O Reitor da UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de suas atribuições legais e estatutárias e, considerando:

- à Lei nº 8159/91 de 08/01/91 - que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras Providências;

- o Decreto nº 2182/97 de 20/03/97 - que estabelece normas para a transferência e o recolhimento de acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional;

- a Resolução n. 6 de 15/05/97, do CONARQ que dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos;

- a Resolução n. 7 de 20/05/97 do CONARQ que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público;

- a necessidade de institucionalizar o processo de avaliação documental;

- a responsabilidade e o dever de garantir a proteção dos conjuntos documentais como fonte à pesquisa, à história e na defesa dos interesses da Universidade e dos direitos da comunidade acadêmica.

Art.1º - Criar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD); com ligação funcional à Divisão de Arquivo Geral no que se refere as atividades técnicas e vinculação administrativa à Pró-Reitoria de Administração.

Art.2º - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da Instituição, e especificamente:

a) analisar as tabelas de temporalidade de documentos, sugerindo alterações e/ou aprovando-as;

b) encaminhar as tabelas à autoridade máxima da Instituição para homologação;

c) proceder a divulgação da tabela mediante a publicação em Diário Oficial ou outro meio que se fizer necessário;

d) autorizar a aplicação da tabela, delegando competência para as unidades aplicarem em seu âmbito;

e) estabelecer normas e instruções gerais para a aplicação da microfilmagem dos documentos;

f) orientar a seleção de documentos relativos às atividades-meio, obedecendo aos prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos da Administração Pública, aprovada pelo CONARQ - Arquivo Nacional.

Art.3º - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFSM será nomeada pelo Reitor e terá a seguinte composição:

I - Membros Permanentes:

a) Presidente: Bacharel em Arquivologia indicado pelo Diretor da Divisão de Arquivo Geral;

b)Chefe da Seção de Arquivos Setoriais: Bacharel em arquivologia;

c) Secretário : servidor Técnico Administrativo;

d) Representante Jurídico: servidor da área jurídica:

II - Membros Variáveis:

a) representantes do órgão cujos documentos estiverem sendo avaliados;

b) profissional especializado, quando se tratar de documentos especializados;

c) técnico em microfilmagem;

d) historiador, quando se tratar de documentos históricos.

III - Suplentes:

- para cada membro titular será designado o respectivo suplente.

Art. 4º - A comissão reunir-se-á ordinariamente no mínimo 02 (duas) vezes a cada mês e, extraordinariamente quando convocada.

§1º As reuniões serão coordenadas pelo presidente da comissão e na sua ausência ou impedimentos, pelo Diretor da Divisão de Arquivo Geral (suplente).

§2º A ausência de qualquer membro deverá ser justificada com antecedência, por escrito, incluindo-se a indicação do suplente.

§3º A comissão deverá proceder sempre com responsabilidade, respeitando a ética profissional e a legislação vigente.

§4º Os membros nomeados para a comissão, quando convocados pelo seu presidente, darão prioridade de execução às atividades por ela desenvolvidas.

§5º Quando da realização do levantamento da produção documental, na unidade gestora dos documentos, os membros variáveis deverão ser nomeados especificamente para cada unidade, por meio de portaria do Reitor.

Art.5º - São atribuições:

I - Do Presidente:

a) convocar e presidir as sessões ordinárias e extraordinárias;

b) fazer cumprir as decisões tomadas na comissão;

c) assinar as listagens, os termos e os editais de ciência de eliminação de documentos;

d) representar externamente a CPAD ou designar quem o faça;

e) dispor sobre os demais assuntos administrativos internos da comissão;

f) coordenar os trabalhos das equipes que subsidiarão a elaboração das tabelas.

II - Do chefe da Seção de Arquivos Setoriais:

a) assessorar o presidente nos assuntos específicos da área arquivística.

III - Do Representante Jurídico;

a) assessorar a comissão quanto aos assuntos jurídicos e prazos legais dos documentos;

b) fornecer subsídios e dados para o estabelecimento dos valores legais, fiscais, etc.

IV - Dos membros variáveis:

a) assessorar a comissão nos assuntos relacionados com os documentos de sua área de atuação;

b) fornecer dados sobre a documentação;

c) comparecer, quando convocado, as reuniões de trabalho.

Art.6º - São competências da Secretaria Administrativa:

a) auxiliar o Presidente na elaboração da agenda de trabalho;

b) secretariar e elaborar as atas das reuniões;

c) divulgar, com antecedência, as reuniões e convocações;

d) prestar assessoria administrativa, bem como executar serviços técnico-administrativos;

e) manter sob controle o material de consumo e do patrimônio da Comissão de Avaliação de documentos;

f) elaborar e acompanhar o processo de compra e requisição de materiais do almoxarifado;

g) receber e expedir a correspondência da comissão.

Art.7º - O funcionamento da comissão terá caráter permanente através de seu presidente e sua secretaria, reunindo todos os membros, para deliberar.

Art. 8º - O provimento de função gratificada para o Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, dependerá da expansão ou remanejamento do quadro de funções de confiança da Instituição.

Art. 9º - Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação e revoga as disposições em contrário.

GABINETE DO REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, aos quatro dias do mês de novembro do ano de mil, novecentos e noventa e oito.