12.682, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados;

- o Decreto N. 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que salienta em seu Art. 18, que todos os órgãos e entidades da administração pública federal devem constituir suas respectivas comissões permanentes de avaliação de documentos;

- o Decreto N. 4.915, de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da Administração Pública Federal (APF);

- o Decreto N. 9.191, de 1° de novembro de 2017, que estabelece as normas e as diretrizes para elaboração, redação, alteração, consolidação e encaminhamento de propostas de atos normativos ao Presidente da República pelos Ministros de Estado;

- o Decreto N. 9.759, de 11 de abril de 2019, que extingue e estabelece diretrizes, regras e limitações para colegiados da administração pública federal;

- o Decreto N. 10.139, de 28 de novembro de 2019, que dispõe sobre a revisão e a consolidação dos atos normativos inferiores a decreto;

- o Decreto N. 10.148, de 02 de dezembro de 2019, que Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos;

- a Portaria N. 1.261, de 23 de dezembro de 2013, do MEC, que determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES);

- a Portaria N. 252, de 30 de dezembro de 2015, do Arquivo Nacional, que estabelece os procedimentos para transferência ou recolhimento de acervos arquivísticos públicos, em qualquer suporte;

- a Resolução N. 06, de 15 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos;

- a Resolução N. 39, de 29 de abril de 2014, do CONARQ, que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais;

- a Resolução N. 40, de 09 de dezembro de 2014, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público;

- a Resolução N. 41, de 09 de dezembro de 2014, do CONARQ, que dispõe sobre a inserção dos documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de gestão de documentos arquivísticos;

- a Resolução N. 44, de 14 de fevereiro de 2020, que dá nova redação aos artigos 1º, 2º e 3º e respectivos anexos 1, 2 e 3 da Resolução N. 40, de 09 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR;

- a Resolução N. 45, de 14 de fevereiro de 2020, que revoga as Resoluções N. 14, de 24 de outubro de 2001; N. 21 de 04 de agosto de 2004 e N. 35, de 11 de dezembro de 2012, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio;

- a NOTA N. 00102/2021/PROJUR/PFUFSM/PGF/AGU, de 07 de abril de 2021, Processo N. 23081.029827/2021-81; e

- o Parecer N. 031/2021 da Comissão de Legislação e Regimentos (CLR), aprovado na 827ª Sessão do Conselho Universitário (CONSU), de 28 de maio de 2021, referente ao Processo N. 23081.029827/2021-81.

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º Dispor sobre a normatização da política de gestão arquivística na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e estabelecer a organização e o funcionamento do Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria (Siarq-UFSM).

Parágrafo único. Entende-se por gestão arquivística o conjunto de normas, procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

CAPÍTULO II

DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA (Siarq-UFSM)

Art. 2º O Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria (Siarq-UFSM) é o conjunto de políticas, diretrizes e métodos que ocorrem de modo integrado na instituição, para garantir a gestão unificada e padronizada dos documentos arquivísticos.

Art. 3º Compõe o acervo arquivístico da UFSM, todos os documentos, de qualquer tipo, natureza ou suporte, inclusive digital, produzidos, recebidos e acumulados no decurso das atividades administrativas, de ensino, pesquisa e extensão.

Art. 4º Os documentos arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados, no decurso das atividades institucionais são organizados em três fases, identificadas como corrente, intermediária e permanente.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e uso frequente, a fim de cumprir seu objetivo administrativo, fiscal ou legal.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles com uso pouco frequente, conservados por razões precaucionais, e que aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se documentos permanentes aqueles que devem ser preservados pelo seu valor histórico, probatório e informativo.

Art. 5º Os objetivos do Sistema de Arquivos da UFSM (Siarq-UFSM) são:

I – definir as políticas arquivísticas para a UFSM;

II – promover o inter-relacionamento das unidades/subunidades institucionais na aplicação da gestão documental;

III – racionalizar e padronizar a produção documental;

IV – assegurar as condições para preservação do patrimônio documental em qualquer suporte;

V – regular o acesso aos documentos arquivísticos, resguardado os aspectos de sigilo e restrições legais; e,

VI – estabelecer diretrizes para uso de tecnologias na gestão, preservação e acesso ao acervo arquivístico.

Art. 6º Integram o Sistema de Arquivos da UFSM (Siarq-UFSM):

I – o Comitê Consultivo do Siarq-UFSM (Consiarq-DAG);

a) Grupos de Trabalho;

II – a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG);

III – o Departamento de Arquivo Geral (DAG); e,

IV – as unidades e subunidades da UFSM.

Seção I

Do Comitê Consultivo do Siarq-UFSM (Consiarq-DAG)

Art. 7º O Comitê Consultivo do Siarq-UFSM (Consiarq-DAG), órgão colegiado de caráter consultivo, vinculado ao DAG, tem como competência estabelecer ações estratégicas, projetos ou programas com a intenção de promover o desenvolvimento do Sistema de Arquivos da UFSM, mais especificamente:

I - Analisar as propostas de políticas arquivísticas encaminhadas pelo DAG e emitir pareceres sobre a sua pertinência e mérito.

Art. 8º O Comitê Consultivo do Siarq-UFSM (Consiarq-DAG) terá a seguinte composição:

I – Diretor do Departamento de Arquivo Geral (DAG), como presidente;

II – 1 (um) arquivista representante do DAG, indicado pelo seu Diretor;

III – 1 (um) representante do Centro de Processamento de Dados (CPD), indicado pelo seu Diretor;

IV – 1 (um) representante da CPAD, indicado pelo seu Presidente; e,

V – 1 (um) representante da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN), indicado pelo seu Pró-Reitor.

Art. 9º O Consiarq-DAG poderá estabelecer Grupos de Trabalho, como apoio técnico especializado, quando necessário.

§ 1º Aos Grupos de Trabalho do Consiarq-DAG compete elaborar e submeter ao DAG a demanda solicitada em sua designação, no prazo estabelecido.

§ 2º Poderão ser constituídos até 3 (três) Grupos de Trabalho operando simultaneamente, com no máximo 5 (cinco) membros cada.

§ 3º Os Grupos de Trabalho serão constituídos por período pré-estabelecido, os quais não poderão ser superiores a 1 (um) ano.

§ 4º O Consiarq-DAG no ato de instituição dos Grupos de Trabalho:

I - atenderá ao que dispõe os Artigos 36 a 38 do Decreto N. 9.191/2017 e ao Decreto N. 9.759/2019;

II - estabelecerá objetivos específicos;

III - definirá prazos para as conclusões de seus trabalhos; e,

IV - observará que os referidos Grupos de Trabalho poderão ser compostos por servidores externos ao Consiarq-DAG.

§ 5º A mera necessidade de reuniões eventuais para debate, articulação ou trabalho que envolva agentes públicos da administração pública federal não será admitida como fundamento para as propostas de que trata o caput.

Art. 10 O Consiarq-DAG se reunirá em caráter ordinário semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de dois terços dos membros.

§ 1º O quórum de reunião do Consiarq-DAG é de um terço dos membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 2º Além do voto ordinário, o Presidente do Consiarq-DAG terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 3º Representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em pauta, poderão ser convidados pelo Presidente do Consiarq-DAG, sem direito a voto.

§ 4º As reuniões deste órgão colegiado, cujos membros, convidados ou participantes estejam em entes federativos diversos, serão realizadas por videoconferência, sem pagamento de diárias e deslocamento.

Art. 11 O Consiarq-DAG terá como órgão de apoio administrativo o Departamento de Arquivo Geral (DAG).

Art. 12 Quando necessário, para o melhor desenvolvimento das atividades desse Comitê, poderá ser elaborado e encaminhado Regimento Interno próprio para apreciação e deliberação pelo Conselho Universitário (CONSU).

Art. 13 O Consiarq-DAG tornará pública suas ações, reuniões e materiais específicos de sua área em sítio eletrônico próprio, ressalvado o conteúdo sujeito a sigilo.

Parágrafo único. Quando necessário, serão emitidos relatórios periódicos e anuais das atividades deste colegiado a serem encaminhados para o DAG.

Art. 14 É vedada a divulgação de discussões em curso sem a prévia anuência do titular do DAG ao qual este órgão colegiado está vinculado.

Art. 15 A participação dos membros deste órgão colegiado será considerada prestação de serviço público relevante, e não será remunerada.

Parágrafo único. As atividades do colegiado e de seus membros não poderão causar prejuízo à prestação do serviço público pelo servidor membro do Colegiado.

Art. 16 As reuniões deste órgão colegiado,cujos membros possuírem domicílio e/ou residência legal ou estiverem em local diverso da realização da atividade serão realizadas por videoconferência, sem pagamento de diárias, deslocamento.

Parágrafo único. Na hipótese de ser demonstrada, de modo fundamentado, a inviabilidade ou a inconveniência de se realizar a reunião por videoconferência, serão estimados os gastos com diárias e passagens dos membros deste colegiado, assim como, a comprovação da disponibilidade orçamentária e financeira para o exercício em curso.

Seção II

Da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG)

Art. 17 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG), vinculada ao DAG, tem como competência assessorar os órgãos integrantes do Siarq-UFSM no processo de avaliação documental, mais especificamente:

I - propor ao DAG as políticas de avaliação documental para a UFSM;

II - orientar e acompanhar o processo de análise, avaliação e destinação da documentação produzida e acumulada nas unidades/subunidades da UFSM;

III - orientar a aplicação do código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos aprovado pelo Arquivo Nacional;

IV - analisar as tabela de temporalidade e destinação de documentos, sugerindo adequações para apreciação e aprovação do Arquivo Nacional;

V - proceder à divulgação dos instrumentos técnicos de avaliação documental;

VI - acompanhar e supervisionar a aplicação das normas legais vigentes nas eliminações, transferências e recolhimentos desses documentos; e,

VII - observado o disposto nos incisos III e VI, submeter às listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade, atendendo ao que dispõe o Decreto N. 10.148/2019:

.

Parágrafo único. Fica vedada a eliminação de documentos integrantes do acervo arquivístico da UFSM, incluindo os documentos digitais, sem prévia consulta e aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG).

Art. 18 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-UFSM) terá a seguinte composição, atendendo ao que dispõe o Decreto N. 10.148/2019:

I - Presidente: servidor arquivista, indicado pelo Diretor do DAG;

II - 1 (um) arquivista representante da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais, indicado pelo seu Diretor;

III - 1 (um) arquivista representante da Divisão de Arquivo Permanente, indicado pelo seu Diretor; e,

IV - representante da unidade à qual se referem os documentos a serem avaliados, como membro variável, indicado pelo chefe da respectiva unidade.

§ 1º Para cada membro titular será designado o respectivo suplente, sendo o suplente do Presidente do referido colegiado o (a) Diretor (a) do DAG.

§ 2º Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG) serão designados pelo titular do órgão ou da entidade.

§ 3º Representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em pauta, poderão ser convidados pelo Presidente da CPAD-DAG, sem direito a voto.

Art. 19 A Comissão reunir-se-á ordinariamente, no mínimo, semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º O quórum de reunião da CPAD-DAG é de maioria absoluta e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 2º Além do voto ordinário, o Presidente CPAD-DAG terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 3º As reuniões deste órgão colegiado, cujos membros, convidados ou participantes estejam em entes federativos diversos, serão realizadas por videoconferência, sem pagamento de diárias e deslocamento.

Art. 20 A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG) terá como órgão de apoio administrativo o Departamento de Arquivo Geral (DAG).

Art. 21 Quando necessário, para o melhor desenvolvimento das atividades, a CPAD-DAG poderá elaborar e encaminhar o Regimento Interno próprio para apreciação e deliberação pelo Conselho Universitário (CONSU).

Art. 22 A CPAD tornará pública suas ações, reuniões e materiais específicos de sua área em sítio eletrônico próprio, ressalvado o conteúdo sujeito a sigilo.

Parágrafo único. Quando necessário, serão emitidos relatórios periódicos e anuais das atividades deste colegiado a serem encaminhados para o DAG.

Art. 23 É vedada a divulgação de discussões em curso sem a prévia anuência do titular do DAG o qual este órgão colegiado está vinculado.

Art. 24 A participação dos membros deste órgão colegiado será considerada prestação de serviço público relevante, e não será remunerada.

Parágrafo único. As atividades do colegiado e de seus membros não poderão causar prejuízo à prestação do serviço público pelo servidor membro do Colegiado.

Art. 25 As reuniões deste órgão colegiado, cujos membros possuírem domicílio e/ou residência legal ou estiverem em local diverso da realização da atividade serão realizadas por videoconferência, sem pagamento de diárias, deslocamento.

Parágrafo único. Na hipótese de ser demonstrada, de modo fundamentado, a inviabilidade ou a inconveniência de se realizar a reunião por videoconferência, serão estimados os gastos com diárias e passagens dos membros deste colegiado, assim como, a comprovação da disponibilidade orçamentária e financeira para o exercício em curso.

Art. 26 É vedada a possibilidade de criação de subcolegiados por ato deste colegiado.

Seção III

Do Departamento de Arquivo Geral (DAG)

Art. 27 O DAG, atuando como órgão gestor do Sistema de Arquivos da UFSM (Siarq-UFSM), é responsável por:

I – elaborar e emitir orientações técnicas para a implantação da gestão, preservação e acesso da documentação arquivística;

II – propor normativas institucionais no âmbito do Siarq-UFSM;

III – submeter propostas de políticas arquivísticas para análise e parecer do Consiarq-DAG;

IV – prestar assessoria arquivística para as unidades e subunidades; e,

V – zelar pelo cumprimento das diretrizes emanadas pelo Siarq-UFSM.

Seção IV

Das Unidades e Subunidades da UFSM

Art. 28 As Unidades e Subunidades da UFSM, atuando como órgãos executores do Siarq/UFSM, são responsáveis pela execução das atividades de gestão documental e devem aplicar as políticas do Sistema de Arquivos da UFSM.

§ 1º No caso das unidades da estrutura organizacional da UFSM que possuem arquivos setoriais constituídos como subunidades formais, estes são os responsáveis pelas atividades arquivísticas das mesmas e devem seguir as normativas do Siarq-UFSM.

§ 2º Cada arquivo setorial obedece à estrutura organizacional da UFSM ao qual está vinculado, estando subordinado tecnicamente ao Departamento de Arquivo Geral (DAG).

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 29 A presente resolução revoga:

I - a Resolução UFSM N. 009, de 02 de maio de 2012, que dispõe sobre a normatização, organização e funcionamento do Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria; e,

II - a Resolução UFSM N. 033, de 30 de outubro de 2019, que aprova a recriação do órgão colegiado denominado “Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG)”, vinculado ao Departamento de Arquivo Geral (DAG).

Art. 30 Esta resolução entra em vigor 01 de julho de 2021, de acordo com o que prevê o Artigo 4º do Decreto N. 10.139/2019.

Parágrafo único. Havendo qualquer modificação legislativa, ou ainda, havendo qualquer situação legal que impacte na legalidade da presente Resolução, a mesma se aplica de imediato.

Paulo Afonso Burmann

Reitor

Este texto não substitui o documento original, publicado no Portal de Documentos em 31 de maio de 2021. Disponível em: https://portal.ufsm.br/documentos/publico/documento.html?id=13564310