- Tutorial para a socilitação de retorno à moradia estudantil.
Passo a passo
1. Acessar o Portal Documentos e efetuar o login, com o número da matrícula e a senha do portal do aluno.
2. Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’.
3. No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Solicitação de retorno à moradia estudantil (521.2)’ e, após, clicar em “Salvar”.
4. Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.
4.1. Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.
5. Na tela ‘Documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos (Modelo do Termo de Solicitação de Retorno CEU), que deve ser preenchido e salvo em PDF). Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Adicionar“, que aparece à frente do documento.
5.1. Caso você necessite incluir algum documento que não seja listado, poderá utilizar o botão ‘Inserir outros documentos’ e buscar outros tipos.
6. Fazer upload do documento desejado, preencher as opções correspondes e clicar em “Adicionar“:
6.1. Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;
6.2. Restrição: será aplicado automaticamente pelo sistema;
6.3. Arquivo: realizar upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB.
6.4. O documento inserido foi:
- Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF) ou
- Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);
6.5. Tipo de conferência:
- Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente ser o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
- Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
6.6. Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
- Marcar interessado, se o documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
- Marcar UFSM e selecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis” se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;
6.7. Assinar documento:
- Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente pra quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
- Marcar Não, se não é necessária a assinatura.
6.8. Caso você já tenha cadastrado sua assinatura no Portal Usuário (AQUI), já estará habilitada a chave de assinatura. Nesse caso, basta selecionar a opção ‘Sim‘ em Assinar documento. Após preenchidos os campos, clicar em ‘Adicionar’:
7. Ao finalizar a inclusão do(s) documentos(s), clicar em Salvar.
- Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) se mais removido(s).
- Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
7.1. Se você selecionou a opção ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.
8. Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção ‘Tramitar’.
9. Na tela seguinte, o campo ‘próximo passo’ e ‘Destino’ serão preenchidos automaticamente.
O campo ‘Despacho’ fica livre para digitar algo ou pode-se escolher um dos botões pré-establecidos.
- Basta clicar no botão ‘Tramitar‘ para enviar o processo à Coordenação do Curso que dará andamento ao processo a fim de coletar p restante das assinaturas.
10. Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.
Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.