A equipe do DAG e do CPD estão realizando reuniões semanais com vistas às adequações e otimização de funcionalidades necessárias no sistema informatizado (SIE) para atender as Portarias Interministeriais MJ/MP n. 2.320/2014 – que institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal – e  a n. 2.321/2014 – que estabelece uma nova sistemática para o uso do Número Único de Protocolo (NUP), que entrarão em vigor em janeiro de 2016.

Destacam-se alguns procedimentos já definidos pela equipe como o uso da aplicação de registro de processos externos, identificação dos documentos avulsos no SIE que devem receber NUP, quais os que não receberão NUP, bem como outras funcionalidades e configurações técnicas para o envio de documentos ao Sistema Integrado de Protocolo da Administração Pública Federal.

 A sistemática de reuniões semanais objetiva  integrar a equipe no desenvolvimento das atividades, bem como planejar antecipadamente as ações e a implementação das  normativas de forma  segura, confiável  e  com o mínimo de riscos possíveis.

Outra questão fundamental para o DAG é a adequação no SIE do plano/código de classificação dos documentos institucionais conforme instrumentos técnicos de gestão arquivística aprovados pelo Arquivo Nacional e obrigatório para uso das Instituições Federais de Ensino Superior. A partir de 1º de janeiro de 2016, além do novo NUP para os processos e documentos avulsos deverá ser adotada a nova classificação para os documentos institucionais.

A equipe é representada pela Diretora do Departamento de Arquivo Geral, Dione Calil Gomes, pelo Diretor da Divisão de Protocolo, Cleber Domingos Trindade da Rosa, pelas arquivistas Rosilaine Zoch Bello, Neiva Pavezi e Daiane Regina Segabinazzi Pradebon e pelos analistas de tecnologia da informação Marcelo Lopes Kroth e Gustavo Zanini Kantorski.