O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de suas atribuições legais e estatutárias e considerando:

– a variedade e o crescimento constante de documentos arquivísticos produzidos originalmente em formato digital e digitalizados na UFSM;

– a responsabilidade e o dever da UFSM de zelar e proteger os seus documentos, independentemente do suporte, como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico;

– a necessidade de planejar e implementar ações para assegurar a preservação dos documentos digitais, a disponibilização e o acesso à memória institucional;

– a Lei N. 8159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

– o Decreto N. 4.915, de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da Administração Pública Federal;

– a Lei N. 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações;

– a Resolução UFSM N. 009, de 02 de maio de 2012, que dispõe sobre a normatização, organização e funcionamento do Sistema de Arquivos da UFSM;

– a Resolução Conarq N. 37, de 19 de dezembro de 2012, que aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais;

– a Resolução Conarq N. 39, de 29 de abril de 2014, que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – Sinar;

– a Orientação Técnica N. 3, de novembro de 2015, da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), que dispõe sobre os cenários de uso de repositórios digitais confiáveis integrados a sistemas gestão arquivística;

– a Portaria do Arquivo Nacional N. 16, 25 de janeiro de 2017, que aprova a versão 2.0, de 2016, da Política de Preservação Digital a ser adotada no Arquivo Nacional;

– o Parecer N. 057/2019 da Comissão de Legislação e Regimentos (CLR), aprovado na 817ª Sessão do Conselho Universitário, de 28 de junho de 2019, referente ao Processo N. 23081.008505/2019-83.

Art. 1º Esta resolução institui a Política de Preservação e de Acesso aos documentos arquivísticos digitais de guarda permanente na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM).

Art. 2º Os princípios e objetivos desta política são:

I – receber, preservar e garantir o acesso em longo prazo a documentos arquivísticos digitais;

II – assegurar a autenticidade e as características arquivísticas dos documentos digitais;

III – prevenir a perda de documentos arquivísticos digitais decorrente da deterioração e da obsolescência de hardwares, softwares e formatos de arquivos;

IV – assegurar o cumprimento das estratégias e ações de preservação específicas para cada tipo de documento digital;

V – subsidiar a elaboração do plano de continuidade da preservação e do acesso ao patrimônio documental digital de valor permanente produzido pela universidade;

VI – dar transparência à abordagem de procedimentos, às opções tecnológicas e aos requisitos legais e normativos de preservação digital aos quais a UFSM deve estar em conformidade.

Art. 3º Para os fins desta política, considera-se:

I – Arquivo permanente: a) conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor histórico, probatório e informativo. b) unidade responsável pelo arquivo permanente de uma instituição;

II – Autenticidade: credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. Diz respeito à manutenção da identidade e da integridade do documento;

III – Custódia: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de documentos de arquivo, independente de vínculo de propriedade;

IV – Documento arquivístico: documento produzido, recebido ou acumulado por um órgão ou unidade no exercício de suas funções e atividades, para fins de prova, informação ou fonte de pesquisa, independente do suporte;

V – Documento arquivístico digital: documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, que pode ser produzido no contexto tecnológico digital (documentos nato digitais) ou obtido a partir de suportes não digitais analógicos (documentos digitalizados);

VI – Documento autenticado: documento declarado autêntico por meio de medidas de autenticação digital, como o uso de assinaturas e certificados digitais, que garantem que documentos são autênticos apenas quando recebidos e não podem ser repudiados; porém, tais medidas não asseguram que eles permanecerão autênticos depois disto;

VII – Documento autêntico: documento que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção;

VIII – Documento digitalizado: documento não digital (papel, negativo, fita magnética) convertido para um padrão de formato digital por meio de dispositivo eletrônico. Ver representante digital;

IX – Documento nato digital: documento originalmente produzido e mantido em ambiente digital pelas unidades produtoras;

X – Integridade: estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada em sua forma e conteúdo;

XI – Metadado: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo;

XII – Migração: conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas: de um suporte que está se tornando obsoleto; de um formato para outro mais atual; e de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna;

XIII – Normalização de formatos: redução do número de formatos utilizados com o objetivo de simplificar a preservação, dando-se preferência a formatos abertos, normalizados e amplamente utilizados;

XIV – Preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que for necessário;

XV – Presunção de autenticidade: inferência da autenticidade de um documento arquivístico, que pode ser feita no momento do recolhimento, a partir de fatos conhecidos sobre a maneira como aquele documento foi produzido e mantido;

XVI – Processo híbrido: processo constituído de documentos digitais e não digitais de natureza diversa, reunidos, oficialmente, no decurso de ação administrativa ou judicial e que formam uma unidade conceitualmente indivisível;

XVII – Propriedades significativas: elementos de um objeto digital que tem que ser preservados para que a integridade conceitual do objeto seja mantida;

XVIII – Recolhimento: a) entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. b) operação pela qual a custódia de um conjunto de documentos passa do órgão produtor para uma unidade de arquivo permanente;

XIX – Repositório arquivístico digital confiável (RCD-Arq): entidade ou dispositivo onde os documentos arquivísticos digitais associados às suas propriedades significativas são armazenados e preservados;

XX – Representante digital: é a representação em formato digital (matriz) de um documento originalmente não digital (papel, negativo, fita). O representante, mesmo que funcione como uma cópia autenticada, sempre irá remeter ao original, que continua sendo o suporte em papel e deve ser preservado. Ver documento digitalizado;

XXI – Termo de recolhimento: instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente.

Art. 4º A UFSM deve implementar um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) capaz de receber, armazenar, preservar e prover o acesso aos documentos arquivísticos digitais de guarda permanente produzidos pela instituição.

Parágrafo Único. O repositório deve ser instituído como Arquivo Permanente Digital da UFSM.

Art. 5º O Arquivo Permanente Digital deve reunir os documentos arquivísticos nato digitais e digitalizados, e:

I – garantir a preservação de todos os gêneros documentais nele contidos, suas propriedades significativas, bem como os metadados a eles relacionados;

II – possibilitar a recuperação dos documentos, seja por meio da sua organização estruturada por séries e subséries, grupos e subgrupos, seja por meio de registro em metadados;

III – possibilitar a atualização de versões e de formatos de arquivo, sempre que verificada a necessidade, devido ao avanço da tecnologia e a decorrente obsolescência tecnológica;

IV – prover o acesso aos documentos nos termos da Lei de Acesso à Informação.

Art. 6º É responsabilidade das unidades/subunidades da UFSM a gestão e a custódia dos documentos produzidos e recebidos, em decorrência do exercício de suas atividades, obedecendo às diretrizes estabelecidas pelo Sistema de Arquivos da UFSM.

Art. 7º Compete ao Departamento de Arquivo Geral (DAG), por meio da Divisão de Arquivo Permanente, a preservação e a custódia dos documentos de valor permanente recolhidos ao Arquivo Permanente Digital da UFSM, e:

I – a proteção da integridade dos documentos por meio da adoção de métodos que garantam que o documento não seja manipulado, alterado ou falsificado;

II – a definição de ações de preservação digital no momento da entrada (como normalização) e no futuro (como migrações);

III – o gerenciamento do Serviço de Administração do Arquivo Permanente Digital.

Art. 8º Compete ao Centro de Processamentos de Dados (CPD) zelar pela segurança dos documentos digitais recolhidos ao Arquivo Permanente Digital, e:

I – a implementação de sistemas e procedimentos necessários para a preservação confiável, capazes de garantir a autenticidade e perenidade dos documentos digitais;

II – a atuação com neutralidade, não permitindo que os documentos sejam alterados, acidental ou propositalmente;

III – o gerenciamento do Serviço de Armazenamento do Arquivo Permanente Digital.

Art. 9º A gestão do Arquivo Permanente Digital é compartilhada e copartícipe entre O Departamento de Arquivo Geral, através da Divisão de Arquivo Permanente, e o Centro de Processamento de Dados, nos termos de portaria a ser expedida pela autoridade competente, no prazo de 30 dias desta resolução.

Art. 10 Considera-se recolhimento os procedimentos necessários para a admissão de documentos arquivísticos nato digitais e digitalizados no Arquivo Permanente Digital da UFSM.

Art. 11 A unidade/subunidade deve manifestar à Divisão de Arquivo Permanente a intenção de recolher os documentos digitais.

Art. 12 Os procedimentos preliminares ao recolhimento dos documentos devem ser realizados pela respectiva unidade/subunidade e objetivam:

I – identificar, classificar, avaliar e destinar os conjuntos documentais a serem recolhidos, de acordo com o código de classificação e tabela de temporalidade de documentos da UFSM;

II – registrar e manter um conjunto mínimo de metadados descritivos, além de outros metadados importantes para apoiar a presunção de autenticidade do documento;

III – formalizar o processo de recolhimento do acervo por meio de um Termo de Recolhimento.

Art. 13 Os critérios para o recolhimento dos documentos digitais devem levar em conta:

I – o valor dos documentos: recolher documentos que apresentam valor histórico, probatório e/ou informativo e que devem ser definitivamente preservados, de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos;

II – a natureza dos documentos: recolher documentos nato digitais e matrizes dos representantes digitais;

III – os formatos normalizados: o repositório irá contemplar formatos normalizados a fim de garantir a preservação e o acesso;

IV – a inteligibilidade dos documentos: não serão aceitos documentos criptografados, com certificação digital ou qualquer outro tipo de proteção tecnológica que possa impedir ou comprometer o acesso em longo prazo. O controle da autenticidade dos documentos digitais será garantido por meio de procedimentos de segurança e robustez do repositório.

V – restrição de acesso: o grau de sigilo e a restrição de acesso à informação sensível relativa aos documentos recebidos têm que ser identificados explicitamente nos metadados. Os documentos digitais para os quais não tenha sido informada restrição de acesso serão considerados ostensivos;

VI – gestão de direitos e condições de preservação: os direitos de propriedade intelectual, caso houver, têm que ser identificados explicitamente nos metadados;

VII – autenticidade: será avaliado o nível de presunção de autenticidade, com base nos metadados e outras informações a respeito dos procedimentos de produção e manutenção dos documentos. Caso a presunção de autenticidade do documento, verificado no momento de sua entrada, se mostrar baixo, não é possível garantir a sua veracidade.

Art. 14 Poderão não ser aceitos no Arquivo Permanente Digital os documentos cujas condições impeçam a sua efetiva preservação.

Art. 15 O envio dos documentos para o Arquivo Permanente Digital somente se dará após a assinatura do Termo de Recolhimento pelos representantes da unidade/subunidade produtora e do arquivista responsável pela Divisão de Arquivo Permanente.

Parágrafo único. No caso de processos híbridos e de documentos arquivísticos digitalizados, deverão ser recolhidas juntamente as matrizes dos representantes digitais com os respectivos documentos originais em papel.

Art. 16 No processo de recolhimento, o Arquivo Permanente Digital realizará a verificação e validação dos documentos digitais submetidos. Caso os documentos tenham sido rejeitados, a unidade/subunidade deverá fazer as mudanças necessárias.

Art. 17 A garantia da integridade e confiabilidade, bem como a responsabilidade legal sobre os documentos digitais que estão sendo enviados ao Arquivo Permanente Digital, é da unidade/subunidade até a finalização do processo de aceitação.

Art. 18 Após a aceitação, os documentos passam a ser de custódia da Divisão de Arquivo Permanente e devem ser armazenados, mantidos e recuperados no Arquivo Permanente Digital.

§ 1º Os documentos arquivísticos digitalizados recolhidos e mantidos no Arquivo Permanente Digital são considerados documentos autenticados, para todos os fins.

§ 2º Os documentos arquivísticos nato digitais recolhidos e mantidos no Arquivo Permanente Digital são documentos originais, para todos os fins.

Art. 19 Após a finalização do processo de recolhimento, a liberação do acesso será realizada de acordo com as condições a que os documentos estejam submetidos, nos termos do capítulo VI.

Art. 20 A implementação de estratégias de preservação digital deverá ser feita de forma a manter as propriedades significativas dos diversos tipos de documentos submetidos ao Arquivo Permanente Digital da UFSM para que possam servir de fonte de prova e informação.

Art. 21 A capacidade de armazenamento do Arquivo Permanente Digital deverá prever minimamente o crescimento do acervo digital para três anos, com base em levantamentos e projeções de recolhimentos futuros.

Parágrafo único. Deverá ser prevista uma margem de memória para processamento de migrações e outros procedimentos que exijam capacidade de memória do equipamento, tendo em vista que a ocupação do espaço de armazenamento não exceda 70% da capacidade dos equipamentos em uso.

Art. 22 O Arquivo Permanente Digital não deve permitir a exclusão dos documentos armazenados, salvo aqueles que possam ter sido ilegalmente objeto de guarda.

Parágrafo único. Na hipótese em que for devidamente justificada a sua eliminação, somente o Arquivista – Administrador do Arquivo Permanente Digital poderá autorizar a exclusão definitiva, mediante liberação do Analista – Administrador do Serviço de Armazenamento do Arquivo Permanente Digital.

Art. 23 As definições de segurança do Arquivo Permanente Digital a serem feitas devem incluir:

I – sistema de segurança de armazenamento (RAID, backup, replicação);

II – segurança de rede, esquemas de controle de acesso de usuários e DMZ;

III – acesso físico aos espaços dos servidores;

IV – controle do ambiente (temperatura, umidade, poeira);

V – infraestrutura física com instalação de sala cofre;

VI – auditoria e certificação de repositório nos termos da ISO 16363:2011.

Art. 24. Deverá ser previsto um plano de sucessão para a preservação e o acesso do patrimônio documental digital de guarda permanente produzido pela UFSM.

Art. 25 A UFSM deve instituir uma plataforma de acesso aos documentos arquivísticos digitais recolhidos ao Arquivo Permanente Digital da UFSM, nos termos da Lei de Acesso à Informação.

Art. 26 A plataforma de acesso da UFSM deve:

I – possibilitar a recuperação dos documentos por meio da organização estruturada em níveis hierárquicos de classificação e pelos metadados;

II – permitir a execução de consultas simples e complexas, com base nos metadados associados ao documento;

III – possibilitar a integração de diferentes descrições de arquivos em um sistema unificado de informação;

IV – possibilitar aos usuários a recuperação de informações contidas em documentos arquivísticos relacionados;

V – garantir descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas;

VI – conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;

VII – garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso.

VIII – assegurar, nos termos do Art. 6º, III, da Lei 12.527/2011 a proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

Art. 27 Deverão ser disponibilizadas na plataforma as derivadas de acesso e/ou as descrições dos documentos digitais recolhidos ao Arquivo Permanente Digital.

§1º Entende-se por derivada de acesso uma cópia de menor tamanho e de formato pré-definido, criada a partir do documento armazenado no Arquivo Permanente Digital.

§2º Nos casos em que o documento esteja classificado quanto ao grau de sigilo ou a eventuais restrições, de acordo com legislação vigente, somente os usuários autorizados poderão ter acesso e ao público em geral serão disponibilizadas apenas as descrições do documento.

§3º Caso seja necessária uma cópia de melhor resolução para produção de novos conteúdos, deverá ser solicitada autorização especial à Divisão de Arquivo Permanente da UFSM.

§4º Nos termos do Art. 7º, §1º, da Lei 12.527 o acesso à informação previsto nesta Resolução não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado e, aqueles, por vezes, contratualmente protegidos, na sua fase de pesquisa.

Art. 28 O acesso aos documentos digitais diretamente no Arquivo Permanente Digital é permitido somente aos Arquivistas responsáveis pelo serviço de administração do repositório e aos Analistas de TI responsáveis pelo serviço de armazenamento para tratamento técnico.

Art. 29 O usuário em geral deve ter acesso livre e online aos documentos arquivística digitais ostensivos por meio da plataforma de acesso da UFSM, ressalvadas as informações protegidas por sigilo legal.

Art. 30 Os casos omissos serão resolvidos pelos órgãos gestores, cabendo um único recurso ao Gabinete do Reitor.

Art. 31 Havendo conflito entre a norma legal e as disposições desta Resolução, em nome do princípio da hierarquia das leis, aquela prevalece sobre esta.

Art. 32 Esta resolução entrará em vigor na data de sua assinatura, revogando-se os instrumentos em contrário.

GABINETE DO REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, ao 1ª dia do mês de julho do ano dois mil e dezenove.