O PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA considerando o que consta na Resolução N. 058, de 18 de julho de 1979:

- a Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, de 05 de outubro de 1988;

- a Lei n° 8.112, de 11 de dezembro de 1990, que dispõe sobre o regime jurídico dos servidores públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais;

- a Lei n° 9.394, de 20 de dezembro de 1996, que estabelece as diretrizes e bases da educação nacional e suas alterações;

- a Lei n° 9.610, de 19 de fevereiro de 1998, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências;

- a Lei Complementar n° 95, de 26 de fevereiro de 1998, que dispõe sobre a elaboração, a redação, a alteração e a consolidação das leis, conforme determina o Parágrafo Único do Art. 59 da Constituição Federal, e estabelece normas para a consolidação dos atos normativos que menciona;

- o Decreto n° 9.191, de 1º de novembro de 2017, que estabelece as normas e as diretrizes para elaboração, redação, alteração, consolidação e encaminhamento de propostas de atos normativos ao Presidente da República pelos Ministros de Estado;

- o Decreto n° 10.139, de 28 de novembro de 2019, que dispõe sobre a revisão e a consolidação de atos normativos inferiores a decreto;

- o Estatuto da Universidade Federal de Santa Maria com as adequações aprovadas pela Resolução UFSM n° 037, de 30 de novembro de 2010, aprovado pela Portaria n° 156, de 12 de março de 2014, e publicado no Diário Oficial da União em 13 de março de 2014;

- o Regimento Geral da UFSM, disposto na Resolução UFSM n° 006, de 28 de abril de 2011, atualizado pela Resolução UFSM n° 016, de 02 de julho de 2019;

- a Resolução UFSM n° 036, 11 de outubro de 2016, que estabelece normas, no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria, para a documentação oficial gerada pela Instituição e sore o uso adequado da sua identidade visual, e revoga a Resolução N. 012/2006;

- a Resolução UFSM n° 005, de 16 de abril de 2018, que aprova a Política de Comunicação da Universidade Federal de Santa Maria, e seu respectivo anexo;

- a Resolução UFSM n° 012, 1º de julho de 2019, dispõe sobre a política de preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais da UFSM;

- a Resolução UFSM n° 054, de 1º de junho de 2021, que regulamenta a proposição e a emissão de Atos Normativos no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria;

- o Manual de Dissertações e Teses (MDT/UFSM);

- o embasamento teórico que consta no livro SISTEMAS, ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS: Uma Abordagem Gerencial, de Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira, 2021; e,

- o que consta no Processo N. 23081.163517/2023-56.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Estabelecer procedimentos para formalização de Manuais Institucionais Administrativos enquanto anexos de Atos Normativos no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM).

Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, define-se manual institucional administrativo como o conjunto de procedimentos, instruções e/ou orientações que devem ser cumpridas pelas unidades administrativas da UFSM e/ou responsáveis às quais o instrumento se dirige, considerando as normativas vigentes.

Parágrafo único. Os manuais restringem-se ao modo e à forma de execução de determinado serviço público, não devendo se constituir em inovação de normatização ou regramento, os quais devem ser objeto de ato normativo (Resolução ou Portaria Normativa), nos termos da Resolução UFSM n° 054/2021.

Art. 3º Todo Manual Institucional Administrativo expedido no âmbito da UFSM deve ser proposto por meio de Ato Normativo.

Parágrafo único. Podem emitir os referidos manuais as autoridades competentes para a emissão de cada tipo de ato normativo, nos termos da Resolução UFSM n° 054/2021.

CAPÍTULO II

DA ESTRUTURA DOS MANUAIS

Art. 4º São componentes da estrutura dos manuais institucionais administrativos, nesta ordem:

I - capa, contendo:

a) Nome e marca da instituição, conforme Guia de Identidade Visual da UFSM;

b) nome da unidade administrativa emissora do ato normativo que deu origem ao manual;

c) título do manual;

d) cidade, mês e ano de emissão; e,

e) versão, indicada em número arábico.

II - ficha catalográfica, a critério da autoridade competente para emissão do ato normativo que der origem ao manual;

III - sumário, com indicação do assunto e número da página onde se encontra o conteúdo;

IV - apresentação, dirigida ao público alvo ao manual, destacando a importância de seu cumprimento;

V - instruções para uso, contendo:

a) explicação sobre a disposição do conteúdo;

b) os princípios em que se baseia sua estrutura;

c) a utilização dos anexos e apêndices, se houver; e,

d) a forma de atualizações e modificações que podem ser efetuadas.

VI - conteúdo, o qual consiste no texto central, contendo informações e instruções específicas para orientar e explicar como realizar uma tarefa ou atividade;

VII - apêndice ou anexo, se necessário;

VIII - glossário, se necessário; e,

IX - referencial bibliográfico, conforme Manual de Dissertações e Teses (MDT/UFSM).

§ 1º Nos casos em que se opte pela inclusão do inciso II, a unidade deverá solicitar a emissão da ficha catalográfica à Biblioteca Central da UFSM, obedecendo a critérios definidos pela mesma.

§ 2º A apresentação mencionada no inciso IV deve ser realizada pela autoridade competente para emissão do ato normativo que originar o documento.

§ 3º Nos apêndices ou anexos podem ser colocados formulários, fluxogramas, tabelas, gráficos, dentre outros, que se julgue que não devam constar da parte do conteúdo do manual, para facilitar a compreensão.

§ 4º O Glossário, previsto no inciso VIII, consiste em espécie de dicionário de termos técnicos utilizados no manual, e deve ser disposto em ordem alfabética.

CAPÍTULO III

DA FORMATAÇÃO DOS MANUAIS

Art. 5º Deve ser utilizada uma única fonte de letra para todo documento, as quais podem ser Times New Roman, Arial ou Calibri.

I - para a capa do documento, art. 4º, inciso I, deverá ser utilizada a fonte tamanho 14:

a) caixa alta para o que consta nas alíneas a, b e c.

II - para os demais itens da estrutura dos manuais, constantes no art. 4º, incisos II a IX, deve ser utilizada a fonte tamanho 12.

Art. 6º As margens para todas as páginas do manual, as quais abrangem toda estrutura apresentada no art. 4º, devem ser as seguintes:

I - esquerda: 3 (três) cm;

II - direita: 2 (dois) cm;

III - superior: 3 (três) cm; e,

IV - inferior: 2 cm (dois).

Art. 7º Todo texto do documento deverá ser estruturado em seções e subseções, considerando suas relações e inter-relações, sendo seus títulos, nesta ordem, representados por:

I - letras maiúsculas em negrito, corresponde ao mais alto nível tipográfico, utilizado para seções primárias;

II - letras maiúsculas, utilizando para seções secundárias;

III - letras minúsculas em negrito, utilizado para seções terciárias;

IV - letras minúsculas, utilizado para seções quaternárias; e,

V - letras minúsculas em itálico, utilizado para seções quinárias.

§ 1º Deve ser utilizado espaçamento 1,5 (um vírgula cinco) entre linhas, 0 (zero) pt/sem pontos entre parágrafos, e alinhamento justificado.

§ 2º Deve ser acrescida uma linha em branco após cada título de tópico e ao final de cada tópico.

Art. 8º A paginação deve ser indicada em algarismos arábicos, fonte tamanho 10, no canto superior direito.

Prágrafo único. A contagem inicia e deve ficar visível a partir do sumário, ou da ficha catalográfica, quando houver.

Art. 9º A forma de apresentação de tabelas, gráficos, fluxogramas, figuras, fotos, dentre outros recursos visuais, devem seguir as normas do MDT/UFSM, não sendo necessário gerar lista de tabelas, gráficos, figuras e congêneres.

§ 1º A utilização dos recursos visuais deverá respeitar a autoria e o direito de imagem, conforme orientações previstas na Lei n° 9.610/98, que consolida a legislação sobre os direitos autorais.

§ 2º Recomenda-se a utilização de recursos visuais que foram produzidos exclusivamente para o material específico e/ou que tenham sido cedidas para este fim, ou ainda que pertençam à repositórios de uso livre.

Art. 10. Citações devem seguir as normas MDT/UFSM.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. A cada atualização de manual, deverá ser indicada a nova versão e data na capa do documento, não sendo necessária a emissão de novo ato normativo.

Parágrafo único. As atualizações devem ser indicadas no corpo do documento pontualmente.

Art. 12. As unidades deverão observar para fins de divulgação e disseminação social, os parâmetros do Guia de Identidade Visual da UFSM na produção de documentos institucionais.

Parágrafo único. Para fins de otimização das rotinas institucionais e padronização documental, será disponibilizado um modelo de manual institucional em formato editável, que atenda aos requisitos mínimos de padronização, na página virtual da Coordenadoria de Planejamento Administrativo da Pró-Reitoria de Planejamento (COPLAD/PROPLAN).

Art. 13. Esta Instrução Normativa entra em vigor em 02 de janeiro de 2024, por se tratar de urgência justificada no expediente administrativo, de acordo com o que prevê o Artigo 4º do Decreto n° 10.139, de 28 de novembro de 2019.

Parágrafo único. Havendo qualquer modificação legislativa, ou ainda, advindo qualquer situação legal que impacte na legalidade da presente Instrução Normativa, a mesma se aplica de imediato.