No âmbito da APF existem diferentes sistemas de protocolo utilizados pelos órgãos e entidades, para registrar o trâmite dos documentos, avulsos ou processos, assim como diferentes serviços ofertados para a consulta destas informações. Para o cidadão, o acesso a essas informações depende, ainda, da efetiva implementação da Lei de Acesso à Informação. A Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014 institui o Sistema Protocolo Integrado (PI) no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e permite que o acesso seja realizado em um único sistema, independentemente de qual órgão ou entidade tenha originado e esteja tramitando. Por outro lado, há os casos onde os processos ou documentos avulsos tramitam entre instituições. A situação que ocorre nesse contexto, é que as consultas precisam ser realizadas em cada órgão pelo qual o processo esteja tramitando.
O Sistema PI consolida uma base de dados com informações sobre documentos, avulsos ou processos, oriundas dos diferentes sistemas de protocolo dos órgãos e entidades da APF. Seu objetivo principal é oferecer à sociedade mais um canal para consultas, além de serviços como o envio de informes sobre a movimentação de documentos, avulsos ou processos, via correio eletrônico (e-mail).
Os dados mantidos no Sistema PI compreendem um relevante conjunto de informações sobre cada documento, avulso ou processo, como: assunto, interessado(s), histórico de operações. Pelo Sistema, não é possível o acesso ao documento na íntegra, apenas a consulta atualizada sobre a sua situação. O Sistema PI está disponível na Internet para acesso a partir de qualquer computador e possui interfaces diferenciadas, sendo possível, também, o seu uso por dispositivos móveis como tablets e smartphones. Os órgãos e entidades têm o prazo até 01 de janeiro de 2016 para adaptar seus sistemas para o envio contínuo das informações dos documentos, avulsos ou processos.
Fonte: Protocolo Integrado – Governo Federal
