Versão 1.5 (Revisado em 09/03/2022)
Neste Tutorial iremos orientar como os membros de órgãos colegiados e bancas devem proceder para assinar as Atas no PEN-SIE.
A inclusão do arquivo da Ata será realizada pela secretaria do respectivo órgão colegiado ou PPG, a qual irá tramitar ao Grupo, acompanhado das orientações necessárias via PEN-SIE.
Os membros do órgão ou banca, recebem na sua Caixa Postal Web um Documento Eletrônico intitulado Homologação de Ata ou Homologação de Ata de Defesa de Bancas de Pós-Graduação. Todos os membros recebem o mesmo documento simultaneamente, por este motivo não é recomendado que os membros tramitem nem incluam documentos.
A função que os membros devem proceder, é apenas a assinatura eletrônica no arquivo da ATA, e demais pareceres ou anexos necessários nas orientações de cada secretaria.
Para utilizar a assinatura eletrônica no PEN-SIE, é necessário já ter concordado com o Termo no Portal Usuário. (Orientações AQUI).
Após assinar eletronicamente, basta fechar o documento, sem tramitar.
Veja o vídeo de como realizar a assinatura eletrônica de um documento que está na sua caixa postal:
https://farol.ufsm.br/video/tutorial-assinatura-eletronica-no-pen-sie
Veja a seguir um passo a passo do procedimento.
Passo a passo:
1. Assim que a pessoa receber em sua Caixa Postal poderá abrir a Homologação para visualizar os documentos e proceder a assinatura.
2. A funcionalidade da Assinatura Eletrônica está disponível para todos que já tiverem efetuado a concordância do Termo, no Portal do Usuário, no ícone “Assinatura Eletrônica”. As orientações para habilitar a Assinatura Eletrônica estão no site do PEN-SIE, em “Apoio ao Usuário”.
3. Para assinar a Ata, deve-se clicar no botão da ‘chave’, que é o ‘Assinar documento’, e escolher as opções na tela de assinatura. Basta confirmar com a senha e dar ‘ok’.
4. A Ata pode ser assinada pelo número de pessoas necessárias, sendo que a cada nova assinatura, é gerada uma ocorrência na página de validação de assinaturas.
5. Assim que todas as pessoas envolvidas tiverem assinado eletronicamente a Ata, a Homologação deve ser tramitada novamente para a Secretaria, a qual será responsável por os devidos encaminhamentos e arquivamento.
6. A consulta tanto à Homologação e suas tramitações, como à Ata devidamente assinada, se darão através do Portal Documentos e/ou sistemas específicos (como o de defesas de Pós-Graduação).
7. Busca pela Homologação:
8. Busca pela Ata:
As dúvidas e solicitações sobre os acessos e permissões em Grupos e nas Caixas Postais do PEN devem ser encaminhadas aos CPD, no Serviço Acesso a Processos PEN em Caixa Postal.
Já as questões sobre tipos documentais, procedimentos do PEN-SIE, contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.
Acompanhe as novidades na página ufsm.br/pen.