Art. 1º Este regulamento tem por finalidade agregar os periódicos científicos da Instituição e normatizar os procedimentos para criação, funcionamento, estrutura, manutenção e qualificação do Portal de Periódicos Eletrônicos da UFSM.

Art. 2º São objetivos específicos do Portal:

I - dar visibilidade às Revistas Científicas editadas na UFSM promovendo a divulgação científica;

II - incentivar e disseminar a publicação periódica científica da UFSM nacional e internacionalmente em todas as áreas do conhecimento.

III - reunir em um único ambiente todos os periódicos científicos da universidade utilizando o software SEER, do IBICT, promovendo a política do acesso livre;

IV - desenvolver atividades de divulgação da produção periódica e científica da IES e a prática de indexação:

V - promover a institucionalização do portal formalizando políticas de armazenamento, segurança e manutenção dos dados;

VI - elencar as atribuições de cada unidade institucional com relação ao suporte técnico e operacional às revistas; e

VII - capacitar as equipes editorias para que as revistas atinjam padrões de qualidade internacional.

Art. 3º O Portal de Periódicos, pela complexidade, dimensão e abrangência, estrutura-se em: Comitê Executivo, Comitê Editorial, Coordenação do Portal, Suporte Técnico e Editor.

Parágrafo único. Os membros que compõem essa estrutura devem ser obrigatoriamente servidores da UFSM das categorias docente e técnico-administrativo, designados por portaria. O mandato do Comitê Executivo, do Comitê Editorial e da Coordenação do Portal será de dois anos, permitida uma recondução consecutiva por igual período.

Art. 4º O Comitê Executivo é composto pela Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa, Pró-Reitoria de Administração, Pró-Reitoria de Planejamento, Pró-Reitoria de Extensão, Pró-Reitoria de Recursos Humanos e Núcleo de Inovação e Transferência de Tecnologia, por meio de um representante de cada unidade, mais três representantes dos editores, num total de nove membros.

Art. 5º O Comitê é um órgão deliberativo, responsável pela estratégia, evolução e alinhamento do portal à missão, objetivos e plano estratégico da UFSM.

Art. 6º Este Comitê constitui-se como última instância crítica do portal e é autoridade máxima sobre seu conteúdo, estrutura, funcionamento e organização.

Art. 7º Das Responsabilidades do Comitê Executivo

I - alinhar as políticas de desenvolvimento do portal ao plano estratégico da UFSM;

II - prover condições de infraestrutura;

III - avaliar os resultados das ações da Coordenação do Portal;

IV - aprovar ou rejeitar as propostas de intervenção no portal encaminhadas pela Coordenação do Portal;

V - repassar observações apresentadas por Auditoria Interna, propor e requerer soluções à Coordenação do Portal;

VI - criar uma política de recursos humanos especifica para editoração científica;

VII - promover institucionalmente o serviço de editoração eletrônica; e

VIII - viabilizar a manutenção e o aperfeiçoamento do portal.

Art. 8º O Comitê Editorial do Portal de Periódicos é composto por doze membros, sendo um representante de cada unidade a saber, sob a presidência da primeira:

I - Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa (Coordenação da Pós-Graduação):

II - Biblioteca Central (Bibliotecário-Documentalista); e

III - Centros de Ensino (Doutores vinculados a editoração cientifica).

Parágrafo único. Este Comitê é o responsável pelo conteúdo incorporado ao Portal e suas questões. Ao representante da Biblioteca Central caberá a verificação do formato e das normas adotadas pela revista.

Art. 9º São Responsabilidades do Comitê Editorial:

I - atender às deliberações do Comitê Executivo e à Coordenação do Portal;

II - analisar a proposta de inclusão de periódico no Portal e emitir parecer, seguindo os critérios descritos nesta política;

III - emitir relatórios anuais sobre as atividades desenvolvidas no período;

IV - supervisionar as atividades dos periódicos e verificar a concordância com a política estabelecida; e

V - determinar e revisar as políticas de admissão, permanência e exclusão dos periódicos no Portal constantemente, conforme a necessidade de ajustes e alterações.

Parágrafo único. As situações que não foram previstas nesta política serão analisadas por uma comissão específica designada pelo Comitê Editorial.

Art. 10. A Coordenação do Portal é o órgão responsável pelo gerenciamento do Portal, vinculada à Biblioteca Central. Aloca o Suporte Técnico e o Comitê Editorial.

Art. 11. À Coordenação do Portal compete:

I - propor e implantar as políticas de operacionalização, manutenção e desenvolvimento do Portal;

II - apresentar propostas de intervenção no portal ao Comitê Executivo;

III - identificar as demandas dos editores e usuários do Portal;

IV - avaliar as alterações por meio de simulações toda vez que forem realizados os testes de atualização das versões do software SEER;

V - promover anualmente estudos de usuário em todas as instâncias do portal;

VI - encaminhar projetos que visem melhorias no portal;

VII - elaborar projetos para captação de recursos que objetivem o aprimoramento técnico do portal;

VIII - administrar as demandas da evolução tecnológica e de sua arquitetura;

IX - secretariar o Comitê Executivo e o Comitê Editorial e arquivar as atas;

X - incorporar as inovações e iniciativas tecnológicas ao portal;

XI - manter histórico atualizado registrado no portal;

XII - desenvolver, manter, aperfeiçoar e disseminar padrões;

XIII - transmitir ao Comitê Editorial necessidades de conformidade a padrões, práticas e políticas de conteúdo do portal;

XIV - elaborar e manter atualizada a documentação técnica do portal;

XV - emitir relatórios e analisar, em conjunto com o Comitê Executivo, os relatórios de métricas web e análises de uso do portal;

XVI - selecionar e contratar recursos humanos e consultorias em conjunto com o Comitê Executivo;

XVII - proporcionar treinamentos para os novos editores;

XVIII - orientar os novos editores quanto às configurações, expediente, confecção do banner; e

XIX - promover a divulgação do portal.

Art. 12. O Suporte Técnico tem como responsabilidade o apoio aos editores no que se refere à customização, layout e verificação dos acessos e estatística de uso do periódico. A unidade responsável é o Centro de Processamento de Dados (CPD) associado à Biblioteca Central.

Art. 13. São competências do Suporte Técnico:

I - executar a instalação, atualização e manutenção do software SEER (Técnico em TI);

II - elaborar recomendações para melhorias no uso do software SEER;

III - criar para o portal um estilo de representação que expresse a pluralidade das propostas de cada periódico e mantenha uma relação de equivalência na apresentação visual do conjunto;

IV - incluir as revistas no portal e criar sua url institucional;

V - administrar os acessos ao portal por meio de software específico;

VI - verificar as permissões de uso em conformidade com as responsabilidades atribuídas pelo Conselho Editorial do Periódico: e

VII - esclarecer dúvidas de usuários do portal: autores, avaliadores, consumidores, dentre outros.

Art. 14. O Editor é o responsável pela editoração e publicação do periódico no Portal, personalização de seu layout, sem a possibilidade de alterar o código fonte do SEER.

Art. 15. São competências do Editor:

I - atender às deliberações do Comitê Executivo, Comitê Editorial e à Coordenação do Portal;

II - implantar e atender as metas da proposta de criação do periódico;

III - configurar o expediente do periódico;

VI - customizar o layout do periódico;

V - gerenciar as atividades do Conselho Editorial do periódico: e

VI - decidir sobre a politica do periódico.

Art. 16. À reunião do Comitê Executivo será realizada de acordo com a demanda ou no máximo a cada três meses.

Art. 17. A reunião do Comitê Editorial será realizada periodicamente a cada dois meses, sendo que no final de cada ano, haverá uma reunião para avaliação de todos os periódicos e a elaboração de um relatório para averiguar se estão sendo cumpridas as diretrizes estabelecidas para o funcionamento do portal.

Art. 18. A reunião da Coordenação do Portal será realizada a cada mês.

Art. 19. As reuniões acontecerão na Sala de Multimídia da Biblioteca Central e serão convocadas pelos presidentes dos Comitês por correio eletrônico, sendo que todas as reuniões terão ata, que serão arquivadas na Coordenação do Portal e enviadas eletronicamente aos membros que integram a estrutura do Portal.

Art. 20. O Portal de Periódicos hospeda publicações científicas periódicas da UFSM, ou seja, Periódicos vinculados aos programas de pós-graduação, graduação, núcleos de pesquisa e laboratórios reconhecidos oficialmente pela Universidade.

Art. 21. O proponente deve apresentar proposta de inclusão do periódico de acordo com os seguintes critérios:

I - título do periódico e subtítulo, se houver;

II - título abreviado ou sigla; e

III - apresentar uma Política Editorial com:

1. objetivos do periódico;

2. área de concentração, com a maior especificidade possível;

3. público-alvo;

4. formas de apresentação dos trabalhos (artigos, resenhas, entrevistas);

5. critérios de avaliação dos textos;

6. normas a serem utilizadas nos artigos (NBRs 6022. 6023. 6024, 6026, 6028, 10520, 10525, Norma tabular do IBGE ou Estilo Vancouver para a área da Saúde);

7. regras de submissões dos textos (enfatizar a necessidade de artigos originais);

8. comissão editorial com a relação dos editores, com indicação de titulação, vínculo institucional e e-mail;

9. equipe técnica:

10. periodicidade;

11. número mínimo de publicações por fascículo;

12. idiomas;

13. indexadores (lista da sequência de indexações almejadas);

14, políticas de acesso:

15. metas a curto, médio e longo prazos;

16. previsão orçamentária:

17. cronograma de implantação;

18. contrato de cessão de direitos autorais; e

19. definir o Conselho Editorial (relação dos membros, suas titulações, seus vínculos institucionais e e-mail).

Art. 22. À proposta de inclusão do periódico será avaliada inicialmente pela direção do Centro, a qual emitirá seu parecer para posterior encaminhamento ao Comitê Editorial.

Art. 23. O Comitê Editorial receberá a proposta de inclusão e emitirá o parecer de inclusão ou não do periódico no portal.

Art. 24. A recomendação de inclusão, quando acompanhada de ressalvas, é devolvida ao proponente que fará os ajustes necessários e submetê-la novamente para apreciação.

Art. 25 Quando rejeitada, o proponente deve refazer a proposta para que atenda os requisitos ou cancelá-la.

Art. 26. O proponente da proposta aprovada deve encaminhá-la com o parecer assinado pelo Comitê Editorial à Coordenação do Portal para encaminhamento do treinamento na plataforma SEER.

Art. 27. Ao término do treinamento, o periódico será incluído no Portal e o proponente assume a responsabilidade de editor do periódico. Deve então cadastrar as informações apresentadas na proposta aprovada e definir as funções dos membros do periódico e encaminhar as solicitações atribuídas ao suporte técnico.

Art. 28. Os periódicos com menos de dois anos serão encaminhados à incubadora até que se comprovem o cumprimento de sua periodicidade e demais requisitos de inclusão do periódico no portal.

Art. 29. Os periódicos incluídos no Portal, que não atenderem as políticas e requisitos apresentados, receberão acompanhamento e orientações da equipe do Portal por um período de até dois anos, para que sejam realizadas as devidas adequações, sendo que ao final desse período, os periódicos que ainda não preencherem os requisitos serão encaminhados à incubadora até que atendam os critérios vigentes.

Art. 30. O portal almeja visibilidade internacional e adota os critérios do Directory of Open Access Journals (DOAJ) que são:

I - caráter científico: os artigos publicados no periódico devem constituir produto de resultados de pesquisa científica, artigos de revisão, artigos de caráter opinativo e conteúdos de natureza acadêmica:

II - arbitragem cientifica: o periódico científico deve obrigatoriamente utilizar o processo de avaliação pelos pares. É indicado que o periódico possua avaliadores externos, ou seja, pesquisadores provenientes de diferentes instituições do país e do exterior. Os artigos submetidos ao periódico devem obrigatoriamente ser avaliados pelos pares em sistema duplo cego. Os critérios de avaliação devem estar especificados na página do periódico;

III - periodicidade regular: o periódico deve cumprir regularmente a periodicidade de publicação mencionada no periódico;

IV - comitê editorial: o periódico deve obrigatoriamente dispor de comitê editorial multi-institucional de representatividade na área e incluído no expediente do periódico;

V - o artigo deve ter resumo, palavras-chave, título em inglês e key-words;

VI - a instituição responsável pela edição deve estar identificada na página do periódico;

VII - o periódico deve possuir obrigatoriamente ISSN eletrônico;

VIII - normalização: o periódico deve especificar normas de apresentação dos artigos científicos, incluindo as regras para as referências bibliográficas. Os artigos devem apresentar claramente a origem institucional dos autores e endereço de correio eletrônico;

IX - o periódico deve disponibilizar instruções de submissão de texto para os autores e de avaliação aos avaliadores:

X - o periódico deve deixar explícitos os critérios de avaliação dos artigos; e

XI - caso os metadados do artigo sejam preenchidos pelo próprio autor, recomenda-se que sejam revisados e completados antes da publicação.

Art. 31. A exclusão, permanente ou temporária, de um periódico do Portal será realizada após parecer do Comitê Editorial.

Art. 32. Em caso de identificação de inconformidade com os critérios estabelecidos, o periódico passará para o servidor da Incubadora de Periódicos, onde receberá assessoria adicional quanto aos aspectos a serem melhorados.

Art. 33. O editor do periódico, cuja publicação foi interrompida ou cancelada, deve comunicar oficialmente à Coordenação do Portal para os encaminhamentos de exclusão e realocação em outro repositório.

Art. 34. O objetivo desta iniciativa é apoiar e estimular a construção, manutenção e recuperação de revistas científicas de acesso livre geradas na universidade. A UFSM ao criar esse espaço vislumbra não apenas estimular o surgimento de novas revistas eletrônicas, mas principalmente possibilitar a criação de oportunidades para a sustentabilidade de revistas científicas existentes. especialmente aquelas somente impressas ou que não usam a plataforma SEER.

Art. 35. Algumas revistas científicas apresentam dificuldades de sustentabilidade, devido em parte por seus altos custos e também por sua pouca visibilidade, sendo que por esse motivo, a incubadora está destinada àquelas áreas e unidades que não possuem, no momento, condições técnicas e tecnológicas para a criação de uma revista que atenda aos critérios do portal de periódicos da instituição, sendo necessário um tempo de maturação neste ambiente para seu desenvolvimento e consolidação.

Art. 36. As políticas de hospedagem desta incubadora seguem as políticas gerais adotadas pelo IBICT para a INSEER (Incubadora de Revistas no SEER), a saber:

Art. 37. Serão hospedadas somente revistas de conteúdo científico e de acesso livre.

Art. 38. A solicitação de hospedagem de uma revista deverá ser realizada mediante a submissão de um projeto editorial à Coordenação do Portal.

Art. 39. O Comitê Editorial do Portal, responsável também pela incubadora, analisará e homologará todos os projetos de revistas a serem incluídas, sendo que esse Comitê Editorial terá autonomia e suas decisões serão soberanas quanto ao ingresso, permanência e exclusão das revistas na incubadora.

Art. 40. A duração da hospedagem da revista será de dois anos, sendo que o Comitê Editorial se reserva o direito de ampliar o prazo de hospedagem da(s) revista(s) de uma determinada unidade, mediante análise da solicitação, sem que isso venha a se tornar uma regra geral da incubadora.

Art. 41. São requisitos para inclusão:

I - dispor de um Conselho Editorial que se responsabilize pelas políticas e qualidade científica da revista; os membros deste Conselho deverão ser identificados na sua titulação e vinculação institucional;

II - indicar um Editor Cientifico, reconhecido na área de atuação da revista, por seus méritos científicos, acadêmicos e profissionais, que ficará à frente de toda a política editorial da revista. O seu nome deverá constar no sistema, na página “Sobre” da revista;

III - realizar avaliações pelos pares. A avaliação deverá ser realizada por especialistas na área(s) de conhecimento da revista, de comprovada atuação científica e/ou profissional, adotando o sistema de avaliação “cega”, prática internacional;

IV - garantir que os integrantes do Conselho Editorial e os Avaliadores sejam predominantemente e preferencialmente de outras instituições, nacionais e estrangeiras, diferentes da instituição editora, de forma a evitar endogenia na definição das políticas das revistas e na avaliação dos artigos submetidos à publicação;

V - providenciar, tão logo seja lançada, a revista o seu respectivo ISSN;

VI - adotar padrões documentais nacionais ou internacionais (ABNT, Vancouver, APA e outros) que assegurem consistência editorial, tais como: referências bibliográficas, citações bibliográficas, resumo, descritores, dados de afiliação, etc.;

VII - adotar periodicidade regular e zelar pelo seu cumprimento;

VIII - dispor de uma Equipe Editorial que se responsabilize pelo gerenciamento da revista, o que inclui revisão, normalização, tradução, projeto gráfico etc., cuja estrutura e tamanho dependerá da disponibilidade de cada revista;

IX - contar com uma equipe técnica de apoio às ações relacionadas com a área de informática; e

X - a UFSM se reservará o direito de deixar de hospedar uma revista quando esta descumprir qualquer dos critérios mínimos de qualidade, segundo a avaliação do conselho científico da incubadora.

Art. 42. A Equipe Editorial da revista ficará responsável por todo o gerenciamento de seu conteúdo, assim como se responsabilizará pela personalização do layout da revista. Não haverá a possibilidade de realização de alterações que requeiram qualquer modificação no código fonte do sistema.

Art. 43. O Suporte Técnico/CPD, regularmente, realizará a atualização do sistema das revistas hospedadas na incubadora.

Art. 44. Caberá ao Suporte Técnico/PCD e aos editores das revistas a responsabilidade pela preservação dos dados armazenados na incubadora concernentes ao conteúdo das revistas.

Art. 45. Será de responsabilidade da Coordenação do Portal/Suporte Técnico a realização de suporte informático quando este se referir ao funcionamento do sistema.

Art. 46. A UFSM não deverá ser responsabilizada pelos problemas de acesso decorrentes do mau funcionamento de sua própria infraestrutura tecnológica.

Art. 47. A UFSM se reservará o direito de recusar a hospedagem de revistas quando a sua capacidade tecnológica prevista para tal fim atingir o seu limite.

Art. 48. O Programa Especial de Incentivo às Revistas Científicas - Pró-Revistas é responsável pela concessão de auxílio para apoio às atividades de publicação de periódicos científicos editados pela UFSM, visando o gerenciamento digital (“on line”) e a qualificação e consolidação dos mesmos no cenário nacional e internacional. O recurso é concedido às propostas de editores que atenderem a todos os requisitos do edital específico para este fim.

Art. 49. Os recursos disponibilizados pelo programa dividem-se em custeio (material de consumo, serviços de terceiros), bolsas e recursos com material permanente.

Art. 50. Este programa não financia diárias e passagens, pagamento de salários ou complementação salarial de qualquer natureza.

Art. 51. A vigência desta política inicia na data de sua publicação.