LISTA DE ANEXOS .......................................................................................... ix

LISTA DE SIGLAS ............................................................................................ xi

INTRODUÇÃO ................................................................................................... 1

1 - Conceituação e Estrutura da Tabela de Temporalidade de Documentos .... 3

2 - Metodologia do Trabalho .............................................................................. 5

3 - Aplicação da Tabela de Temporalidade ....................................................... 7

Tabela de Temporalidade de Documentos ........................................................ 9

Índice Alfabético Remissivo ............................................................................. 47

Referências Bibliográficas ............................................................................... 57

ANEXOS .......................................................................................................... 59

ANEXO A - Organograma da Pró-Reitoria de Recursos Humanos ................. 61

ANEXO B - Resolução nº 002/98 - Reitor, de 29/01/1998 ............................... 63

ANEXO C - Termo de Eliminação de Documentos ......................................... 65

ANEXO D - Listagem de Eliminação de Documentos ..................................... 67

ANEXO E - Guia de Recolhimento de Documentos ........................................ 69

CAD - Comissão de Avaliação de Documentos

CCRE - Coordenadoria de Concessões e Registros

CD - Cargo em Função

CIA - Coordenadoria de Ingresso e Aperfeiçoamento

CLT - Consolidação das Leis Trabalhistas

CPAG - Coordenadoria de Pagamentos

DCF - Departamento de Contabilidade e Finanças

DOU - Diário Oficial da União

FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço

FG - Função Gratificada

PASEP - Programa de Formação de Patrimônio Público

PRRH - Pró-Reitoria de Recursos Humanos

SIAPE - Sistema Integrado de Administração de Pessoal

TCU - Tribunal de Contas da União

UFSM - Universidade Federal de Santa Maria

A Divisão de Arquivo Geral, dando continuidade a implantação do sistema de arquivos, desenvolve uma política arquivística adequada a realidade da Universidade, buscando a eficiência administrativa e a preservação da memória institucional. A constatação da importância da racionalização dos arquivos para uma eficaz gestão documental e garantia de qualidade e, especificamente, O crescente volume documental gerado para o desenvolvimento das atividades e ações referentes a área de pessoal, evidenciaram a necessidade de elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos da Pró-Reitoria de Recursos Humanos. A Tabela foi aprovada no âmbito da instituição mediante reunião da Comissão de Avaliação de Documentos, datada de 17/12/1997, conforme Ata nº 3/97 e homologada pelo Reitor pela Resolução nº 02/98, de 29/01/1998.

A tabela de temporalidade é um instrumento básico para o gerenciamento dos arquivos e permite a preservação do patrimônio documental, a liberação e reaproveitamento de espaço físico e a normatização do processo de recolhimento de documentos ao arquivo permanente. A tabela é composta:

a) IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO: Unidade responsável pela guarda e preservação dos conjuntos documentais produzidos e recebidos no exercício de suas atividades.

b) SÉRIE: Conjunto documental resultante de determinada função ou atividade no âmbito da Instituição, sendo constituído de vários tipos documentais. Definiram-se as seguintes séries documentais:

- Aperfeiçoamento e treinamento de pessoal

- Atos administrativos, legais e normativos

- Classificação de cargos - Concessão de afastamento para cursos

- Concessão de aposentadorias e pensões

- Concessão de auxílios e adicionais

- Concessão de licenças

- Contagem e averbação de tempo de serviço

- Controle de efetividade de servidores

- Controle de encargos patronais

- Controle de férias

- Controle de quadro de funções

- Controle de vacâncias

- Elaboração da folha de pagamento

- Ingresso de servidores

- Integração, acompanhamento e avaliação de desempenho de servidores

- Movimentação de pessoal

- Recrutamento e seleção de pessoal

- Registros e assentamentos funcionais

c) TIPOS DOCUMENTAIS “Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, AAB, 1996)

d) PRAZO DE GUARDA: Refere-se ao tempo necessário para arquivamento de documentos, de acordo com as necessidades do órgão e sua freqüência de consulta.

- Arquivo Corrente: prazo necessário para o desenvolvimento de atividades administrativas do órgão que gerou o documento, sendo freqüentemente consultados.

- Arquivo Intermediário: período definido para guarda de documentos em função do uso pouco freqüente para a administração que os gerou e que aguardam destinação final.

e) DESTINAÇÃO FINAL: relaciona-se ao destino atribuído aos documentos, ou seja, eliminação, guarda permanente ou microfilmagem.

f) OBSERVAÇÃO: campo destinado ao esclarecimento de dúvidas, como por exemplo, citação de legislação ou outras informações complementares, necessárias à aplicação dos prazos de guarda e destinação da Tabela de Temporalidade.

A Divisão de Arquivo Geral constituiu uma equipe técnica formada por arquivistas e servidores de cada Coordenadoria da PRRH cujos documentos foram analisados, com o objetivo de proceder ao levantamento da produção documental de suas respectivas subunidades. Desta forma, após estudos da estrutura organizacional e a constituição da Pró-Reitoria, identificou-se as funções, as atividades-meio e atividades-fim, os tipos documentais gerados no exercício de cada atividade, os dispositivos legais e o valor primário (administrativo, legal ou fiscal) e/ou valor secundário (probatório e informativo) dos documentos.

As informações coletadas foram registradas em formulário próprio denominado “Levantamento de Dados para Avaliação de Documentos” e, após, inseridas na forma de Tabela para análise e parecer da Comissão de Avaliação de Documentos/CAD, instituída mediante a Portaria nº 34070/96 do Reitor.

A Tabela de Temporalidade da Pró-Reitoria de Recursos Humanos foi elaborada obedecendo a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio da Administração Pública, publicada no D.O.U. de 29/03/1996, sendo adaptada de acordo com os conjuntos documentais produzidos é recebidos pela unidade. Alguns prazos de guarda e destinação sofreram alterações em virtude da necessidade das informações para O desenvolvimento das atividades administrativas do órgão o que não apresenta nenhum prejuízo à constituição e preservação do patrimônio documental da UFSM e a proteção dos direitos e garantias individuais e coletivas.

Cada subunidade aplicará a Tabela na sua específica área de atuação, realizando as atividades de eliminação e recolhimento de documentos nos prazos estabelecidos, devendo:

1º verificar se os documentos estão organizados de acordo com as séries documentais definidas na tabela, procedendo a organização se for o caso;

2º selecionar os documentos a serem eliminados, verificando o cumprimento do prazo estabelecido;

3º proceder o registro dos documentos a serem eliminados através de formulário próprio: Termo de Eliminação de Documentos;

4º proceder a triagem dos documentos selecionados para o Arquivo Permanente;

5º acondicionar os documentos de guarda permanente, após o preenchimento da Guia de Recolhimento de Documentos, segundo orientações da Seção de Arquivo Permanente;

6º operacionalizar o recolhimento dos documentos de acordo com cronograma pré-estabelecido pela Seção de Arquivo Permanente.

Caberá a Divisão de Arquivo Geral orientar e supervisionar a aplicação da Tabela, controlando o seu cumprimento e registro, bem como, providenciar a revisão da mesma.

A revisão e atualização das tabelas será realizada a cada dois anos, ou toda vez que houver alteração da estrutura administrativa da PRRH e que isto implique na criação ou extinção de documentos ou atividades.