Versão 1.5 (Revisado em 09/03/2022)
1. Acessar o Portal Documentos e efetuar login:
- Aluno: número da matrícula e a senha do portal do aluno;
- Servidor: siape e senha dos portais UFSM;
- Usuário externo: CPF e senha cadastrada pelo usuário.
2. Na barra superior, selecionar o botão ‘NOVO’, ‘Processo’.
3. No campo “Tipo Documental”, procurar e selecionar a opção desejada (veja AQUI os processos que já estão no PEN):
3.1. Caso apareça essa tela, basta apenas clicar em “Salvar”.
3.2. Caso a tela não venha preenchida automaticamente, observe as indicações de preenchimento abaixo:
4. Após salvar, é criado um Número Único de Protocolo – NUP, pelo qual pode-se acompanhar a tramitação através da consulta processos, no Portal Documentos.
4.1. Também é possível acompanhar no menu ‘Meus Documentos’, em ‘Interessado’.
5. Na tela ‘Documentos’ já aparece, grifado em vermelho, quais são os documentos obrigatórios nesse processo, sendo que não é possível avançar sem que estes sejam incluídos (em .PDF). Para adicionar, você deve clicar no ícone “+Adicionar”, que aparece à frente do documento. Os documentos que já foram adicionados ficarão com marcação verde.
5.1. Caso você necessite incluir algum documento que não esteja listado, poderá utilizar o botão ‘Inserir outros documentos’ e buscar outros tipos.
6. Fazer upload do documento desejado em .PDF, preencher as opções correspondentes e clicar em “Adicionar”:
6.1. Tipo documental: já virá preenchido, conforme opção escolhida na tela anterior. Também pode-se realizar a busca textual por um outro tipo;
6.2. Restrição: será aplicada automaticamente pelo sistema, caso o tipo possua restrição. Se não, pode-se marcar “Sim” ou “Não” para definir uma restrição de acesso;
6.3. Arquivo: realizar o upload do arquivo, que deverá ser no formato PDF, não ultrapassando o limite de 25MB;
6.4. O documento inserido foi:
- Gerado eletronicamente (se o original estiver sendo elaborado a partir de um editor de textos e salvo em PDF) ou
- Digitalizado (se o original for em papel e/ou scaneado antes de ser inserido);
6.5. Tipo de conferência:
- Para gerado eletronicamente, marcar a opção ‘Sem autenticação’ para os que não possuem assinatura digital prévia (um PDF simples). Marcar ‘Autenticado’ somente se o documento já tenha alguma assinatura digital antes de ser incluído no sistema;
- Para Digitalizado, marcar original para documento em papel e, posteriormente, digitalizado (como o caso de documentos assinados a punho);
6.6. Responsável pela guarda (somente para digitalizado):
- Marcar Interessado, se documento original em papel e ficar sob guarda do interessado;
- Marcar a UFSM, se for documento gerado eletronicamente e selecionar a Unidade se o original em papel ficar sob guarda da UFSM;
6.7. Assinar documento:
- Marcar Sim, se for assinar eletronicamente o documento (somente para quem já efetuou a assinatura do Termo de Concordância no Portal Usuário, veja o tutorial AQUI);
- Marcar Não, se não é necessária sua assinatura neste documento. Também pode-se assinar posteriormente, ver item 9.1;
Caso apareça “Assinatura não disponível”, a pessoa ainda não cadastrou sua assinatura (veja o tutorial AQUI).
6.8. Caso você já tenha cadastrado sua assinatura eletrônica no Portal Usuário (AQUI) e deseja assinar o documento neste momento, basta selecionar a opção ‘Sim’ em Assinar documento (ver item 7.1).
Após preenchidos os campos, clicar em ‘✔Adicionar’:
7. Ao finalizar a inclusão do(s) documento(s), clicar em Salvar.
➧ Após Salvar, o(s) documento(s) não poderá(ão) ser mais removido(s).
➧ Confira no ícone de ‘Detalhes’ se você selecionou o arquivo correto para cada tipo de documento e, caso necessário, exclua o arquivo e inclua novamente antes de salvar.
➧ Nas setas, ainda é possível controlar a ordem de inclusão dos arquivos, caso possua mais de um.
7.1. Se você selecionou a opção ‘Sim’ em ‘Assinar documentos’, após Salvar será solicitada a confirmação de suas credenciais. Selecione o vínculo, confirme a sua senha e clique em OK.
8. Uma vez salvo, aparece a tela principal do processo, onde é possível visualizar os documentos inseridos.
8.1. Caso seja necessário assinar algum documento, basta clicar no botão em formato de ‘chave’ lado do mesmo:
8.2. Caso precise incluir mais documentos, clique no botão Ações, “+Inserir Documento”.
9. Para dar andamento ao processo, basta selecionar a opção ‘Tramitar’.
9.1. Em alguns processos está disponível o fluxograma para orientação sobre os próximos passos do processo. Clique no botão “Ver fluxo”, ao lado do Tipo documental, para visualizar o fluxograma:
10. Selecione no “Próximo passo” a opção de acordo com o seu processo:
10.1. O campo Destino poderá vir preenchido automaticamente conforme o processo (veja AQUI os processos com fluxo específicos) e passo selecionado:
10.2. Caso não seja automático, selecionar o próximo passo, realizar a busca textual do destino pretendido, inserir despacho e “Tramitar”.
Em caso de dúvidas sobre o PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.
Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.