O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de suas atribuições legais e estatutárias e considerando:

- o que preceitua a Lei 4.320/64;

- o constante no Decreto-Lei nº 200/67;

- o conteúdo daInstrução Normativa nº 205/88-SEDAP e Decreto nº 99.658/90;

- que a UFSM, por meio do Departamento de Material e Patrimônio, realiza o controle patrimonial dos bens móveis, imóveis e semoventes da Instituição, de acordo com os citados dispositivos legais ora vigentes,

Art. 1º O SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL, integrante do SISTEMA DE MATERIAL, destina-se a controlar os bens patrimoniais da Universidade Federal de Santa Maria e compõe-se de:

I - Órgão Central - o Departamento de Material e Patrimônio;

II - Centros de Responsabilidade - as Unidades Administrativas da UFSM;

III - Órgão Fiscalizador - o Departamento de Contabilidade e Finanças.

Art. 2º O Órgão Central manterá um registro centralizado dos bens.

Art. 3º O Dirigente do Centro de Responsabilidade será o responsável natural pelos bens incluídos no acervo patrimonial do Órgão por ele dirigido.

Art. 4º O Dirigente do Centro de Responsabilidade nomeará, internamente, um servidor que executará as rotinas de controle no âmbito do Centro e acompanhará a evolução do Sistema de Administração Patrimonial junto ao Órgão Central.

Art. 5º O ingresso dos bens móveis na Instituição dar-se-á através do Almoxarifado Central, seja qual for a forma de aquisição ou proveniência.

Art. 6º São formas de proveniência:

a) compra;

b) doação;

c) comodato;

d) cessão;

e) permuta;

f) produção própria;

g) extração natural.

Art. 7º Os bens móveis serão entregues ao uso pelo Almoxarifado Central, mediante lavratura do Termo de Incorporação Patrimonial, que será assinado pelo Dirigente do Centro de Responsabilidade no ato da entrega.

Art. 8º O Termo de Incorporação Patrimonial será emitido em quatro vias, com a seguinte destinação:

1ª via - Órgão Central;

2ª via - Departamento de Contabilidade e Finanças;

3ª via - Almoxarifado Central;

4ª via - Centro de Responsabilidade.

Art. 9º A 1ª via do Termo de Incorporação Patrimonial fornecerá subsídios ao Órgão Central, na atualização do Inventário dos bens móveis.

Art. 10 Aos Centros de Responsabilidade é vedado o recebimento de qualquer bem patrimonial, sem que haja a concomitante lavratura do Termo de Incorporação Patrimonial.

Art. 11 Além de outros detalhes que possam ser exigidos, o Termo de Incorporação Patrimonial conterá:

a) o código e a designação do Centro de Responsabilidade ao qual o bem for distribuído;

b) a perfeita identificação do bem, com indicação de estrutura, marca, modelo e número de série, quando houver;

c) o código de classificação patrimonial e o código contábil;

d) o número de registro de inventário, representado pela plaqueta de identificação numérica;

e) a quantidade;

f) os valores unitário e total;

g) o número e a data da emissão do empenho;

h) a identificação do fornecedor;

i) o número e a data fiscal ou fatura.

Art. 12 Os trabalhos de tombamento dos bens móveis do Centro de Responsabilidade serão efetuados por uma comissão nomeada pelo respectivo Dirigente, composta por três servidores, da qual participará o servidor designado na forma do Artigo 4º, observada a seguinte rotina:

I - Conferência do Inventário dos Bens Móveis com base nos registros efetuados pelo Órgão Central;

II - Preenchimento do formulário de arrolamento, segundo modelo padronizado pelo Órgão Central, no qual constará a descrição individual dos bens móveis não relacionados na forma indicada no inciso anterior, com detalhes que permitam sua pronta identificação, conforme o estabelecido na letra “b” do Artigo 11;

III - Colocação das plaquetas de identificação numérica, cujas providências caberão ao Órgão Central;

IV - Encaminhamento dos documentos ao Órgão Central, no prazo de 20 dias úteis, contados da data do início dos trabalhos de tombamento.

Parágrafo Único: O prazo determinado no inciso IV, deste artigo, poderá ser prorrogado a critério da autoridade competente, ouvido o Órgão Central, nos casos em que o acervo do Centro de Responsabilidade seja vultoso.

Art. 13 De posse dos formulários de arrolamento dos bens móveis, de que trata o artigo anterior, o Órgão Central promoverá a anotação dos dados complementares, a vista dos documentos de despesa e atualizará o Inventário do Centro de Responsabilidade.

Art. 14 Na hipótese da existência de algum bem patrimonial, cuja valoração não seja possível por falta de documento hábil, o Órgão Central promoverá sua avaliação.

Art. 15 O valor individual do bem patrimonial será atribuído por meio da emissão do Termo de Avaliação, que passará a se constituir no documento de origem.

Parágrafo Único: Com exceção dos contidos nas letras “g”, “h” e “i”, deverão constar do Termo de Avaliação todos os detalhes relacionados no Art. 11.

Art. 16 Na atribuição dos valores de que trata os Artigos 13, 14, e 15 serão levados em conta, entre outros, os seguintes fatores:

a) o estado de conservação do bem;

b) o preço similar novo.

Art. 17 A movimentação dos bens patrimoniais, no âmbito da Instituição, que caracteriza, para todos os efeitos, a transferência de responsabilidade dos detentores de carga, dar-se-á com a estrita observância do disposto nos Artigos 17 a 23.

Art. 18 A transferência poderá ocorrer entre os Centros de Responsabilidade, independente da sua pertinência na estrutura administrativa da Universidade.

Art. 19 O não cumprimento das medidas aqui determinadas, implicará na imputação da responsabilidade ao detentor identificado pelo último documento de carga.

Art. 20 A transferência apenas processar-se-á com a manifesta aquiescência dos Dirigentes dos Centros de Responsabilidade envolvidos.

Art. 21 Ao Centro de Responsabilidade cedente caberá a emissão do documento de transferência, com base nos dados existentes em seu arquivo.

Art. 22 O documento de transferência será emitido em três vias, com a seguinte destinação:

1ª via - Órgão Central;

2ª via - Centro de Responsabilidade cessionário;

3ª via - Centro de Responsabilidade cedente.

Art. 23 Mediante a primeira via do documento de transferência, o Órgão Central alterará os registros, visando à atualização dos Inventários.

Art. 24 Entende-se por movimentação externa o porte do bem patrimonial fora da área física da Universidade.

Art. 25 A movimentação externa dos bens patrimoniais da Universidade somente será permitida nas condições aqui previstas.

Art. 26 São condições que permitem a movimentação externa dos bens patrimoniais da Universidade:

I - Necessidade de manutenção de qualquer natureza, a ser prestada na forma prevista no Parágrafo Único do Artigo 46;

II - Eventos oficiais dos quais a Universidade participe;

III - Quando o bem patrimonial for cedido, por empréstimo, à Instituição Pública, na forma permitida por lei;

IV - Sempre que a natureza da atividade a ser desenvolvida exija a utilização do bem patrimonial em locais externos.

Parágrafo Único: Em qualquer hipótese deverão ser apresentados documentos constem a sua descrição, a identificação do portador, os motivos da movimentação, a assinatura do Dirigente da Subunidade na qual o bem estiver lotado e a data. Mediante documentação, o Órgão Central providenciará a emissão da respectiva Nota Fiscal. Em toda movimentação externa, o bem deverá ser acompanhado de NOTA FISCAL.

Art. 27 Entende-se como controle todos os procedimentos que proporcionem o cumprimento sistemático das normas aqui implantadas.

Art. 28 O controle será exercido em função dos preceitos legais vigentes e propugnará pela manutenção e aperfeiçoamento do Sistema de Administração Patrimonial da Universidade.

Art. 29 Caberá ao Órgão Central e ao Órgão Fiscalizador a sistematização dos instrumentos de controle.

Art. 30 São instrumentos de controle:

a) o Termo de Incorporação Patrimonial;

b) o Inventário dos Centros de Responsabilidade;

c) o Inventário Geral;

d) a Tomada de Contas.

Art. 31 O Inventário dos Centros de Responsabilidade, atualização na forma estabelecida pelos Artigos 9º, 13 e 23, conterá todos os elementos exigidos pela legislação em vigor e será o documento pelo qual se identificará o responsável pela guarda e uso dos bens patrimoniais que constituírem o acervo patrimonial das Subunidades da Universidade.

Art. 32 A passagem da responsabilidade do acervo patrimonial, consubstanciado pelo Inventário dos Centros de Responsabilidade, dar-se-á, obrigatoriamente, dentro de 20 (vinte) dias da data de exoneração do responsável, da seguinte forma:

I - Entre o responsável e o novo Dirigente, nos casos de troca de Dirigente;

II - Entre o responsável e a Autoridade imediatamente superior, quando houver extinção do Centro de Responsabilidade ou quando a posse do novo Dirigente não se efetivar no prazo determinado neste artigo;

III - Entre o responsável e o Diretor da Divisão de Patrimônio, quando os bens forem postos em disponibilidade.

Parágrafo Único: A responsabilidade do Dirigente exonerado somente cessará quando for efetivada a atualização do inventário, mediante a conferência dos bens e a assinatura do responsável, em qualquer das hipóteses enumeradas neste artigo.

Art. 33 A conferência dos bens arrolados no Inventário dos Centros de Responsabilidade dar-se-á também, obrigatoriamente:

a) ao término do exercício financeiro;

b) sempre que houver Tomada de Contas do Dirigente do Centro de Responsabilidade;

c) quando da implantação de nova Subunidade;

d) se determinada pelo Órgão Fiscalizador.

Art. 34 O Inventário dos Centros de Responsabilidade será emitido em duas vias, devendo a primeira ficar arquivada no Órgão Central e a segunda em poder do respectivo Dirigente.

Art. 35 O Inventário Geral da Universidade dar-se-á ao término do exercício financeiro, tomando por base o Inventário Geral anterior com as variações decorrentes das inclusões dos bens adquiridos e as baixas processadas no exercício.

Art. 36 O Inventário Geral será efetuado por Comissão designada pelo Reitor, composta de, no mínimo, três membros.

Parágrafo único: Não poderão fazer parte da Comissão de Inventário os servidores com exercício nos Órgãos Central e Fiscalizador.

Art. 37 Do Inventário constará a sintetização de grupos contábeis, com respectivos valores, na forma estabelecida pelo SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA - SIAFI, a fim de permitir ao Departamento de Contabilidade e Finanças a conciliação anual.

Art. 38 A Tomada de Contas ocorrerá com base no inventário do exercício anterior e as variações verificadas no exercício em curso.

Art. 39 Baixa é o procedimento que exclui o bem do acervo patrimonial da Universidade e será obrigatória, independente do destino do objeto da exclusão.

Art. 40 Nenhuma baixa será processada sem parecer prévio de Comissão designada especialmente para esse fim.

Art. 41 O procedimento da Baixa será formalizado em processo administrativo, contendo, além de outros documentos julgados necessários, a proposição da Comissão nomeada na forma do artigo anterior e o Termo de Baixa.

Art. 42 O Termo de Baixa conterá todos os elementos necessários à perfeita identificação do bem patrimonial, o valor constante do inventário e o motivo da baixa.

Parágrafo Único: O Termo de baixa será numerado em ordem sequencial ininterrupta, controlada pelo Órgão Central, através de registro próprio.

Art. 43 O processo de baixa deverá ser encaminhado aos setores contábeis para os lançamentos subsequentes.

Art. 44 Caberá à Comissão de Baixa sugerir a destinação do bem patrimonial cuja baixa for processada.

Parágrafo Único: Se sugerida a alienação, a Comissão deverá informar o estado de conservação do bem e atribuir o valor mínimo para venda, a fim de instruir o processo licitatório.

Art. 45 Os bens patrimoniais da Universidade terão manutenção sistemática, objetivando a conservação e/ou a recuperação dentro das exigências dos manuais técnicos de cada espécie.

Parágrafo Único: Somente será prestada manutenção ao bem cujo ingresso na Universidade tenha obedecido ao disposto no Artigo 7º e Inciso II do Artigo 12.

Art. 46 Os serviços de manutenção serão, preferencialmente, efetuados em oficinas da própria Instituição.

Parágrafo Único: A contratação de terceiros para manutenção será autorizada somente nos casos de impossibilidade comprovada do setor competente, ou de exigência legal nesse sentido.

Art. 47 A manutenção para os equipamentos será preventiva ou corretiva.

Art. 48 A Universidade poderá manter, ainda, serviços de recuperação para equipamentos e materiais cuja reutilização seja economicamente viável.

Parágrafo Único: “A recuperação somente será considerada viável se a despesa envolvida com o bem móvel orçar, no máximo, 50% (cinquenta por cento) do seu valor estimado no mercado. Se considerado antieconômico ou irrecuperável, o material será alienado, de conformidade com o disposto na legislação vigente. ” – IN SEPLAN/205, de 08.04.88 e Decreto nº 99.658, artigo 3º, parágrafo único, letras “c” e “d”.

Art. 49 A receita obtida com a alienação de material inservível será convertida em recursos destinados a melhorar o setor de manutenção da Instituição.

Art. 50 A manutenção preventiva será planejada e fiscalizada pelo Setor de Manutenção, observado o que determina o Artigo 46 e seu Parágrafo único.

Art. 51 A manutenção corretiva, quando prestada por terceiros, deverá ser acompanhada pelo Setor de Manutenção.

Art. 52 Sempre que possível, será mantido estoque das peças de utilização rotineira, a fim de minimizar o seu custo de aquisição e agilizar o atendimento dos serviços de manutenção dos bens patrimoniais.

Art. 53 Ao servidor que assumir cargo de direção ou chefia será, obrigatoriamente, imputada responsabilidade pela guarda, uso e zelo dos bens patrimoniais, arrolados no Inventário da Subunidade que dirigir.

Art. 54 Todo o servidor será responsável pelos bens patrimoniais que lhe forem confiados para o exercício das suas atividades funcionais.

Art. 55 As requisições de material encaminhada pelos Centros de Responsabilidade somente serão processadas se cumpridas as exigências contidas no Artigo 32 destas Normas.

Art. 56 Quando for constatado o desaparecimento de algum bem patrimonial, o Dirigente do Centro de Responsabilidade deverá tomar imediatas providências através de sindicância, objetivando a localização do bem desaparecido e a apuração de responsabilidades. Na hipótese de o relatório da sindicância concluir pela configuração de infração disciplinar capitulada como ilícito penal, a autoridade competente encaminhará cópia dos autos ao Ministério Público, independentemente da imediata instauração do processo disciplinar.

Art. 57 Embora a responsabilidade pelo uso e guarda dos bens patrimoniais seja identificada de forma ideal pelo Termo de Incorporação Patrimonial e/ou pelo Inventário, a falta desses documentos não exime o responsável de culpabilidade pelo desvio de algum bem, cuja existência, na Subunidade a que pertencer, possa ser comprovada sob qualquer outra forma.

Art. 58 Salvo nos casos em que se verificar reincidências localizadas, não será objeto de sindicância o desaparecimento de bem patrimonial de pequeno valor econômico, nos termos do subitem 10.6. da IN nº205/88/SEDAP.

Art. 59 O bem recebido em doação por servidor, em retribuição a serviços prestados a terceiros, no-exercício das suas atividades funcionais, será obrigatoriamente incorporado ao acervo da Instituição.

Art. 60 Ao servidor considerado culpado em inquérito administrativo, processado de forma regular, será imposta penalidade estabelecida no Capítulo V, do Título IV, da Lei nº 8.112/90, independentemente de responsabilização civil e penal.

Art. 61 O controle dos bens imóveis obedecerá ao estabelecido pelo Governo Federal, por meio de legislação pertinente. A manutenção e a utilização desses bens serão controladas pela Prefeitura da Cidade Universitária valendo-se de regulamentos próprios.

Art. 62 Os bens móveis produzidos pela Universidade serão incorporados ao acervo patrimonial, mediante Guia de Produção ou documento equivalente, no qual constará, entre outros detalhes, a descrição do bem e o custo final estimado.

Art. 63 Aplicar-se-ão aos semoventes as normas aqui estabelecidas no que se refere ao Ingresso, ao Controle, à Baixa e à Alienação.

Art. 64 Estas normas deverão ser levadas ao conhecimento, na integra, a todos os servidores da Instituição.

Art. 65 Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

GABINETE DO REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, aos dezessete dias do mês de junho do ano de mil novecentos e noventa e seis.