O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, e

- considerando que ainda se encontra em estudos o Regimento Geral da Universidade Federal de Santa Maria;

- considerando a necessidade de serem definidas as atribuições dos Secretários de Centros e de Departamentos Didáticos da UFSM;

- considerando que a delimitação de funções trará benefícios ao funcionamento dos Órgãos Acadêmicos;

I - Definir como ATRIBUIÇÕES DOS SECRETÁRIOS DE CENTROS:

- Atividades de grande complexidade, envolvendo, com muita frequência, a apresentação de solução para situações novas, a necessidade de constantes contatos com autoridades de media hierarquia e abrangendo: assessoria direta ao Diretor e Vice-Diretor do Centro; planejamento em grau auxiliar e pesquisas preliminares realizadas sob supervisão indireta, predominantemente técnica, visando a implementação das leis, regulamentos e normas referentes a administração geral e específica; supervisão dos trabalhos que envolvam a aplicação das técnicas de pessoal, orçamento, organização e métodos e material, executados por auxiliares; supervisão, coordenação e orientação dos trabalhos administrativos desenvolvidos por equipes auxiliares.

II - Definir como ATRIBUIÇÕES DOS SECRETÁRIOS DE DEPARTAMENTOS DIDÁTICOS:

- Atividades de nível médio, de complexidade mediana, envolvendo com muita frequência, a adaptação de alternativas a situações incomuns, a necessidade de contatos frequentes com autoridades intermediárias e demais setores da organização e abrangendo: estudos e pesquisas preliminares, em grau auxiliar, realizados sob supervisão indireta, predominantemente técnica e frequente, com vistas a implantação das leis, regulamentos e normas referentes a administração geral e especifica; coordenação, orientação e revisão de trabalhos que envolvam a aplicação das técnicas de pessoal, orçamento e material, desenvolvidos por pessoal auxiliar, supervisão e orientação dos trabalhos de classificação e arquivamento de documentos, coordenação e orientação dos trabalhos administrativos executados por pessoal auxiliar.

III - Definir como ATRIBUIÇÕES DOS SECRETÁRIOS (Centros e Departamentos):

- TAREFAS GERAIS:

1. Prestar assessoria direta ao chefe imediato.

2. Auxiliar a chefia na definição de objetivos e planejamento administrativo e financeiro.

3. Apresentar ao chefe imediato todo o expediente a ele dirigido, fornecendo subsídios para as decisões da direção, quando solicitado.

4. Manter atualizada a agenda do chefe imediato.

5. Proceder a classificação dos documentos a serem expedidos e/ou arquivados.

6. Orientar e supervisionar o trabalho dos auxiliares do setor.

7. Elaborar, assinar, rubricar e/ou autenticar e expedir documentos e papéis de sua competência.

8. Tornar público, por ordem superior, editais, ordens de serviço, avisos, e determinações que devam ser divulgadas.

9. Cumprir e fazer cumprir as determinações superiores, pertinentes ao serviço.

10.Receber e encaminhar as pessoas que tenham assunto a tratar com o chefe imediato.

11.Redigir exposição de motivos, relatórios e trabalhos afins determinados pela Chefia Imediata.

12.Atender e orientar as pessoas que demandam à Secretaria.

13.Prestar informações sobre assuntos de sua competência.

14.Rever e ajustar a programação de trabalho, tempo em vista alterações de normas legais ou regulamentares ou de recursos.

15.Avaliar recursos quantitativos ou qualitativos, necessários ou disponíveis, com base em dados estatísticos elaborados pela Secretaria.

16.Estudar e propor medidas destinadas a simplificar as rotinas administrativas com vistas a redução de tempo e do custo das operações.

17.Participar da elaboração de planos de organização, gráficos, roteiros e manuais de serviço.

18.Propor à chefia imediata normas e diretrizes visando a melhoria dos serviços administrativos do setor.

19.Controlar, sob orientação, a observância das leis, regulamentos e normas relativas à administração geral e específica.

20.Supervisionar, setorialmente, os trabalhos relativos à administração de material e patrimônio, bem como a escrituração de livros, fichas ou quaisquer outros processos destinados ao controle das atividades da unidade administrativa.

21.Auxiliar na elaboração da proposta orçamentaria.

22. Assinar guias de recolhimento e outros documentos sob sua responsabilidade.

23. Realizar análises preliminares de programas e estimativas de despesas.

24. Examinar e providenciar, quando autorizado, o atendimento dos pedidos de material e respectiva documentação.

25. Orientar e prestar informações sobre especificações e padronização de material.

26. Proceder o levantamento das necessidades, solicitações e controle do material de consumo da unidade.

27. Propor a cessão e/ou baixa de material em desuso.

28. Organizar e manter atualizado o registro do patrimônio do setor.

29. Organizar a escala de férias, controlar a frequência do pessoal administrativo e bolsistas da Secretaria, elaborando e expedindo, após assinada, a folha respectiva.

30. Avaliar o desempenho dos servidores administrativos sob sua supervisão, para efeito de progressão funcional.

31. Dar conhecimento, após a devida autorização, dos atos de interesse dos servidores.

32. Zelar pelo bem estar dos servidores da Secretaria.

33.Auxiliar na elaboração e montagem de projetos visando a assinatura de convênios.

34.Prestar assessoria na área de sua competência, quanto ao acompanhamento e controle de convênios relacionados com o seu setor.

35.Fazer o controle das dotações orçamentarias vinculadas a convênios.

IV - Definir como ATRIBUIÇÕES DOS SECRETÁRIOS DE CENTROS:

- TAREFAS ESPECÍFICAS:

1. Organizar e secretariar as reuniões do Conselho do Centro, bem como outras reuniões presididas pela Direção do Centro, lavrando a respectiva ata.

2. Manter atualizados os registros da legislação de interesse do Centro, principalmente a referente ao Ensino e Administração Universitária.

3. Coordenar as atividades relativas à manutenção dos prédios do Centro no que se relaciona as áreas de uso comum.

4. Representar a Secretaria no Centro e fora dele.

5. Zelar pelo bom nome e prestígio do Centro, promovendo a concórdia e a organização, bem como, colaborar para a elevação moral e cultural do mesmo.

6. Supervisionar, setorialmente, os pagamentos das despesas autorizadas e os respectivos registros.

7. Conferir a exatidão da receita e despesa.

8. Controlar o orçamento interno da Unidade, com base no Orçamento Geral da Universidade, inclusive com relação a verbas oriundas de Auxílios e Convênios, mantendo atualizados os registros próprios.

9. Supervisionar setorialmente, a inspeção do uso e conservação do material permanente, bem como do espaço físico.

10.Auxiliar nos estudos relativos ao aperfeiçoa mento funcional do pessoal da secretaria e dos demais setores do Centro, diagnosticando necessidades de treinamento e as encaminhando ao Departamento de Pessoal.

11. Colaborar nos estudos referentes à organização do quadro de pessoal do Centro e sobre a lotação e relotação das unidades administrativas.

12.Manter atualizadas as relações nominais dos Professores, Servidores e Bolsistas do Centro.

13. Supervisionar, coordenar e orientar os serviços de protocolo e arquivo.

14. Determinar, em consonância com a Direção do Centro, a filosofia de trabalho da Secretaria, divulgando-a em intercâmbio com as diversas sub-unidades do Centro e demais órgãos da Universidade.

15. Coordenar as atividades referentes às funções de Monitoria, no âmbito da unidade (editais, inscrições, relatórios de aluno-monitor, vagas e atestados de conclusão), (expedição e arquivamento).

V - Definir como ATRIBUIÇÕES DOS SECRETÁRIOS DE DEPARTAMENTOS DIDÁTICOS:

- TAREFAS ESPECÍFICAS:

1. Auxiliar na supervisão do Departamento e suas dependências.

2. Organizar e secretariar as reuniões do Departamento, lavrando a respectiva ata.

3. Auxiliar na elaboração dos relatórios do Departamento.

4. Dar conhecimento, após a devida autorização, dos atos de interesse dos professores, servidores e alunos.

5. Manter atualizada a legislação de interesse para o Departamento, principalmente, referente ao Ensino e Administração Universitária.

6. Auxiliar na elaboração da oferta das disciplinas.

7. Auxiliar na elaboração dos planos de trabalho do Departamento.

8. Responsabilizar-se pela organização de mapas demonstrativos e outras tarefas semelhantes ligadas à horário de aulas, espaço físico e as avaliações periódicas dos alunos, mediante informações recebidas.

9. Manter atualizado o arquivo dos programas das disciplinas ministradas.

10. Proceder a publicação das notas dos alunos e o encaminhamento das mesmas as Coordenações de Cursos e DERCA.

11. Auxiliar no controle da utilização dos equipamentos e instalações, sob a responsabilidade do Departamento e do espaço físico, zelando pela sua conservação e manutenção.

12. Manter atualizada a relação dos Professores, servidores, monitores e bolsistas do Departamento, contendo o maior número possível de dados.

13. Executar, quando necessário, os serviços de protocolo e arquivo.

14. Executar, quando necessário, serviços datilográficos referentes às atividades administrativas do Departamento.

VI - Esta Resolução entra em vigor a partir desta data, revogadas as disposições em contrário.