O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de suas atribuições legais e estatutárias e considerando:

- que a Instituição possui identidade visual própria, criada pelo Laboratório de Design Gráfico do Centro de Artes e Letras;

- que essa identidade faz parte do Projeto Grife, regulamentado pela Resolução n. 004/97, de 7.02.97;

- que se faz necessário resguardar a legitimidade e unificação das ações que resultam em documentos oficiais gerados pela UFSM;

- o Parecer n. 091/06, aprovado na 659ª Sessão do Conselho Universitário, de 25.08.2006, conforme Processo n. 23081.12024/2006-58.

Art. 1º Estabelecer normas relativas à documentação oficial gerada pela UFSM e que irão garantir sua qualidade e legitimidade.

Art. 2º A presente regulamentação objetiva:

I - oportunizar aos servidores, no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria, aquisição de conhecimentos inerentes às normas da redação oficial e à utilização da identidade visual da UFSM;

II - oferecer à comunidade universitária meios para que se possa melhorar a qualidade da comunicação escrita;

III - proporcionar aos servidores técnico-administrativos solução de dúvidas relativas à redação oficial; e

IV - fornecer orientação sobre o modo de utilizar as diversas logomarcas empregadas como segunda marca pelas unidades/subunidades na documentação oficial.

Art. 3º A Universidade Federal de Santa Maria possui uma identidade visual criada pelo Laboratório de Design Gráfico/CAL para que a Instituição seja identificada de forma harmônica e unificada por todas as unidades/subunidades que a compõem.

Art. 4º Na identidade visual da UFSM, tem-se:

I - brasão que é a versão dominante da identidade; e

II - monograma que é a versão secundária e que será utilizado na impossibilidade da aplicação do brasão.

Art. 5º Tanto o brasão, quanto o monograma são constituídos pela fonte Zapf Humanist BT.

Art. 6º A papelaria utilizada para documentos da redação oficial da UFSM deve, obrigatoriamente, ser identificada com o brasão da Instituição com tamanho de trinta milímetros (três centímetros), acompanhado da hierarquia institucional, isto é, começando pela identificação do Ministério da Educação e terminando pela identificação do setor que emite a correspondência.

Art. 7º O brasão poderá ser utilizado de três formas na papelaria da redação oficial em papel A4 branco:

I - assinatura principal (colorido);

II - assinatura em tons de cinza; e

III - assinatura em linha (sem plano de fundo) para as unidades/subunidades que desejem maior economia.

Art. 8º O brasão poderá ser utilizado ainda em fundo diferenciado da seguinte forma:

I - sobre fundo preto, o brasão pode ser aplicado nas opções assinatura colorida e assinatura em linha (vazado);

II - sobre fundos coloridos claros, deverá ser aplicada a assinatura principal;

III - em fundos coloridos mais escuros, deverá ser aplicada a assinatura principal com texto e contorno em branco.

Art. 9º O limite máximo de redução do brasão está estipulado em vinte milímetros (dois centímetros), para garantir a legibilidade e qualidade de reprodução, e para o monograma, a redução mínima é de dez milímetros (um centíimetro).

Art. 10. Na papelaria da Instituição destinada a documentos relativos à redação oficial, quando o brasão for acompanhado pela identificação hierárquica, obrigatoriamente será de três centímetros, com alinhamento à esquerda.

Art. 11. Quando a unidade/subunidade possuir logomarca, ela não poderá ultrapassar o tamanho do brasão principal e deverá ser alinhada à direita e nivelada à parte superior da principal.

Parágrafo único. As logomarcas destinadas às unidades/subunidades deverão ser projetadas por profissionais da área do Desenho Industrial, sendo que as já existentes e que tenham sido criadas fora dos padrões deverão ser reavaliadas.

Art.12. As linhas que irão compor o timbre da identidade visual da UFSM serão escritas em maiúsculas e minúsculas, na fonte Zapf Humanist BT, tamanho dez, obedecendo à seguinte ordem:

I - identificação do Ministério da Educação;

II - identificação da Universidade;

III - identificação da unidade universitária; e

IV - identificação da subunidade.

Parágrafo único. A última linha representará o setor que emite o documento, grafada em negrito e alinhada ao último “a” de Maria de “Universidade Federal de Santa Maria” constante do Brasão.

Art. 13. Ficará a cargo do Centro de Processamento de Dados – CPD o controle sobre a permanência das fontes nos computadores para garantir a fidelidade da identidade visual da UFSM.

Art. 14. Os documentos oficiais da Instituição serão gerados obedecendo às normas da redação oficial e seguindo a orientação fornecida pelo Projeto Serviço SOS Português da Pró-Reitoria de Planejamento/UFSM.

Parágrafo único. A Universidade possui características próprias no que se refere à padronização dos documentos gerados internamente.

Art. 15. A expedição de diplomas tanto de nível superior quanto de nível médio e tecnológico obedecerá à padronização única:

I - em formulário fornecido pelo Almoxarifado Central;

II - papel off-set, cento e oitenta gramas, cor branca;

III - serão utilizadas as Armas da República, uma à esquerda e a outra à direita;

IV - quaisquer termos a serem salientados, somente poderão ser feitos na mesma fonte com, no máximo, dois tamanhos de fonte acima daquela utilizada no texto, ou em mesma fonte, com mesmo tamanho e os termos a serem salientados em negrito.

V - nos diplomas, a identificação da hierarquia instituicional será:

a) centralizada;

b) em caixa alta;

c) em fonte Arial;

d) começando em tamanho doze e baixando um número à medida que for diminuindo a hierarquia;

e) a primeira linha será contemplada com os dizeres “República Federativa do Brasil”; e

f) a última linha deverá corresponder ao setor que emite o documento e será grafada em negrito.

Art. 16. Os certificados expedidos pelas unidades/subunidades também terão uniformidade em sua apresentação, seguindo os mesmos critérios estabelecidos nos incisos I e II, do art. 15, desta resolução, com as seguintes características:

I - utilização obrigatória da identidade visual da UFSM na forma assinatura principal (colorido), alinhada à esquerda;

II - a identificação da hierarquia institucional será:

a) alinhada à esquerda;

b) em caixa baixa, em fonte Zapf Humnst BT;

c) tamanho dez; e

d) a última linha corresponderá ao setor que emite o certificado, grafada em negrito e alinhada ao último “a” de Maria de “Universidade Federal de Santa Maria” constante do Brasão.

Parágrafo único. Quando a unidade/subunidade possuir segunda marca, esta será alinhada à margem superior direita em proporção jamais superior à principal.

Art. 17. Os certificados de participação em jornadas acadêmicas, seminários congressos e que sejam emitidos por unidades/subunidades subordinadas à UFSM obedecerão aos mesmos critérios já estabelecidos no artigo anterior.

Parágrafo único. Os certificados que, por motivo de algum patrocínio, venham a ter características próprias, deverão ser analisados pelas unidades/subunidades responsáveis pelo evento para que não fujam dos padrões mínimos de qualidade.

Art. 18. Os certificados referentes à participação em projetos obedecerão aos seguintes critérios:

I - a participação em projetos das unidades universitárias será comprovada com certificados emitidos pelos respectivos gabinetes de projetos, com assinatura do responsável pelo setor à direita e a do coordenador do projeto, que será responsabilizado pelas informações emitidas no documento, à esquerda; e

II - a participação em projetos institucionais será comprovada com certificados emitidos pelas respectivas pró-reitorias, com assinatura do dirigente à direita e a do coordenador do projeto, o qual igualmente arcará com a responsabilidade pelas informações emitidas, à esquerda.

Art. 19. Na expedição de documentos oficiais, dever-se-á estar atento aos vários tipos documentais e à finalidade real de cada um deles, garantindo, desse modo, uma única estrutura a cada tipo, para que se preserve a sua qualidade e legitimidade.

Art. 20. Utilizar-se-ão o Brasão da República e a descrição da hierarquia centralizados, obedecendo ao que dispõem as alíneas “a”, “b”, “c”, “d”, e “f”, do inciso V, do art. 15, desta resolução nos seguintes documentos:

I - editais;

II - estatutos,

III - portarias;

IV - regimentos;

V - regulamentos; e

VI - resoluções.

Art. 21. Edital é um instrumento utilizado pela Administração para dar conhecimento a interessados sobre diversos assuntos, tais como:

I - abertura de licitações;

II - abertura de concursos para provimento de cargos;

III - divulgação de resultados;

IV - homologação de resultados de concursos;

V - intimação;

VI - convocação; e

VII - notificação.

Parágrafo único. Os editais devem contemplar todos os atos normativos pertinentes à decisão que está sendo alvo da divulgação.

Art. 22. Portaria é o documento que torna pública a vida acadêmico-profissional do servidor e, por isso mesmo, deve primar pela qualidade e legitimidade, sendo que as portarias geradas pela Instituição terão uma única estrutura, pois o conteúdo dessas é que irá determinar sua finalidade:

I - nomeação;

II - exoneração;

III - substituição;

IV - complementação salarial;

V - concessão:

a) pensão;

b) aposentadoria; e

b) afastamento:

1. tratamento de saúde;

2. por motivo de doença em pessoa da família;

3. gestante;

4. especial;

5. tratamento de interesse particular;

6. suspensão de contrato; e

7. por motivo de afastamento do cônjuge.

Art. 23. Resolução, dentre os documentos oficiais emitidos pela Instituição, é dos mais importantes, uma vez que sua finalidade é divulgar as decisões dos Conselhos Superiores, fazendo-se necessária a sua aprovação, e requerendo, portanto, procedimentos adequados que garantirão a sua legitimidade e eficácia, tais como:

I - na preparação da minuta pela unidade/subunidade, devem ser seguidas as normas próprias para redação de tais tipos de documento;

II - essa minuta deverá ser encaminhada ao Gabinete do Reitor em forma de processo;

III - O Gabinete encaminhará o processo à Pró-Reitoria de Planejamento – PROPLAN para análise técnica;

IV - após análise pela PROPLAN, o processo será encaminhado à Assessoria Jurídica, quando for o caso, para parecer e encaminhamento ao Gabinete, uma vez que este submeterá o processo à aprovação do respectivo Conselho competente para legislar sobre o assunto;

V - emitido parecer, retornará ao Gabinete que o despachará à PROPLAN para emissão da resolução.

Art. 24. Os demais tipos documentais gerados pelas unidades/subunidades também serão padronizados obedecendo às orientações institucionais emitidas futuramente.

Art. 25. Tem-se orientado os servidores da Instituição a tomarem bastante cuidado quanto ao uso do tipo documental mais freqüentemente gerado no dia-a-dia de cada unidade/subunidade, pois cada um tem uma finalidade específica:

I - memorando, documento a ser enviado a determinado setor, contendo textos variados e numeração diferenciada;

II - ofício, utilizado na comunicação externa, isto é, a órgãos não-subordinados à UFSM, e ao dirigir-se ao Reitor,

III - circular, que poderá ser de duas formas:

a) memorando-circular, utilizado na comunicação interna, com texto único, mesma numeração, dirigida a diversos setores;

b) ofício-circular, utilizado na comunicação externa, isto é, a órgãos não-subordinados à Instituição, com texto único, mesma numeração, dirigida a várias autoridades e/ou instituições públicas.

Parágrafo único. Para efeito de economia, em memorando, memorando-circular e ofício-circular será utilizado o brasão sem plano de fundo ou vazado, evitando-se, assim, que sejam emitidos documentos com o brasão em cores diferentes da oficial, pela escassez de tinta nas impressoras, ou o brasão escuro, quando a impressora reproduzir em preto.

Art. 26. Conforme disposto no Decreto n. 2.954, de 29 de janeiro de 1999, selecionaram-se alguns tópicos importantes quanto à articulação para auxiliar na padronização de documentos oficiais, tais como, regimentos, estatutos, resoluções, editais:

I - a unidade básica de articulação será o artigo, designado pela forma abreviada "Art.", seguido de algarismo arábico e do símbolo de número ordinal "0" até o de número 9, inclusive ("Art. 10", "Art. 20", "Art. 90"); etc., sendo que do número dez em diante, segue-se o algarismo arábico correspondente, seguido de ponto ("Art. 10.", "Art. 11.", "Art. 20."), etc.;

II - caso seja necessário o acréscimo de dispositivos ao texto, conservarão esses a forma do inciso anterior, seguidos de letras maiúsculas, observando-se os seguintes exemplos: "Art. 10-A.", "Art. 15-B.", "Seção I-A.", "Cap. II-B.", etc.;

III - a inserção de unidades inferiores ao artigo (parágrafos, incisos, alíneas ou itens) numa seqüência já existente não deverá ser feita na forma do inciso anterior, mas com renumeração, se não convier colocar a nova unidade ao final da seqüência;

IV - a indicação de artigo será separada do texto por um espaço em branco, sem traços ou outros sinais;

V - o texto de um artigo inicia-se por letra maiúscula e termina por ponto, salvo nos casos em que contiver incisos, quando se encerra com dois-pontos;

VI - os incisos dos artigos e dos parágrafos devem ser designados por algarismos romanos, seguidos de travessão (–), e iniciados por letra minúscula, a menos que a primeira palavra seja nome próprio, e, ao final, pontuados com ponto-e-vírgula, exceto o último que se encerra com ponto, e o que contiver desdobramento em alínea que se encerra com dois-pontos;

VII - nas seqüências de incisos, alíneas ou itens, o penúltimo elemento será pontuado com ponto-e-vírgula seguido da conjunção "e", quando de caráter cumulativo, ou da conjunção "ou", se a seqüência for disjuntiva;

VIII - o parágrafo único de um artigo deve ser designado pela expressão "Parágrafo único", seguida de ponto;

IX - quando um artigo contiver mais de um parágrafo, esse será designado pelo símbolo "§", seguido do algarismo arábico correspondente e do símbolo de número ordinal "0" até o nono parágrafo, inclusive (§ 10, § 50, etc.), do número dez em diante, a designação deve ser feita pelo símbolo § seguido do algarismo arábico correspondente e do ponto ("§ 10.", "§ 11.", etc.);

X - o texto dos parágrafos inicia-se com letra maiúscula e encerra-se com ponto, exceto se for desdobrado em incisos, quando se encerra com dois-pontos;

XI - os incisos desdobram-se em alíneas que deverão ser grafadas com a letra minúscula correspondente, seguida de parênteses:"a)", "b)", "c)", etc.;

XII - as alíneas desdobram-se em itens que deverão ser grafados por algarismos arábicos, seguidos de ponto ("1.", "2.", "5.", etc.);

XIII - o texto dos itens inicia-se por letra minúscula e termina por ponto-e-vírgula, salvo o último que se encerra por ponto;

XXIV - deve-se usar um espaço simples entre capítulos, seções e artigos;

XV - em remissões a outros artigos do texto normativo, deve-se empregar a forma abreviada "art." seguida do número correspondente ("o art. 8º", "no art. 15", etc.);

XVI - quando o número for substituído por um adjetivo ("anterior", "seguinte", etc.), a palavra artigo deverá ser grafada por extenso ("no artigo anterior", "no artigo seguinte");

XVII - devem ser grafadas por extenso quaisquer referências, feitas no texto, a números e percentuais (trinta, dez, vinte e cinco, duzentos e trinta e cinco, dois vírgula quinze por cento, etc.), exceto nos casos em que houver prejuízo para a compreensão do texto;

XVIII - valores monetários devem ser expressos em algarismos arábicos, seguidos da indicação, por extenso, entre parênteses: R$ 3.800,00 (três mil e oitocentos reais);

XIX - as datas, quando grafadas por extenso, observarão as seguintes formas:

a) Santa Maria, 4 de março de 1998; ou

b) Porto Alegre, 10 de maio de 1998 e não 1 ou 01 de maio de 1998;

XX - na primeira remissão a texto legal, após a ordem de execução e nas citações em cláusulas revogatórias, a data do ato normativo deve ser grafada por extenso – Lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990; nas demais remissões, a citação deve ser feita de forma reduzida – Lei n. 8.112, de 11.12.1990;

XXI - ao contrário do número das leis, a indicação do ano não deve conter ponto entre a casa do milhar e da centena (1998, 1999, 2000);

XXII - para melhor localização e identificação dos dispositivos da lei, poderá ser adotada a especificação temática do conteúdo de um artigo ou grupo de artigos, mediante título que preceda os dispositivos, grafado em letras minúsculas, postas em negrito, justificado à esquerda, sem numeração;

XXIII - o agrupamento de artigos poderá constituir Subseções, a Seção, o de Seções, o Capítulo, o de Capítulos, o Título, o de Títulos, o Livro e o de Livros, a Parte;

XXIV - os Capítulos, os Títulos, os Livros e as Partes serão grafados em letras maiúsculas e identificados por algarismos romanos, podendo estas últimas desdobrarem-se em Parte Geral e Parte Especial ou serem subdivididas em partes expressas em numeral ordinal, por extenso;

XXV - as Subseções e Seções serão identificadas em algarismos romanos, grafadas em letras minúsculas e postas em negrito;

XXVI - a epígrafe deverá ser grafada em caixa alta, sem negrito, de forma centralizada, propiciando identificação numérica singular do ato, e formada pelo título designativo da espécie normativa e pela data de promulgação; e

XXVII - a ementa alinhada à direita, com nove centímetros, deverá ser grafada de forma concisa, a fim de permitir, de modo imediato, o conhecimento da matéria disciplinada, devendo guardar estreita correlação com a idéia central do texto, bem como com o artigo 10 do ato proposto.

Art. 27 Quanto à técnica redacional dos documentos relacionados no artigo anterior, as disposições normativas serão redigidas com clareza, precisão e ordem lógica, observando-se o seguinte:

I - para obtenção de clareza:

a) usar as palavras e as expressões no seu sentido comum, salvo quando a norma versar sobre assunto técnico, hipótese em que se empregará a nomenclatura própria da área em que se esteja legislando;

b) usar frases curtas e concisas;

c) construir orações na ordem direta, evitando preciosismo, neologismo e adjetivações dispensáveis;

d) buscar uniformidade do tempo verbal em todo o texto das normas legais, dando preferência ao tempo presente ou ao futuro simples do presente; e

e) usar os recursos de pontuação de forma judiciosa, evitando os abusos de caráter estilístico.

II - para obtenção de precisão:

a) articular a linguagem, técnica ou comum, de modo a ensejar perfeita compreensão do objetivo do texto e a permitir que se evidencie, com clareza, o conteúdo e o alcance que o legislador pretende dar à norma;

b) expressar a idéia, quando repetida no texto, por meio das mesmas palavras, evitando o emprego de sinonímia com propósito meramente estilístico;

c) evitar o emprego de expressão ou palavra que confira duplo sentido ao texto;

d) escolher termos que tenham o mesmo sentido e significado na maior parte do território nacional, evitando o uso de expressões locais ou regionais; e

e) usar apenas as siglas consagradas pelo uso, observado o princípio de que a primeira referência no texto seja acompanhada de explicação de seu significado.

III - para obtenção de ordem lógica:

a) reunir sob as categorias de agregação – subseção, seção, capítulo, título e livro – apenas as disposições relacionadas com o objeto da norma;

b) restringir o conteúdo de cada artigo a um único assunto ou princípio; e

c) expressar, por meio de parágrafos, os aspectos complementares à norma enunciada no caput do artigo e as exceções à regra por este estabelecida.

Art. 28. Ficará a cargo do Serviço SOS Português, orientar e fornecer modelos da documentação oficial para que as ações realmente sejam eficazes.

Art. 29. Compete ao Projeto Serviço SOS Português:

I - orientar sobre a padronização dos documentos oficiais gerados pela Instituição;

II - implementar e supervisionar o uso da identidade visual da UFSM bem como o uso da padronização nos vários tipos documentais da UFSM;

III - proceder à adequação das diversas logomarcas utilizadas pelas unidades/subunidades;

IV - promover permanente treinamento de pessoal na área do português técnico e da redação oficial;

V - efetuar revisão de textos para a Administração Central, e

VI - orientar na adequação de documentos oficiais à legislação vigente.

GABINETE DO REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, aos trinta dias do mês de agosto do ano dois mil e seis.