- Tutorial sobre a disponibilização no PEN-SIE da opção de Documentos Avulsos, com a abertura, tramitação e assinatura de Memorandos de comunicação entre unidades da Universidade Federal de Santa Maria.
- A inclusão de arquivos de memorandos possibilita dispensar a impressão e fluxo de documentos em papel, para que possam ser assinados e tramitados eletronicamente. Além disso, contempla memorandos que sejam recebidos em papel, os quais podem ser digitalizados e incluídos, com a continuidade da tramitação por meio do PEN-SIE. Desta forma, é possível interromper a tramitação física para a conversão na tramitação eletrônica.
Passo a passo
1. Para criar um Novo Memorando, basta acessar o Portal Documentos, efetuar o login, e após selecionar a opção ‘Novo’.
2. Preencher os campos:
2.1. Tipo Documental: ‘Memorando de comunicação entre unidades administrativas’;
2.2. Procedência: preenchimento automático com a unidade do usuário logado;
2.3. Interessado: Pessoa física ou jurídica diretamente afetada pelas decisões tomadas em relação ao objeto de análise do documento. Selecione: Aluno, Fornecedor, Outro, Servidor e/ou Unidade administrativa. Pode existir mais de um interessado;
2.4. Autor: Nome da unidade com autoridade para emitir o memorando ou em nome da qual ou sob cujo comando o documento é ou foi emitido. Selecione Unidade Administrativa, por se tratar de um memorando;
2.5. Descrição: Resumo do assunto de que trata o documento.
3. Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação.
4. A tela seguinte é a de inserção dos documentos, sendo que o Memorando é elemento obrigatório. Pode-se incluir um memorando que está sendo produzido na unidade, ou um memorando que já foi recebido em papel. A resposta ao memorando será devolvida pelo PEN.
O memorando a ser criado não necessita ser impresso, pois pode ser assinado eletronicamente no sistema. Para isso, basta gerar um PDF do memorando, nos mesmos moldes que se faria caso fosse ser impresso, e fazer o upload desse PDF no sistema. Já o que foi recebido em papel, pode ser digitalizado e incluído, para fins de acompanhamento.
Caso for necessário, é possível acrescentar documentos não previstos, no item ‘inserir outros documentos’.
Está disponível o tipo ‘Memorando de Comunicação entre Unidades’, mas caso a unidade queira inserir algum outro tipo de memorando mais específico, basta solicitar nos serviços da página do PEN (disponível aqui) .
Os demais itens a serem inseridos, basta clicar na opção ‘inserir outros documentos’. Se não estiver disponível a opção de tipo de item necessária, basta incluir em outros documentos, e solicitar o cadastramento nos serviços da página do PEN (disponível aqui).
5. Ao fazer o upload do memorando digital em PDF, deve-se informar que o documento foi ‘gerado eletronicamente’ e ‘sem autenticação’, pois será posteriormente assinado.
Já se o upload for de um memorando já assinado em papel e digitalizado, deve-se marcar ‘digitalizado’ e o tipo de conferência respectiva, como ‘original’, se for o caso.
A guarda do documento é da UFSM, e irá mostrar a unidade que está incluindo o mesmo (Unidade Responsável pela guarda).
6. O memorando só poderá ser tramitado após a inclusão do arquivo obrigatório, que depois de ser salvo, não poderá mais ser removido. Portanto, confira no ícone ‘detalhes’ se você selecionou o arquivo correto, e caso necessário exclua arquivos antes de salvar. Também é possível alterar a ordem dos arquivos incluídos antes de salvá-los.
7. Uma vez incluídos os documentos, ainda é preciso assinar o arquivo do Memorando, e/ou demais documentos que necessitem assinatura.
Como o memorando é emitido sempre em nome de uma unidade, o responsável pela unidade emissora é quem deve assinar o memorando. Assim, se o secretário/assessor tenha cadastrado e incluído o documento, antes de tramitar, o chefe ou responsável pela unidade deve assinar o memorando. Para assinar, deve-se clicar no botão da ‘chave’, que é o ‘Assinar documento’ do arquivo a ser assinado.
8. A funcionalidade da Assinatura Eletrônica está disponível para todos que já tiverem efetuado a concordância do Termo, no Portal do Usuário, no ícone “Assinatura Eletrônica”. As orientações para habilitar a Assinatura Eletrônica estão no site do PEN-SIE, em “Apoio ao Usuário”.
Para assinar, o usuário deve escolher as opções na tela de confirmação da assinatura, confirmar com a senha e clicar no botão ‘ok’.
9. O Memorando digital é composto pelo PDF incluído, mais a página de validação de assinaturas.
10. Após os documentos incluídos e assinados, o usuário pode tramitar o Memorando para a unidade destinatária.
11. A tramitação de memorandos é sempre entre unidades administrativas.
12. Todos que têm autorização na caixa postal da unidade enviada, terão acesso ao Memorando e seus anexos.
13. Todos que tem a autorização naquela unidade poderão também incluir novos documentos, ou apenas despachar para demais unidades.
14. Em ‘Detalhes’ é possível verificar as tramitações que o documento já teve, e em ‘download’ acessar a íntegra dos documentos em um único PDF.
15. Assim que todas as unidades envolvidas tiverem se manifestado, o Memorando deve ser arquivado, com a tramitação “Encaminha para Arquivamento”.
16. A consulta ao memorando e suas tramitações se dará por meio do Portal Documentos. Já a guarda do documento digital se dará sob responsabilidade do DAG e CPD, nos prazos legais previstos, por meio de Repositório Arquivístico Digital Confiável.
- As dúvidas e solicitações sobre os acessos e permissões nas Caixas Postais do PEN devem ser encaminhadas aos CPD, no Serviço Acesso a Processos PEN em Caixa Postal.
- Já as questões sobre tipos documentais, procedimentos do PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.