O Almoxarifado Central é responsável pelo armazenamento e distribuição de materiais de consumo essenciais para as atividades acadêmicas e administrativas da UFSM. Também cabe a esta unidade a recepção e conferência dos produtos adquiridos pelos departamentos e subunidades.
Sob a responsabilidade do DEMAPA, o Almoxarifado Central solicita, por meio de licitação, a aquisição de itens de uso regular. Após a licitação, a Divisão de Almoxarifado Central efetua o empenho em grande quantidade para formar estoque e garantir atendimento ágil às subunidades.
Passo a Passo
Após a definição do item desejado e a verificação de saldo disponível, o solicitante deverá encaminhar a Subdivisão de Projetos, via e-mail (projetos.ccsh@ufsm.br), as seguintes informações: códigos dos itens, quantidades, edital , número do projeto contemplado e nome do responsável Conforme modelo abaixo:
consulta aos itens disponíveis em estoque pode ser feita no link abaixo
No momento da entrega, a subunidade deverá conferir os itens e as quantidades recebidas. Caso haja divergência em relação à requisição, deverá notificar o Almoxarifado Central para serem realizadas as correções necessárias.
Conforme a Resolução 176/2024/UFSM as referidas bolsas serão destinadas a viabilizar a participação dos(as) estudantes em eventos regionais, nacionais e internacionais, não superiores a 1 (um) mês, desde que comprovado previamente o aceite de apresentação de trabalho ou convite para participar de atividades, bem como convite ou comprovação de participação em eventos por meio de equipes, grupos de estudos e organização de eventos.
Haverá a necessidade de prestação de contas das despesas executadas, por meio de apresentação de atestados ou certificados a serem enviados para a subdivisão de projetos, sendo que a não entrega implicará ação administrativa interna e a devolução dos valores concedidos.
Limites de valores
Tipo de Evento | Limite da Bolsa |
Regionais | Até 0,5 salário mínimo |
Nacionais | Até 1,5 salários mínimos |
Internacionais | Até 2,5 salários mínimos |
Salário mínimo considerado: exercício anterior (2024).
Passo a Passo
O (A) Aluno (a) preenche e assina o formulário de solicitação de bolsa formação conforme modelo disponível no site e envia ao seu responsável pela bolsa.
O contemplado pelo edital envia o formulário para o e-mail da Subdivisão de Projetos (projetos.ccsh@ufsm.br) autorizando a utilização do recurso para esta finalidade e informando qual o Edital foi contemplado;
A Subdivisão de Projetos analisa a documentação e o saldo a fim de verificar se o trâmite está em conformidade, em caso positivo o Setor providência o lançamento da lista SIE, lista SIAFI, documento de recepção e a abertura do processo de pagamento de bolsas, que será remetido ao Departamento de Contabilidade e Finanças;
Prestação de Contas
Até o fim do período de vigência do edital o Coordenador contemplado deve enviar o certificado de participação do aluno à Subdivisão de projetos. Se não realizou a prestação de contas, a Subdivisão emite uma Guia de Recolhimento da União (GRU) em nome do aluno e envia para devolução de valores.
O Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP) é uma plataforma online obrigatória para o planejamento e a execução de deslocamentos a serviço, tanto no Brasil quanto no exterior, para servidores dos órgãos e entidades da Administração Direta, Autárquica e Fundacional do Governo Federal.
Conforme o artigo 2º da Portaria UFSM Nº 97.572/20, todas as viagens no interesse da Administração da Universidade Federal de Santa Maria devem ser registradas no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP), inclusive nos casos de afastamento sem ônus ou com ônus limitado.
Passo a Passo
Tanto as solicitações de afastamento nacional quanto internacional devem ser registradas no Portal de Recursos Humanos (Afastamento Eventual – PROGEP) com, no mínimo, 30 dias de antecedência. O afastamento é documento obrigatório para Registro da Viagem no SCDP e deve ser encaminhado na solicitação;
O pedido de concessão de diárias e passagens deve ser feito por meio do Formulário de Solicitação de Viagens e Passagens, enviado por e-mail (projetos.ccsh@ufsm.br)
Enviar os documentos comprobatórios do evento , localidade, datas e horários (como convite, convocação, carta de aceite, programação do evento, inscrição, folder, panfleto);
Prazos para solicitar concessão de diárias:
Evento | Prazos |
Solicitação de afastamento no Portal do Servidor (território nacional e para fora do país). | 30 dias antes do início da viagem. |
Encaminhamento do formulário sem a emissão de bilhetes aéreos. | 5 dias antes do início da viagem. |
IMPORTANTE:
Não será permitido o encaminhamento de viagens no SCDP caso haja pendências de prestação de contas;
Solicitações de deslocamento que começam na sexta-feira, ou que incluam sábados, domingos e feriados, devem ser devidamente justificadas, demonstrando a finalidade estritamente pública da viagem.
Prestação de Contas
Até o fim do período de vigência do edital o Coordenador contemplado deve enviar os seguintes documentos:
- Relatório de viagem ( Modelo viagem INTERNACIONAL ) (Modelo viagem NACIONAL);
- Documento que comprove participação no evento (certificado, atestado, declaração, etc.).
- Comprovante de alimentação ou hospedagem (nota fiscal ou cupom fiscal de restaurante ou hotel)
Visando atender às demandas administrativas relativas aos itens submetidos ao processo licitatório, a UFSM disponibiliza acesso para consulta por meio do Sistema de Registro de Preços.
Todos os itens licitados pela UFSM estão disponíveis para consulta na página do Departamento de Material e Patrimônio, acessível por meio do link abaixo:
Passo a Passo
Após a definição do item desejado e a verificação de saldo suficiente através de comunicação com a Subdivisão de projetos, o solicitante deverá encaminhar ao setor, por meio de e-mail (projetos.ccsh@ufsm.br), as seguintes informações: item, número do registro de preço, quantidade e cor (caso haja opções).
IMPORTANTE
Após o recebimento do empenho SIAFI, o fornecedor terá um prazo de 30 dias para a execução do serviço ou entrega do material. Caso esse prazo não seja atendido, deve-se informar o DEMAPA, que notificará o fornecedor e, caso não haja resolução, poderá ser instaurado um processo administrativo contra o fornecedor.
Os editais que permitem a aquisição de serviços de terceiros e que exigem empenho, não permitem a aquisição de materiais permanentes (ex.: televisão, cadeiras, mesas, computadores, tablets..etc)
A Gráfica da Universidade tem como finalidade principal o atendimento de serviços de impressão gráfica de toda a UFSM e seus campi tais como: serviço de impressão de livros, revistas, jornais, cartazes, folders, convites em geral, cadernos didáticos, capas diversas, cartões de visitas e banners.
Passo a Passo
Com o arquivo finalizado e salvo em PDF ou Corel Draw envie-o por e-mail ou presencialmente à gráfica para efetuar o orçamento. (imprensauniversitaria@ufsm.br )
Após verificação do arquivo pelo técnico, será realizado o orçamento.
Após realizado o orçamento, o requerente deve pedir autorização de impressão para a Subdivisão de projetos por e-mail ou presencialmente e logo após retornar à gráfica para dar início ao processo de confecção do material.
IMPORTANTE
O contemplado deve utilizar o recurso durante a vigência do edital.
Poderá ser concedido a Docentes e TAEs um auxílio financeiro para participação em eventos como: congressos, cursos, seminários, jornadas, etc. Bem como para custear taxas de publicação de artigos e outros através de recursos de Editais.
Para pedidos de PAGAMENTO a abertura do processo eletrônico deverá ocorrer antes ou durante a data do evento.
Para solicitações após o evento deve-se solicitar RESTITUIÇÃO na abertura do PEN .
Passo a Passo
Taxas de Inscrição: Abrir o PEN ; Inserir o formulário específico – Pagamento ou Restituição (preenchido e com assinatura eletrônica); Inserir Cópia do programa do evento ou folder, constando o local, nome do curso, período e o valor a ser pago; Tramitar para chefia imediata . Caso o pedido seja autorizado, a Chefia/Coordenador deverá encaminhar o PEN ao Subdivisão de Projetos – CCSH para providenciar o empenho.
Taxas de Publicação: Abrir o PEN correspondente “processo de pagamento de taxa de publicação…” ou “processo de restituição de taxa de publicação…”, preencher o formulário “Requerimento de Pagamento de Taxa de PUBLICAÇÃO (assinar e inserir ao processo), na sequência, também deverão ser inseridos os seguintes documentos ao processo eletrônico:
– Cópia do folder do evento ou documento da revista/jornal/livro que será publicado o artigo e cópia do artigo;
– Recibo ou Nota Fiscal que comprove o pagamento (obrigatório para os casos em que o processo seja de restituição).
Prestação de Contas
As Prestações de Contas das Taxas de Inscrição devem ser realizadas no Processo Eletrônico Nacional (PEN) no prazo máximo de 15 dias do término do evento.
São documentos comprobatórios nas Prestações de Contas:
- Taxa de Inscrição: a cópia do certificado de participação, o recibo original ou nota fiscal em nome da UFSM, onde deverá constar sempre que possível, o CNPJ da entidade promotora do evento;
- Taxas de Publicação: São documentos comprobatórios nas Prestações de Contas de Taxa de Publicação: o Recibo ou Nota Fiscal Eletrônica em nome da UFSM, onde deverá constar, sempre que possível, o CNPJ da entidade promotora e certificado, quando o proposto tiver participado do evento no qual foi solicitado o pagamento da Taxa de Publicação.
Nos processos de Taxas de Inscrição ou de Taxas de Publicação, os documentos deverão ser anexados ao processo e tramitados para a Seção de Contabilidade do Departamento de Contabilidade e Finanças para conferências e arquivamento do processo.
Ressaltamos que devido aos trâmites obrigatórios para pagamento/ressarcimento de taxas, não podemos confirmar o dia exato do depósito da mesma, haja vista, essa etapa não ser realizada em nosso setor.
O Núcleo de Transporte da UFSM pode ser utilizado para transporte de alunos, docentes e TAES com recursos de editais de extensão para deslocamentos municipais e intermunicipais desde que previsto no planejamento do projeto e que o edital permita tal despesa.
Passo a Passo
As solicitações de transporte deverão ser encaminhadas através do PEN-SIE, com abertura do processo tipo “Solicitação de transporte para deslocamento de pessoal – Interno/Santa Maria (042.911)” ou “Solicitação de transporte para viagem de pessoal – Fora da Sede (042.911)”.
