A Guia de Recolhimento de Documentos é instrumento de gestão arquivística do Sistema de Arquivos da UFSM – SIARQ/UFSM, deve ser utilizada sempre que houver o recolhimento de documentos de caráter permanente à Divisão de Arquivo Permanente, efetivando a preservação do acervo arquivístico e incorporação ao Patrimônio Documental da UFSM.
O Recolhimento consiste na passagem de documentos de valor histórico, probatório e/ou informativo do Arquivo Corrente ou Intermediário para a Divisão de Arquivo Permanente. Os acervos arquivísticos objetos de recolhimento são aqueles previamente classificados como de valor permanente, de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da UFSM.
Legislação
Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991
Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Decreto N. 10.148, de 02 de dezembro de 2019
Art. 9º Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Siga.
Portaria MJ/AN nº 092, de 23 de setembro de 2011 – Aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), ficando a cargo das IFES dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos.
Portaria MEC nº 1261, de 23 de dezembro de 2013 – Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.
Portaria MJSP/AN n. 47, de 14 de fevereiro de 2020 – Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.
Resolução UFSM N. 052, de 31 de maio de 2021 – Dispõe sobre a normatização da política de gestão arquivística na Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), estabelece a organização e o funcionamento do Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria (Siarq-UFSM) e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-DAG).
2019
Guia de Recolhimento 080/2019 – Gabinete da Direção do Colégio Técnico Industrial de Santa Maria
Guia de Recolhimento 077/2019 – Secretaria dos Conselhos
2018
Guia de Recolhimento 073/2018 – Coordenadoria de Concessões e Registros
Guia de Recolhimento 072/2018 – Pró-Reitoria de Recursos Humanos
Guia de Recolhimento 071/2018 – Arquivo Setorial do Gabinete do Reitor
2017
Guia de Recolhimento 069/2017 – Secretaria Administrativa da Pró-Reitoria de Extensão
Guia de Recolhimento 068/2017 – Direção do Colégio Técnico Industrial de Santa Maria
Guia de Recolhimento 067/2017 – Secretaria da Orquestra Sinfônica de Santa Maria
Guia de Recolhimento 066/2017 – Núcleo de Agência de Notícias
Guia de Recolhimento 065/2017 – Departamento de Economia e Relações Internacionais
Guia de Recolhimento 064/2017 – Núcleo de Atenção ao Estudante
Guia de Recolhimento 060/2017 – Arquivo Setorial da Pró-Reitoria de Planejamento
2016
Guia de Recolhimento 059/2016 – Rádio Universidade
Guia de Recolhimento 058/2016 – Arquivo Setorial do Centro de Ciências Naturais e Exatas
2015
Guia de Recolhimento 055/2015 – Secretaria Administrativa da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas
Guia de Recolhimento 054/2015 – Coordenadoria de Concursos
Guia de Recolhimento 052/2015 – Comissão Permanente de Vestibular
Guia de Recolhimento 051/2015 – Rádio Universidade
2014
Guia de Recolhimento 046/2014 – Coordenadoria de Concessões e Registros
Guia de Recolhimento 044/2014 – Departamento de Música
Guia de Recolhimento 042/2014 – Arquivo Setorial do Centro de Educação
Guia de Recolhimento 041/2014 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
2013
Guia de Recolhimento 040/2013 – Arquivo Setorial do Centro de Educação
Guia de Recolhimento 039/2013 – Coordenadoria de Concessões e Registros
2012
Guia de Recolhimento 033/2012 – Coordenadoria de Ingresso e Aperfeiçoamento
Guia de Recolhimento 031/2012 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
Guia de Recolhimento 030/2012 – Coordenadoria de Concessões e Registros
Guia de Recolhimento 028/2012 – Departamento de Contabilidade e Finanças
2011
Guia de Recolhimento 027/2011 – Comissão Permanente de Pessoal Docente
Guia de Recolhimento 026/2011 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
Guia de Recolhimento 025/011 – Coordenadoria de Ensino Médio e Tecnológico
Guia de Recolhimento 024/2011 – Departamento de Documentação do Centro de Ciências Sociais e Humanas
Guia de Recolhimento 023/2011 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
Guia de Recolhimento 021/2011 – Coordenadoria de Pagamentos
Guia de Recolhimento 020/2011 – Coordenadoria de Concessões e Registros
2010
Guia de Recolhimento 019/2010 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
Guia de Recolhimento 017/2010 – Secretaria dos Conselhos
Guia de Recolhimento 016/2010 – Mestrado em Integração Latino Americana
2009
Guia de Recolhimento 014/2009 – Comissão Permanente de Pessoal Docente
Guia de Recolhimento 013/2009 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
Guia de Recolhimento 012/2009 – Coordenadoria de Concessões e Registros
Guia de Recolhimento 011/2009 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
2008
Guia de Recolhimento 009/2008 – Coordenadoria de Pagamentos
Guia de Recolhimento 008/2008 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
Guia de Recolhimento 006/2008 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
2007
Guia de Recolhimento 005/2007 – Comissão Permanente de Pessoal Docente
2006
Guia de Recolhimento 004/2006 – Comissão Permanente de Pessoal Docente
Guia de Recolhimento 003/2006 – Comissão Permanente de Pessoal Docente
Guia de Recolhimento 002/2006 – Coordenadoria de Pagamentos
Guia de Recolhimento 001/2006 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
2003
Guia de Recolhimento 003/2003 – Departamento de Registro e Controle Acadêmico
Guia de Recolhimento 002/2003 – Curso de Educação Física
2000
Guia de Recolhimento 001/2000 – Almoxarifado Central do Departamento de Material e Patrimônio
