Versão 1.5 (Revisado em 09/03/2022)
O Processo de Homologação de Residência Pedagógica deve ser aberto (iniciado) pelo(a) estudante (Bolsista Residente do Programa). O (A) estudante deve:
1 – Acessar o Portal Documentos e efetuar login, com o número da matrícula e a senha do portal do aluno.
2 – Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’:
3 – No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar ‘Processo de homologação de residência pedagógica – licenciaturas’ e, após, clicar em “Salvar”
4 – Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.
4.1 – Também é possível acompanhar o andamento no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.
5 – Na tela ‘Documentos’ já aparecem quais os documentos são obrigatórios (modelos de documentos aqui). Não é possível avançar sem que os documentos sejam incluídos (preenchidos e salvos em PDF). Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Adicionar”, que aparece à frente do documento.
6 – Fazer upload do documento desejado, preencher as opções correspondentes e clicar em “✔Adicionar”:
6.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior;
6.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema;
6.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
6.4 O documento inserido foi:
- Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF ou se já tiver sido baixado em PDF) ou
- Digitalizado (se o original for em papel e/ou escaneado antes de ser inserido);
6.5 Tipo de conferência:
- Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
- Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
6.6 Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
- Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
- Marcar a UFSM e selecionar o nome da Unidade “Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis”, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;
6.7 Assinar documento:
- Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento. Caso você já tenha cadastrada sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI), a chave de assinatura já estará habilitada. Basta selecionar a opção ‘Sim’ em Assinar documento, e após preenchidos os campos, clicar em ‘Adicionar’;
- Marcar Não, se não é necessária a assinatura no documento, ou se foi inserido documento já assinado a punho;
- Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (Para cadastrar sua assinatura eletrônica, veja o tutorial AQUI).
7 – Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar.
➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s);
➧ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar;
➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos;
➧ Os documentos que já foram selecionados para inclusão ficarão com marcação na cor verde;
➧ Certifique se incluiu todos os documentos obrigatórios (em cor vermelho).
8 – Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção ‘Tramitar’.
➧ Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”;
➧ Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar na aba “Documentos inseridos” e clicar no botão em formato de ‘chave’ ao lado do mesmo:
9 – Na tela seguinte, o campo ‘próximo passo’, será preenchido automaticamente:
→ No campo ‘Destino’, deve-se realizar uma busca textual pelo nome do(a) Coordenador(a) de área responsável e, após localizar, selecionar o nome;
→ O campo de ‘Despacho’ fica livre para digitação ou pode-se escolher um dos botões pré-estabelecidos;
→ Para finalizar, basta clicar no botão ‘Tramitar’ para enviar o processo para o(a) Coordenador(a) de área que dará andamento ao processo.
10 – Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.