- responsabilidade e o dever da Universidade Federal de Santa Maria e de todas as unidades/subunidades que compõem a sua estrutura, de proteger e zelar pelos documentos de arquivo como instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico:

- a necessidade de institucionalizar e integrar os arquivos setoriais das unidades universitárias às políticas de gestão documental;

- a Lei n. 8159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

- a Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações;

- o Decreto n. 4.915, de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da administração pública federal;

- a Resolução n. 07, de 20/05/97, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do poder público;

- a Resolução n. 016, de 26 de dezembro de 2006 - UFSM, que aprova a reestruturação da Divisão de Arquivo Gera, de acordo com o parecer n. 114/06 aprovado na 663ª Sessão do Conselho Universitário; e

- o Parecer n. 059/2012 da CLR, aprovado na 734ª Sessão do Conselho Universitário, de 27.04.2012, referente ao Processo n. 23081.004214/2012-40.

Art. 1º Normatizar a política de gestão arquivística na UFSM e estabelecer a organização e funcionamento do sistema de arquivos.

Art. 2º Entende-se por Sistema de Arquivos o conjunto de arquivos da Universidade cujas políticas, diretrizes e métodos ocorrem de modo integrado, a fim de garantir a gestão unificada e padronizada dos documentos arquivísticos.

Art. 3º. Os objetivos do Sistema de Arquivos são:

I - desenvolver e implementar as políticas de gestão arquivística na UFSM;

II - promover, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo, resguardado os aspectos de sigilo e restrições administrativas ou legais;

III - integrar as unidades/subunidades da UFSM nas diferentes fases da gestão documental;

IV - constituir e preservar o patrimônio documental da UFSM, servindo como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica;

V - racionalizar a produção dos documentos institucionais;

VI - promover a eficiência e a transparência administrativa; e

VII - reduzir os custos operacionais de gestão e armazenamento da documentação arquivística.

Parágrafo único. Entende-se por gestão arquivística, o conjunto de normas e procedimentos técnicos de produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, intermediária e permanente), visando a definição de seus prazos de guarda e destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Integram o Sistema de Arquivos da UFSM:

I - o Departamento de Arquivo Geral, como órgão central do sistema;

Il - os Arquivos Setoriais, como órgãos responsáveis pela gestão dos arquivos correntes e intermediários das unidades/subunidades que compõem a UFSM; e

III - a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, como órgão de assessoramento.

Art. 5º Os documentos de arquivo produzidos, recebidos e acumulados, no decurso das atividades institucionais são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e uso frequente para cumprir seu objetivo imediato (administrativo, fiscal ou legal).

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles com uso pouco frequente, conservados por razões precaucionais, e que aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 6º O Departamento de Arquivo Geral (DAG), órgão suplementar central, subordinado diretamente ao Reitor, sob a supervisão administrativa da Pró-Reitoria de Administração, tem por finalidade implementar e coordenar o Sistema de Arquivos na UFSM, mais especificamente:

I - desenvolver e estabelecer a política de gestão documental;

II - coordenar as atividades de protocolo, arquivos setoriais, arquivo permanente, microfilmagem e outros métodos reprográficos;

III - integrar e uniformizar as atividades arquivísticas nas diferentes fases do ciclo vital dos documentos;

IV - preservar o patrimônio documental da UFSM;

V - prestar orientação técnica aos arquivos setoriais,

VI - promover a difusão e o acesso às informações custodiadas pela Divisão de Arquivo Permanente;

VII - elaborar projetos, programas e planos de trabalho relativos ao tratamento organização e acesso aos documentos permanente;

VIII - promover o aperfeiçoamento e a qualificação dos servidores técnico-administrativos; e

IX - elaborar diretrizes, normas e métodos sobre a organização e funcionamento das atividades de protocolo, arquivos setoriais, arquivo permanente e serviços reprográficos (microfilmagem e digitalização).

Art. 7º A estrutura organizacional do Departamento de Arquivo Geral (DAG) compõe-se:

I - Direção;

a) Secretaria de Apoio Administrativo;

II - Divisão de Protocolo;

a) Seção de Registro e Controle;

b) Seção de Movimentação;

III - Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais;

IV - Divisão de Arquivo Permanente;

a) Seção de Processamento Técnico;

b) Seção de Estudos e Pesquisas; e

V - Laboratório de Reprografia.

Art. 8º A Secretaria de Apoio Administrativo tem como competência auxiliar nas atividades administrativas do Departamento e de suas Divisões.

Art. 9º A Divisão de Protocolo tem como competência a coordenação e supervisão das atividades de recebimento, seleção, registro, distribuição e expedição de correspondências e demais documentos institucionais.

Art. 10. À Seção de Registro e Controle compete:

I - proceder à autuação de documentos/processos que requeiram análise e decisões das diversas unidades/subunidades da UFSM;

II - controlar a tramitação de processos e documentos em geral;

III - atender aos usuários intemos e externos relativas ao registro, tramitação e consulta de processos e documentos;

IV - realizar a juntada, o desentranhamento e o desmembramento de processos quando solicitado pelas unidades;

V - elaborar normas e manuais de serviço, conforme legislação vigente;

VI - prestar informações relativas a processos arquivados, bem como, providenciar o desarquivamento, quando solicitado; e

VII - executar outras atividades inerentes a sua área de competência.

Art. 11. À Seção de Movimentação compete:

I - receber, conferir, separar, registrar e distribuir as correspondências e demais documentos;

II - coletar e entregar documentos, encomendas, volumes e outros, interna e externamente;

III - controlar os serviços de correio e malotes; e

IV - executar outras atividades inerentes a sua área de competência.

Art. 12. À Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais tem como competência a coordenação e supervisão das atividades de gestão arquivística nos arquivos setoriais e mais especificamente:

I - orientar e acompanhar a organização dos arquivos correntes e intermediários das unidades/subunidades da universidade, de forma a padronizar os procedimentos técnicos;

II - orientar o levantamento da produção documental com vistas a elaboração dos instrumentos de gestão, os Planos de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos;

III - desenvolver normas operacionais para os arquivos setoriais, atendendo as peculiaridades de cada arquivo;

IV - promover capacitação dos responsáveis pela execução das atividades nos arquivos setoriais;

V - prestar apoio técnico à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no processo de avaliação documental;

VI - atender aos usuários do sistema de arquivos; e

VII - executar outras atividades inerentes aos arquivos setoriais.

Art. 13. À Divisão de Arquivo Permanente tem como competência a custódia, a preservação e divulgação dos documentos de valor histórico, probatório e informativo da UFSM.

Art. 14. À Seção de Processamento Técnico compete:

I - recolher a documentação proveniente dos arquivos setoriais;

II - acondicionar e armazenar os documentos;

III - organizar os documentos de acordo com a política de arranjo e descrição estabelecida para os fundos documentais da UFSM;

IV - elaborar os instrumentos de pesquisa como inventários, guias, catálogos e outros;

V - manter a custódia, a conservação e a preservação do acervo documental; e

VI - executar outras atividades inerentes a sua área de competência.

Art. 15. À Seção de Estudos e Pesquisas compete:

I - atender aos usuários, estabelecendo critérios no que diz respeito ao acesso às informações;

II - promover atividades de difusão do acervo arquivístico;

III - controlar a consulta e o empréstimo de documentos; e

IV - orientar e acompanhar pesquisas e estudos na documentação custodiada pela Divisão de Arquivo Permanente.

Art. 16. Ao Laboratório de Reprografia compete:

I - desenvolver atividades de reprodução documental, por meio de serviços de microfilmagem e/ou digitalização;

II - estabelecer normas e instruções gerais para o desenvolvimento das atividades;

III - garantir segurança, preservação e durabilidade das informações armazenadas em meios reprográficos, respeitando a legislação vigente;

IV - cumprir as normas e padrões de qualidade a serem seguidos nas diversas operações de microfilmagem e digitalização;

V - manter efetivo controle do arquivo de segurança, no que se refere à manutenção dos padrões de controle ambiental de temperatura e umidade;

VI - elaborar os instrumentos necessários ao acesso às informações;

VII - promover treinamentos quanto ao uso adequado das técnicas reprográficas e dos equipamentos; e

VIII - executar outras atividades inerentes a sua área de competência.

Art. 17. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos/CPAD tem por finalidade assessorar o Departamento de Arquivo Geral/DAG nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental na UFSM e, mais especificamente:

I - orientar e acompanhar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada nas unidades/subunidaddes da UFSM;

II - analisar as Tabelas de Temporalidade de Documentos, sugerindo adequações e/ou aprovando-as;

III - encaminhar as tabelas de temporalidade ao Arquivo Nacional, órgão responsável para apreciação e aprovação das mesmas;

IV - proceder a divulgação das Tabelas mediante a publicação em Diário Oficial ou outro meio que se fizer necessário;

V - autorizar a aplicação da Tabela, delegando competência às unidades aplicarem em seu âmbito;

VI - acompanhar e supervisionar a aplicação das normas legais vigentes nas eliminações, transferências e recolhimentos desses documentos; e

VII - executar outras atividades inerentes a sua área de competência.

Parágrafo único. A CPAD deve avaliar os documentos institucionais obedecendo aos prazos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativo às atividades-meio da administração pública e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos as atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Art. 18. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos compor-se-á:

I - Membros Permanentes:

a) Presidente: Bacharel em Arquivologia;

b) Secretário Administrativo: servidor técnico-administrativo;

c) Diretor da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais; e

d) Representante Jurídico.

II - Membros Variáveis:

a) Representantes do órgão cujos documentos estiverem sendo analisados;

b) Profissional especializado, quando se tratar de documentos especializados;

c) Técnico em microfilmagem; e

d) Historiador, quando se tratar de documentos históricos.

Art. 19. Os membros permanentes serão indicados pelo Diretor do Departamento de Arquivo Geral e designados pelo Reitor, e o representante jurídico será indicado pelo Reitor.

Art. 20. Os arquivos setoriais são unidades responsáveis pelas atividades dos arquivos correntes e intermediários da cada unidade/subunidade a estes vinculados, com orientação técnica da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais do DAG.

Art. 21. Aos Arquivos Setoriais compete:

I - aplicar a gestão documental nas suas respectivas unidades/subunidades;

II - cumprir e fazer cumprir as normas emanadas pelo órgão central do sistema de arquivos;

III - propor e implementar a classificação dos documentos em seu âmbito de atuação, após aprovação pelo órgão central do sistema de arquivos;

IV - prestar orientação técnica as unidades/subunidades em seus respectivos âmbitos de atuação;

V - participar do processo de avaliação e destinação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos e planos de destinação estabelecidos;

VI - controlar as consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;

VII - elaborar rotinas de trabalho, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do Departamento de Arquivo Geral e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

VIII - manter atualizado o cadastro das unidades pertencentes às suas estruturas organizacionais, acompanhando as composições funcionais e as relações hierárquicas; e

IX - zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiver sob sua custódia.

Art. 22. Os arquivos setoriais estão estruturados da seguinte forma:

I - Administração Superior, formado pelos arquivos setoriais dos Órgãos Colegiados, do Gabinete do Reitor e Vice-Reitor, dos Órgãos de Direção e Assessoria, dos Órgãos Executivos, dos Órgãos Suplementares Centrais e da Coordenadoria de Educação Básica, Técnica e Tecnológica;

II - Unidades Universitárias, formado pelos arquivos setoriais do Centro de Artes e Letras, do Centro de Ciências Naturais e Exatas, do Centro de Ciências Rurais, do Centro de Ciências da Saúde, do Centro de Ciências Sociais e Humanas, do Centro de Educação, do Centro de Educação Física e Desportos, do Centro de Tecnologia, do Centro de Educação Superior Norte-RS/UFSM e da Unidade Descentralizada de Educação Superior da UFSM, em Silveira Martins; e

III - Unidades de Educação Básica, Técnica e Tecnológica, formado pelos arquivos setoriais do Colégio Técnico Industrial de Santa Maria, do Colégio Politécnico da Universidade Federal de Santa Maria e do Colégio Agrícola de Frederico Westphalen.

§ 1º Cada arquivo setorial obedece a estrutura organizacional da UFSM e está subordinado tecnicamente ao Departamento de Arquivo Geral, órgão central do sistema, e administrativamente às unidades a que pertencem.

§ 2º Havendo necessidade funcional ou administrativa, novos Arquivos Setoriais podem ser implantados desde que analisados e aprovados pelo Departamento de Arquivo Geral em comum acordo com o dirigente da unidade/subunidade interessada.

§ 3º Cada arquivo setorial deve constar na estrutura organizacional de sua unidade e, gradativamente, implementar uma infraestrutura básica para a sua instalação e funcionamento, como espaço físico, recursos humanos e materiais.

Art. 23. Consideram-se integrantes do acervo arquivístico da UFSM, todos os documentos, de qualquer tipo, natureza ou suporte, inclusive os digitais, produzidos, recebidos e acumulados no decurso das atividades administrativas, de ensino, pesquisa e extensão da UFSM.

Art. 24. Fica vedada a eliminação de documentos integrantes do patrimônio arquivístico da UFSM sem prévia consulta e aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos — CPAD.

Art. 25. Esta resolução entra em vigor na data de sua assinatura e revoga as disposições em contrário.

GABINETE DO REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, aos dois dias do mês de maio do ano dois mil e doze.