Versão 2.0 (Revisado em 26/06/2023)
1 – Fazer login na CAIXA POSTAL.
2 – Localizar e Abrir o processo desejado.
3 – No botão Ações, clicar em “+Inserir Documento”.
3 – Você será direcionado para a página de inclusão de documentos. Serão abertas as opções de tipos de documentos solicitados ao processo. Selecionar o Tipo de Documento a ser inserido (clicando no “+Adicionar”). Se não houver o tipo de documento necessário na relação, clicar em ‘Inserir outros documentos’ (e digitar o tipo de documento) ou ‘Documentos do SIE’ (apenas para documentos já disponibilizados no Portal Documentos, como portarias, resoluções, etc):
4 – Caso já tenha um documento pronto, é possível enviar o arquivo em “Upload de documento” (arquivos em formato PDF, com limite de 25 MB). Fazer upload do documento desejado, preencher as opções correspondentes e “Adicionar”:
4.1 Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior; ou digitar caso não encontre a opção desejada;
4.2 Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema quando houver no tipo selecionado; ou marcar sim somente se existem informações sensíveis que não devem ficar visíveis para acesso público, conforme a Lei 12.527/2011;
4.3 Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
4.4 O documento inserido foi:
- Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF, ou que tenha vindo já em PDF com assinatura eletrônica) ou
- Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);
4.5 Tipo de conferência:
- Para gerado eletronicamente, marcar a opção autenticado somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema. Marcar a opção Sem autenticação para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples);
- Para Digitalizado: Marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
4.6 Responsável pela guarda:
- Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
- Marcar a UFSM e o nome da Unidade, se for documento gerado eletronicamente ou se o original ficar sob guarda da UFSM;
4.7 Assinar documento:
- Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
- Marcar Não, se não é necessária a assinatura.
4.8 Caso o documento tenha um modelo pré-definido é possível redigir o documento clicando em Usar modelo. Veja passo a passo abaixo.
5 – Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar.
→ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
→ Confira no ícone de Detalhes se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
6 – Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção Tramitar.
7 – Selecione no “Próximo passo” a opção de acordo com o seu processo:
→ O campo Destino poderá vir preenchido automaticamente conforme o passo selecionado;
→ Caso não venha realizar a busca textual do destino pretendido;
→ Após localizar o Destino desejado, inserir despacho e “Tramitar”
8 – Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.