A crise climática que desencadeou as enchentes, inundações e alagamentos que assolaram o Rio Grande do Sul, entre o final do mês de abril e início do mês de maio de 2024 causaram danos significativos aos acervos históricos e documentais no Estado.
Neste contexto, a Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), também foi afetada com aproximadamente 12 mil caixas de documentos danificadas que, em menos de 10 horas após o incidente e como solução imediata, teve o material submetido à técnica de congelamento para minimizar danos, iniciando assim “Operação Recupera Acervo UFSM” com a colaboração de professores, servidores, alunos, funcionários e militares, com trabalho voluntário.
O acervo institucional reflete a organização e funcionamento da UFSM, incluindo o legado das antigas faculdades que antecederam sua criação, hoje já federalizada como UFSM e inclui ainda documentos resultantes das atividades de ensino, pesquisa e extensão; da assistência estudantil; do ensino básico, médio, técnico e tecnológico; da gestão de pessoal, gestão orçamentária, material, patrimônio, dentre outras. Em todo o conjunto, além da documentação textual manuscrita e impressa, também existem registros iconográficos (negativos fotográficos, microfilmes), audiovisuais (rolos de fitas) e mídias eletrônicas (disquetes e CD’s).
Pela grandeza do acervo e situação encontrada, com documentos encharcados por água e com muita sujicidade, a etapa de higienização necessita de cuidados especiais, com emprego de equipamentos e materiais específicos. Por isso, uma participação multidisciplinar e colaborativa com diversas áreas do conhecimento foi essencial para o resgate de Acervos.
A capacidade de trabalho da equipe e a eficiência da UFSM, especificamente durante a catástrofe no RS, serviu como base para que o Arquivo Nacional (AN) articulasse materiais e orientações sobre a recuperação dos volumes documentais afetados pelos alagamentos. Instruções técnicas sobre o resgate e congelamento de documentos alagados foram publicadas em parceria com a UFSM, consolidando práticas eficazes de recuperação documental.
Por outro lado, a competência e pioneirismo da UFSM tem sido referência nacional na área de produção e preservação de documentos digitais, tendo liderado pesquisas e experiência que são compartilhadas com outras instituições e consolidando parcerias com o AN, o Instituto Brasileiro de Informação e Ciência em Tecnologia (IBICT) e a Rede Nacional de Pesquisa (RNP).
A experiência inicial com a recuperação do acervo institucional com a recuperação do acervo inundado, incluindo a digitalização e uso de tecnologias na recuperação e preservação dos documentos demonstrou-se de grande importância para auxiliar outros órgãos que tiveram seus acervos prejudicados, o que tornou a UFSM uma referência no assunto e demandou a implementação de um espaço e infraestrutura de trabalho a fim de viabilizar pesquisas em diferentes áreas do conhecimento na recuperação documental.
Motivadores
Dentre as motivações para implementar uma infraestrutura de equipamentos de restauração, digitalização e armazenamento digital da UFSM, a fim de garantir a recuperação, preservação e disponibilização da documentação atingida por inundação, num total aproximado de 12 mil caixas.
Com isso, espera-se:
- Implantação de uma infraestrutura de equipamentos de restauração de acervos documentais na instituição.
- Digitalização da totalidade do acervo alagado, utilizando técnicas inovadores de recuperação de imagem, garantindo a leitura do conteúdo dos documentos danificados pela água.
- Incremento da infraestrutura de armazenamento (repositório digital) visando garantir a preservação e acesso futuro aos arquivos gerados pelo processo de digitalização do acervo.
- Disponibilização de todo o acervo recuperado em plataforma web, facilitando a consulta e o acesso à informação.
- Capacitação de profissionais especializados em técnicas avançadas de recuperação e preservação documental, fortalecendo a competência técnica e científica da equipe.
- Oportunizar a aplicação de metodologias transdisciplinares e inovadoras para a recuperação de grandes volumes de documentos danificados por sinistros extremos, garantindo a integridade na preservação e a longevidade para o acesso.
- Fortalecimento da capacidade de resposta e melhoria dos protocolos institucionais para resposta rápida e eficaz a eventos climáticos extremos, assegurando a proteção de acervos documentais.
- Enriquecimento do arcabouço teórico-metodológico na área de recuperação documental, preenchendo lacunas na literatura e proporcionando novos conhecimentos para o enfrentamento de sinistros em acervos documentais.
- Disseminação dos resultados e das metodologias inovadoras desenvolvidas, promovendo a replicação de práticas baseadas em evidências, estabelecendo novos padrões de excelência na área de recuperação de acervos documentais alagados.
- Preservação e valorização do patrimônio documental da UFSM, contribuindo para a manutenção da memória histórica e fortalecimento da identidade cultural da região e do país.
