O Departamento de Arquivo Geral, órgão suplementar central, subordinado diretamente ao Reitor, sob a supervisão administrativa da Pró-Reitoria de Administração, tem por finalidade coordenar o sistema de arquivos na UFSM, mais especificamente:

• desenvolver e estabelecer a política de gestão arquivística na universidade;
• orientar e coordenar a implementação de um sistema informatizado de gestão, de preservação e de acesso aos documentos arquivísticos produzidos pelas unidades e subunidades da UFSM;
• constituir e preservar o patrimônio documental da UFSM;
• integrar e uniformizar as atividades arquivísticas nas unidades administrativas e unidades universitárias;
• promover a difusão e o acesso às informações custodiadas pela Divisão de Arquivo Permanente;
• elaborar diretrizes, normas, manuais e métodos de trabalho relativos as atividades do Departamento;
• promover o aperfeiçoamento e a qualificação dos servidores técnico-administrativos;
• elaborar projetos e programas institucionais, científicos e culturais na área arquivística;
• cumprir e fazer cumprir a legislação específica da área de atuação.

Estrutura do DAG

O Departamento de Arquivo Geral (DAG) tem a seguinte estrutura:

1. Direção
1.1 Secretaria de Apoio Administrativo

2. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

3. Divisão de Protocolo

3.1 Seção de Registro e Controle
3.2 Seção de Movimentação

4. Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais

5. Divisão de Arquivo Permanente
5.1 Seção de Processamento Técnico
5.2 Seção de Estudos e Pesquisas

6. Laboratório de Reprografia

Competências do DAG

1. Direção
A direção do DAG tem a responsabilidade de coordenar e supervisionar a gestão de arquivística da Universidade.

1.1 Secretaria de Apoio Administrativo
A Secretaria tem a finalidade de auxiliar nas atividades administrativas, redigir e emitir documentos, organizar e manter os arquivos do Departamento, controlar férias dos servidores, providenciar a aquisição de materiais de consumo e permanente da unidade, secretariar reuniões e outras atividades pertinente ao serviço.

2. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) tem por finalidade assessorar o Departamento de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental.

3. Divisão de Protocolo

A Divisão de Protocolo tem como finalidade a coordenação e supervisão das atividades de recebimento, seleção, registro, distribuição e expedição de correspondências e demais documentos institucionais.

3.1 Seção de Registro e Controle
• Proceder a autuação de processos que requeiram análise e decisões das diversas unidades/subunidades da Universidade;
• controlar a tramitação de processos e documentos em geral;
• atender aos usuários internos e externos quanto à consulta e tramitações de processos e documentos;
• realizar a juntada, o desentranhamento, o desmembramento de processos quando solicitado pelas unidades;
• prestar informações relativas ao registro e controle de processos/documentos;
• elaborar normas e manuais de serviço, de acordo com a legislação vigente;
• executar outras atividades inerentes a sua área de atuação.

3.2 Seção de Movimentação

• Receber, conferir, separar, registrar e distribruir as correspondências e demais documentos;
• coletar e entregar documentos, encomendas, volumes e outros, interna e externamente;
• controlar os serviços de correio e malotes;
• executar outras atividades inerentes a sua área de atuação.

4. Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais

A Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais tem como finalidade a coordenação e supervisão de atividades nos Arquivos Setoriais e mais especificamente:
• orientar e acompanhar a organização dos arquivos correntes e intermediários das unidades/subunidades da universidade, de forma a padronizar os procedimentos técnicos;
• orientar o levantamento da produção documental com vistas a elaboração dos instrumentos de gestão, os planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos;
• elaborar normas operacionais para os arquivos setoriais, atendendo as peculiaridades de cada arquivo;
• promover a capacitação dos responsáveis pela execução das atividades nos arquivos setoriais;
• prestar apoio técnico à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no processo de avaliação documental;
• atender aos usuários do sistema de arquivos.

Aos Arquivos Setoriais compete:

• aplicar a gestão documental nas suas respectivas unidades/subunidades;
• cumprir e fazer cumprir as normas emanadas pelo órgão central do sistema de arquivos;
• propor e implementar a classificação dos documentos em seu âmbito de atuação, após aprovação do órgão central;
• prestar orientação técnica as unidades/subunidades;
• participar do processo de avaliação e destinação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos e planos de destinação estabelecidos;
• controlar as consultas e empréstimo de documentos sob sua custódia;
• elaborar rotinas de trabalho, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do Departamento de Arquivo Geral e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;
• manter atualizado o cadastro das unidades pertencentes às suas estruturas organizacionais, acompanhando as composições funcionais e as relações hierárquicas;
• zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiver sob sua custódia.
Os arquivos setoriais são responsáveis pelas atividades dos arquivos correntes e intermediários da cada unidade/subunidade (cursos, departamentos, gabinetes, etc) a ele vinculado, com orientação técnica da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais do DAG.
Cada arquivo setorial obedece a estrutura organizacional da UFSM e está subordinado tecnicamente ao Departamento de Arquivo Geral, órgão central do sistema, e administrativamente às unidades a que pertencem.

5. Divisão de Arquivo Permanente

À Divisão de Arquivo Permanente tem como finalidade a custódia, a preservação e divulgação dos documentos de valor histórico, probatório e informativo da universidade.

5.1 Seção de Processamento Técnico

À Seção de Processamento Técnico compete:
• Recolher a documentação proveniente dos arquivos setoriais;
• acondicionar e armazenar os documentos;
• organizar os documentos de acordo com a política de arranjo e descrição estabelecidas para os fundos documentais da UFSM;
• elaborar os instrumentos de pesquisa como inventários, guias, catálogos e outros;
• manter a custódia, a conservação e a preservação do acervo documental.

5.2 Seção de Estudos e Pesquisas

À Seção de Estudos e Pesquisas compete:
• Atender aos usuários, estabelecendo critérios no que diz respeito ao acesso às informações de acordo com a legislação vigente;
• promover atividades de divulgação do acervo arquivístico;
• controlar a consulta e o empréstimo de documentos;
• orientar e acompanhar pesquisas e estudos na documentação custodiada pela Divisão de Arquivo Permanente.

6. Laboratório de Reprografia

Ao Laboratório de Reprografia compete:
• Desenvolver atividades reprográficas, por meio de serviços de microfilmagem e/ou digitalização;
• garantir segurança, preservação e durabilidade das informações armazenadas em meios reprográficos, respeitando a legislação vigente;
• cumprir as normas e padrões de qualidade a serem seguidos nas operações de microfilmagem e digitalização;
• manter efetivo controle do arquivo de segurança, no que se refere à manutenção dos padrões de controle ambiental de temperatura e umidade;
• elaborar os instrumentos necessários ao acesso às informações;
• promover a capacitação de servidores quanto ao uso adequado das técnicas microfilmagem e digitalização;
• executar outras atividades inerentes a sua área de atuação.