A DIRETORA DO DEPARTAMENTO DE ARQUIVO GERAL (DAG), nomeada pela Portaria de Pessoal UFSM N. 1.143, de 02 de julho de 2021, no uso de suas atribuições legais e considerando:

- a necessidade de orientar o processo de eliminação de documentos institucionais no âmbito do Sistema de Arquivos da UFSM;

- o Decreto-Lei N. 2.848, de 07 de dezembro de 1940, que estabelece o Código Penal, em seu Art. 314, estabelece pena de reclusão para o ato de “extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão do cargo; sonegá-lo ou utilizá-lo, total ou parcialmente”;

- a Constituição Federal de 1988, no § 2º do Art. 216, dispõe que cabe à administração pública a gestão da documentação governamental;

- a Lei N. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e o Decreto N. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, o qual regulamenta a Lei;

- a Lei N. 9.394, de 20 de dezembro de 1996, que estabelece as diretrizes e bases da educação nacional;

- a Lei N. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, o Art. 62, o qual dispõe que é crime destruir, inutilizar e deteriorar documentos de arquivo, protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial, e estabelece as sanções penais dele decorrentes;

- o Decreto N. 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

- Decreto N. 6.514, de 22 de julho de 2008, que dispõe sobre as infrações e sanções administrativas ao meio ambiente, estabelece o processo administrativo federal para apuração destas infrações, e dá outras providências, nos incisos I e II do Art. 72, dispõe sobre destruir, inutilizar ou deteriorar bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial, ou arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial;

- o Decreto N. 10.139, de 28 de novembro de 2019, que dispõe sobre a revisão e a consolidação de atos normativos inferiores a decreto;

- o Decreto N. 10.148, de 02 de dezembro de 2019, que Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos;

- a Portaria N. 92, do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, que aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), ficando a cargo das IFES dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos;

- a Portaria MEC N. 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que no Art. 1º, dispõe sobre a aplicação às Instituições de Educação Superior (IES) todas as normas constantes no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES);

- a Resolução N. 44, de 14 de fevereiro de 2020, que dá nova redação aos Artigos 1º, 2º e 3º e respectivos anexos 1, 2 e 3 da Resolução N. 40, de 09 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR;

- a Portaria N. 47 do Arquivo Nacional, de 14 de fevereiro de 2020, que dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal;

- o Estatuto da Universidade Federal de Santa Maria com as adequações aprovadas pela Resolução UFSM N. 037, de 30 de novembro de 2010, aprovado pela Portaria N. 156, de 12 de março de 2014, e publicado no Diário Oficial da União em 13 de março de 2014;

-o Regimento da UFSM, disposto na Resolução UFSM N. 006, de 28 de abril de 2011, atualizado pela Resolução UFSM N. 016, de 02 de julho de 2019;

- Resolução UFSM N. 052, de 31 de maio de 2021, que dispõe sobre a normatização da política de gestão arquivística na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), estabelece a organização e o funcionamento do Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria (Siarq-UFSM) e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG); e,

- a Resolução UFSM N. 054, de 1º de junho de 2021, que regulamenta a proposição e a emissão de Atos Normativos no âmbito da Universidade Federal de Santa Maria.

RESOLVE:

Art. 1º Normatizar o processo de eliminação de documentos institucionais e padronizar os procedimentos para o preenchimento e envio das Listagens de Eliminação de Documentos no âmbito do Sistema de Arquivos da UFSM.

Parágrafo único. A Listagem de Eliminação de Documentos constitui-se em um instrumento legal que possui os registros de informações sobre os documentos cuja eliminação é autorizada pelas autoridades competentes.

Art. 2º Aplica-se no âmbito da UFSM o modelo da Listagem de Eliminação de Documentos (LED), bem como as Instruções Gerais para Preenchimento da LED, disponíveis no site do DAG.

Art. 3º A Listagem de Eliminação de Documentos deverá ser elaborada pelo arquivista responsável pela Assessoria Arquivística nas unidades da instituição, após a devida identificação e classificação dos tipos documentais em conformidade com o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da UFSM, disponível no Portal Documentos da UFSM.

Art. 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG), regulamentada pela Resolução UFSM N. 052/2021, é responsável por acompanhar e supervisionar a aplicação das normas legais vigentes de eliminação de documentos, bem como submeter às listagens de eliminação de documentos para apreciação e aprovação das autoridades competentes, atendendo ao que dispõe o Decreto n° 10.148, de 2019.

Parágrafo único. A eliminação de documentos públicos sem passar pelos procedimentos legais é crime punível com reclusão de um a quatro anos, caso o fato não constitua crime mais grave, conforme dispõe o art. 314 do Código Penal Brasileiro, instituído pelo Decreto-Lei nº 2.848, de 1940.

Art. 5º A eliminação de documentos no âmbito das unidades da UFSM ocorrerá mediante instrução de um processo administrativo de eliminação de documentos conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.

Art. 6º O processo de eliminação de documentos ocorrerá por meio da Plataforma PEN-SIE e será constituído pelos seguintes documentos:

I - Listagem de Eliminação de Documentos;

II - Ata da reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos que aprovou a eliminação dos documentos registrados na Listagem de Eliminação;

III - Comprovantes de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União quando da eliminação de documentos que envolvem transações financeiras e dependem da aprovação de contas;

IV - Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que deverá ser publicado no DOU, conforme Art. 3º da Resolução N. 044, de 2020 do Conselho Nacional de Arquivos;

V - Extrato de edital publicado no DOU; e

VI - Termo de Eliminação de Documentos, que deverá ser enviado ao Arquivo Nacional, conforme Art. 4° da Resolução N. 40, de 2014 do Conselho Nacional de Arquivos.

Art. 7º A unidade cujos documentos pretende-se eliminar deverá instruir, por meio da plataforma PEN-SIE, o “Processo de Eliminação de Documentos” contendo a Listagem de Eliminação de Documentos elaborada nos termos do art. 3° desta Instrução Normativa.

Art. 8º A Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais (DATAS), responsável pela assessoria arquivísticas das unidades da UFSM, realizará a análise da Listagem de Eliminação de Documentos e, estando em conformidade com o art. 3 desta Instrução Normativa, encaminhará para apreciação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).

Art. 9º A Listagem de Eliminação de Documentos da respectiva unidade será apreciada em reunião convocada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) que deverá registrar sua aprovação em Ata, a ser anexada ao processo.

Art. 10 Após a aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), o processo deverá ser encaminhado para coleta de assinatura eletrônica na Listagem de Eliminação Documentos para o(a) presidente da Comissão, o(a) arquivista responsável pela seleção dos documentos, o(a) diretor(a) da respectiva unidade e para o(a) reitor(a).

Art. 11 Caso a eliminação seja autorizada, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) deverá elaborar e publicar no Diário Oficial da União (DOU) o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, estipulando o prazo de 30 dias para que possíveis interessados possam solicitar cópias ou a retirada de documentos a serem eliminados.

Art. 12 Os documentos a serem eliminados deverão ser acondicionadas em caixas-arquivo, devidamente identificadas de acordo com o Modelo de espelho e a Listagem para conferência dos documentos a serem eliminados, disponíveis no site do DAG, os quais serão vistoriadas pela Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais (DATAS) mediante agendamento prévio.

§1º A unidade também poderá solicitar o encaminhamento dos documentos a serem eliminados à Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais (DATAS), mediante disponibilidade.

§2º Se constatada qualquer irregularidade, o processo de eliminação será devolvido para a respectiva unidade para regularização.

Art. 13 O ato de eliminação será realizado por meio de fragmentação mecânica -desmagnetização ou reformatação em caso de suportes eletrônicos -sob a supervisão de um responsável designado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, registrando o ato no Termo de Eliminação de Documentos, a ser anexado pela CPAD ao processo de eliminação, e publicado no site do DAG, bem como encaminhado uma cópia para ciência de que a eliminação foi efetivada ao Arquivo Nacional.

Parágrafo único. O Termo de eliminação deverá ser assinado pelo responsável designado para supervisionar a eliminação dos documentos e pelo presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Art. 14 Em qualquer etapa, se constatada qualquer inconformidade, a Listagem de Eliminação de Documentos deverá ser submetida novamente para apreciação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Art. 15 Esta Instrução Normativa entra em vigor em 1º de outubro de 2021, de acordo com o que prevê o Artigo 4º do Decreto N. 10.139, de 28 de novembro de 2019.

Parágrafo único. Havendo qualquer modificação legislativa, ou ainda, havendo qualquer situação legal que impacte na legalidade da presente Instrução Normativa, a mesma se aplica de imediato.

Rita Medianeira Ilha

Diretora do DAG

Este texto não substitui o documento original, publicado no Portal de Documentos em 28 de setembro de 2021. Disponível em: https://portal.ufsm.br/documentos/publico/documento.html?id=13756527