1 – Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a senha do portal do aluno.
2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:
3 – No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo Auxílio à Moradia estudantil – PAM (521.2)’ e, após, clicar em “Salvar”.
4 – Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.
4.1 – Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.
5 – Na tela ‘Documentos por passo de trâmite’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos. Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Inserir”, que aparece à frente do documento e clicar em “Usar modelo”.
6 – Na tela “redação de documento”, seguir as orientações disponíveis aqui e selecionar “Gerar documento assinado”. Após selecionar o vínculo correto para assinatura e clicar em “Salvar”.
7 – Para adicionar os demais documentos necessários, clique em “+Inserir” para realizar o upload dos mesmos. Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo:
7.1 Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar.
➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
➧ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos.
➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação verde.
8 – No campo “O documento inserido foi” assinale se o mesmo foi gerado eletronicamente ou se é um documento digitalizado. Em “tipo de conferência”, marcar “autenticado” se o documento já conter assinatura ou “sem autenticação” caso não seja um documento assinado.
8.1 – Se houver a necessidade de assinar o documento a ser inserido, selecionar esta opção no campo “Assinar documento” e selecionar a opção “Sim”. Após clicar em “adicionar”. Atenção, a chave de assinatura só estará habilitada para assinar documentos após cadastro de assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI).
8.2 – Se você selecionou a opção de ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.
9 – Ao abrir a tela de tramitação, os campos virão pré-preenchidos. O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;
Para encaminhar o processo basta clicar no botão ‘Tramitar’. ATENÇÃO! O envio da comprovação somente se efetivará com a TRAMITAÇÃO do processo eletrônico via PEN-SIE, à Seção de Bolsas.
10 – O pedido de complementação de documentação, caso seja necessário, ocorrerá no mesmo processo PEN-SIE, seguindo os mesmos procedimentos para inclusão de documentos, assinatura digital, despacho e tramitação.
11 – Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.
Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.
