– o Art. 56 da Lei N. 9.394, de 20 de dezembro de 1996, que estabelece as diretrizes e bases da educação nacional;

– o Decreto N. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que salienta em seu Art. 18, que todos os órgãos e entidades da administração pública federal devem constituir suas respectivas comissões permanentes de avaliação de documentos;

– o Decreto N. 9.191, de 1° de novembro de 2017, que estabelece as normas e as diretrizes para elaboração, redação, alteração, consolidação e encaminhamento de propostas de atos normativos ao Presidente da República pelos Ministros de Estado;

– o Decreto N. 9.759, de 11 de abril de 2019, que extingue e estabelece diretrizes, regras e limitações para colegiados da administração pública federal;

– a Lei N. 8159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências;

– o Decreto N. 4073, de 03 de janeiro de 2002, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, o qual regulamenta a Lei N. 8159, de 08 de janeiro de 1991;

– a Resolução N. 6, de 15 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos;

– a Resolução N. 40, de 11 de dezembro de 2014, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público;

– a necessidade de institucionalizar o processo de avaliação documental;

– a responsabilidade e o dever de garantir a proteção dos conjuntos documentais como fonte à pesquisa, à história e na defesa dos interesses da Universidade e dos direitos da comunidade acadêmica;

– o Parecer N. 114/2019 da Comissão de Legislação e Normas (CLN), aprovado na 904ª Sessão do Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão, de 04 de outubro de 2019, referente ao Processo N. 23081.032603/2019-31; e,

– o Parecer N. 130/2019 da Comissão de Legislação e Regimentos (CLR), aprovado na 823ª Sessão do Conselho Universitário, de 25 de outubro de 2019, referente ao Processo N. 23081.032603/2019-31.

Art. 1º Aprovar a recriação do órgão colegiado denominado Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), vinculado ao Departamento de Arquivo Geral (DAG).

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, sob homologação do Departamento de Arquivo Geral (DAG) tem por finalidade assessorar o mesmo nas ações e procedimentos referentes à avaliação documental na UFSM, e especificamente:

I - orientar e acompanhar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada nas unidades/subunidades da UFSM;

II - analisar as Tabelas de Temporalidade de Documentos, sugerindo adequações e/ou aprovando-as;

III - encaminhar as Tabelas de Temporalidade de Documentos ao Arquivo Nacional, órgão responsável para apreciação e aprovação das mesmas;

IV - proceder a divulgação das Tabelas de Temporalidade de Documentos mediante a publicação em Diário Oficial ou outro meio que ser fizer necessário;

V - autorizar a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos, delegando competências às unidades aplicarem em seu âmbito;

VI - acompanhar e supervisionar a aplicação das normas legais vigentes nas eliminações, transferências e recolhimentos desses documentos; e

VII - executar outras atividades inerentes a sua área de competência.

Parágrafo único. A CPAD deve avaliar os documentos institucionais obedecendo aos prazos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativo às atividades-meio da administração pública e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Art. 3º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá a seguinte composição, constituída através de Portaria:

I - Membros permanentes:

a) Presidente: Bacharel em Arquivologia;

b) Secretário: Servidor Técnico-Administrativo;

c) Diretor da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais;

d) Representante Jurídico.

II – Membros variáveis ou não natos:

a) Representantes do órgão cujos documentos estiverem sendo analisados;

b) Profissional especializado, quando se tratar de documentos especializados;

c) Técnico em microfilmagem; e

d) Historiador, quando se tratar de documentos históricos.

III- Suplentes:

a) Para cada membro titular será designado o respectivo suplente, sendo o suplente do Presidente do referido colegiado o (a) Diretor (a) do DAG.

Parágrafo único. Consideram-se como membros variáveis ou não natos, os representantes dos setores dos quais a documentação está sendo avaliada. Poderão comparecer nas reuniões da comissão, quando convidados pelo Presidente da mesma, a fim de prestarem esclarecimentos sobre assuntos que lhes forem pertinentes, ou se tratando de documentação de caráter especial.

Art. 4º A Comissão reunir-se-á ordinariamente no mínimo 02 (duas) vezes a cada mês e, extraordinariamente quando convocada.

§ 1º A convocação para as sessões ordinárias ou extraordinárias será realizada por mensagem eletrônica, com 05 (cinco) dias, pelo menos, de antecedência.

§ 2º Excepcionalmente, em casos de urgência, o prazo previsto no parágrafo anterior poderá ser reduzido a 24 (vinte quatro horas), a critério do Presidente.

§ 3º A matéria constante da pauta da reunião será distribuída aos membros da Comissão com a convocação.

§ 4º Em casos especiais, sem observância do prazo previsto, poderá ser incluída na ordem do dia, a critério da Comissão, matéria distribuída em pauta complementar.

Art. 5º As reuniões da Comissão serão instaladas e terão prosseguimento com a presença de mais da metade de seus membros.

§ 1º Não havendo quórum, a Comissão será convocada para nova reunião 48 (quarenta e oito) horas depois, com a mesma pauta.

§ 2º Caso não haja quórum para a segunda reunião, a Comissão reunir-se-á em terceira convocação, 48 (quarenta e oito) horas depois, com qualquer número, não podendo deliberar sobre matérias para as quais quórum especial é exigido.

Art. 6º A Comissão reunir-se-á ordinariamente no mínimo 02 (duas) vezes a cada mês e, extraordinariamente quando convocada.

§ 1º As reuniões serão coordenadas pelo presidente da comissão e na sua ausência ou impedimentos, pelo Diretor da Divisão de Arquivo Geral (suplente).

§ 2º A ausência de qualquer membro deverá ser justificada com antecedência, por escrito, incluindo-se a indicação do suplente.

§ 3º A comissão deverá proceder sempre com responsabilidade, respeitando a ética profissional e a legislação vigente.

§ 4º Os membros nomeados para a comissão, quando convocados pelo seu presidente, darão prioridade de execução às atividades por ela desenvolvidas.

Art. 7º A Comissão terá como órgão de apoio administrativo o Departamento de Arquivo Geral (DAG), no sentido de:

a) auxiliar o Presidente na elaboração da agenda de trabalho;

b) secretariar e elaborar as atas das reuniões;

c) divulgar, com antecedência, as reuniões e convocações;

d) prestar assessoria administrativa, bem como executar serviços técnico-administrativo; e

e) manter sob controle o material de consumo e o patrimônio da Comissão de Avaliação de Documentos.

Art. 8º O regimento interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), em processo de adequação às novas normas e legislação, a ser aprovado pelo Reitor, poderá ser objeto de alteração posterior, por deliberação da Comissão, desde que presentes ao menos 2/3 dos integrantes da mesma.

Parágrafo único. O regimento interno somente poderá ser alterado em reunião ordinária, sendo que a proposta de alteração deverá, obrigatoriamente, constar na pauta da reunião.

Art. 9º Nas reuniões da CPAD poderão comparecer, quando convidados pelo Presidente, membros variáveis a fim de prestarem esclarecimentos sobre assuntos que lhes forem pertinentes, tais como:

I - Membros Variáveis:

a) Representantes do órgão/unidade/subunidade cujos documentos estiverem sendo avaliados;

b) Profissional especializado, quando se tratar de documentos especializados;

c) Representante dos Arquivos Setoriais: Bacharel em Arquivologia, responsável pelo Arquivo Setorial, cujos documentos estão sendo avaliados;

d) Historiador, quando se tratar de documentos históricos.

Parágrafo único. Quando da realização do levantamento da produção documental, na unidade gestora dos documentos, os membros variáveis deverão ser nomeados especificamente para cada unidade, por meio de portaria do Reitor.

Art. 10 Os relatórios de acompanhamento periódico, assim como o relatório final, se darão mediante aprovação levando-se em consideração as deliberações das reuniões, tanto as ordinárias quanto as extraordinárias, publicando-os em sítio eletrônico próprio.

Art. 11 É vedada a divulgação de discussões em curso sem a prévia anuência do titular do Departamento de Arquivo Geral (DAG), o qual este órgão colegiado está vinculado.

Art. 12 A participação dos membros deste órgão colegiado será considerada prestação de serviço público relevante, e não será remunerada.

Parágrafo único. A participação nos órgãos colegiados não causa prejuízo algum à Instituição e às atividades da mesma.

Art. 13 As reuniões deste órgão colegiado cujos membros estejam em entes federativos diversos serão realizadas por videoconferência.

Parágrafo único. Na hipótese de ser demonstrada, de modo fundamentado, a inviabilidade ou a inconveniência de se realizar a reunião por videoconferência, serão estimados os gastos com diárias e passagens dos membros deste colegiado, assim como, a comprovação da disponibilidade orçamentária e financeira para o exercício em curso.

Art. 14 É vedada a possibilidade de criação de subcolegiados por ato deste colegiado, exceto se na presente Resolução houver:

I - limitado o número máximo de seus membros;

II - estabelecido caráter temporário e duração não superior a um ano; e

III - fixado o número máximo de subcolegiados que poderão operar simultaneamente.

Parágrafo único. A mera necessidade de reuniões eventuais para debate, articulação ou trabalho que envolva agentes públicos da administração pública federal não será admitida como fundamento para as propostas de que trata o caput.

Art. 15 Esta Resolução entra em vigor na data de sua assinatura, revogadas as disposições em contrário.

GABINETE DO REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, aos trinta dias do mês de outubro do ano dois mil e dezenove.