Versão 1.0 (Revisado em 02/03/2023) )
Está disponibilizado pelo PEN-SIE a tramitação e assinatura eletrônica de adequações e ajustes, específicos para as fundações de apoio: FUNDEP, FAURGS e FDMS (os atos de adequação via FATEC, acessar: Atos de adequação e ajuste de Contrato/Acordo de parceria – Fundações de Apoio – PEN (ufsm.br)
A abertura de uma nova adequação ou ajuste da FUNDEP, FAURGS e FDMS inicia pelo Coordenador do Projeto.
A seguir, foi preparado um exemplo de preenchimento dos campos para abertura, que deve ser realizada via PEN-SIE, no Portal Documentos.
1. Após logar no Portal Documentos, acessar no Menu superior, o item ‘Novo’.
2. Preencher os campos com as informações:
TIPO DOCUMENTAL: Ato de adequação e ajuste de Contrato/Acordo/Convênio – FAURGS/FUNDEP/FDMS
PROCEDÊNCIA: Usuário logado
INTERESSADO(S):
- (Servidor) Coordenador do Projeto
+
- (Outros) Fundação interessada – SIGLA
AUTOR(ES):
- (Servidor) Coordenador do Projeto
DESCRIÇÃO: SOLICITA ADEQUAÇÃO/AJUSTE PROJETO N. XXXXXXXXX CONTRATO/CONVÊNIO/ACORDO N. XXXXXXXX, PROCESSO PRINCIPAL UFSM N. 23081.XXXXXXXXXXX.
3. Clicar no botão ‘Salvar’, momento em que é gerado o NUP (número de protocolo), pelo qual poderá ser consultado no Consulta Processos.
4. Você será direcionado para a página de inclusão de documentos.
- Poderão ser incluídos arquivos em formato PDF, com limite de 25 mb.
- O arquivo incluído deve ser vinculado a um ‘Tipo de documento’ relacionado no botão ‘Adicionar’, ou, por meio do menu inferior ‘Inserir outros documentos’ para tipos não relacionados.
5. Ao fazer o upload dos documentos, deve-se informar se o documento foi ‘gerado eletronicamente’ ou ‘digitalizado’.
- A guarda do documento poderá ser do interessado ou da UFSM, e irá buscar a unidade que está incluindo o mesmo.
- Na pergunta se o documento é assinado, deve-se analisar se a pessoa que está incluindo já irá efetuar a assinatura eletrônica, caso contrário, marcar não.
- A pergunta sobre informações pessoais se refere a documentos cujo conteúdo não pode ficar visível para acesso público por conter informações pessoais ou sensíveis de acordo com a LAI (Lei de Acesso à Informação).
6. A funcionalidade da Assinatura Eletrônica está disponível para todos que já tiverem efetuado a concordância do Termo, no Portal do Usuário, no ícone “Assinatura Eletrônica”.
- As orientações para habilitar a Assinatura Eletrônica estão no site do PEN-SIE, em “Apoio ao Usuário”.
- Para assinar, o usuário deve escolher as opções na tela de confirmação da assinatura, confirmar com a senha e clicar no botão ‘ok’.
7. O documento digital assinado é composto pelo PDF incluído, mais uma página anexa com a validação de assinaturas.
8. Após os documentos incluídos e assinados, o usuário pode tramitar a adequação/ajuste para a unidade destinatária.
9. As opções de tramitação deste tipo de documento obedece o fluxo mapeado, e disponibilizado no Portal de Processos da Proplan.
- Caso seja necessário tramitar para um destino diferente da opções apresentadas, é necessário entrar em contato com a equipe da Fatec ou PEN-SIE.
10. O acesso aos documentos recebidos pelo PEN-SIE é através da Caixa Postal. Saiba mais em Nova Caixa Postal. Você receberá um e-mail quando algum processo for tramitado para a sua caixa postal pessoal.
11. Ao acessar o processo na sua Caixa Postal poderão ser incluídos novos documentos, assinar ou tramitar o processo para as demais instâncias.
- Ainda é possível verificar os documentos incluídos e verificar as tramitações que o documento já teve.
- Em ‘Download completo’ você pode acessar a íntegra dos documentos em um único PDF.
12. A consulta pública ao processo se dará por meio do Consulta Processos, o qual pode ser pesquisado pelo número de protocolo, pelo tipo documental, interessado, dentre outros filtros (disponíveis no ícone de lupa ao lado do campo interessado).
Dúvidas gerais sobre adequações e ajustes, contatar a Pró-reitoria de Administração – PRA pra@ufsm.br
Dúvidas em relação ao cadastramento da fundação e uso Sistema PEN-SIE, contatar o e-mail pen@ufsm.br.
Dúvidas em relação às adequações e ajustes de Acordo de Parceria envolvendo a Pró-reitoria de Inovação e Empreendedorismo – PROINOVA contatar agittec.tt@ufsm.br.
Dúvidas em relação às adequações e ajustes de Contrato envolvendo a Divisão de Materiais, Editais e Contratos – DIMECI contatar licita@ufsm.br.
Dúvidas em relação às adequações e ajustes de Convênio envolvendo a Coordenadoria de Projetos e Convênios – COPROC contatar coproc@ufsm.br.
Dúvidas em relação às adequações e ajustes de Ajuste de Item envolvendo a Seção de Convênios – SCONV contatar coproc@ufsm.br.