Versão 1.03
Data da atualização 25/04/2022
Neste tutorial iremos orientar como criar um grupo de um órgão colegiado/banca para fins de tramitação no PEN-SIE.
O cadastro, bem como a manutenção dos membros do órgão colegiado, deve ser solicitado ao Departamento de Arquivo Geral, através do serviço Cadastro e atualização de Comissões (Órgãos Colegiados), disponível na página do PEN. Com exceção da “Banca de defesa de pós-graduação”, que é de incumbência de cada secretaria de curso de pós-graduação da respectiva unidade responsável.
Os usuários cadastrados como membros de um órgão colegiado ou banca, através da funcionalidade Cadastro de Comissões, terão autorização para acesso e assinatura em suas caixas postais dos processos tramitados para aquele grupo de usuários. Portanto, a unidade responsável deve monitorar os membros para que o cadastro fique sempre atualizado.
Podem ser relacionados como membros, servidores, alunos e usuários externos previamente cadastrados. A solicitação de cadastro para membros externos (que não estejam cadastrados) se dá por meio de serviço na página do PEN-SIE (AQUI).
A funcionalidade de Cadastro de Comissões está disponível no Portal Usuário, mediante login e autorização prévia que deverá ser solicitada à Equipe PEN-SIE.
Veja a seguir um passo a passo do procedimento.
Passo a passo:
- Efetuar o login no Portal Usuário. Acessar o menu Cadastro de Comissões.
➧ ATENÇÃO: Não devem ser cadastradas mais de um grupo para cada órgão colegiado, núcleo docente estruturante (NDE) e outros tipos de comissões permanentes. Estes tipos de comissões devem ser cadastrados apenas uma única vez, conforme definido no documento de criação, e, após, ir apenas mantendo atualizada a relação de membros.
3. Na opção Novo, você será direcionado para a tela de cadastramento.
3.1. Descrição: Nome da banca/órgão colegiado/comissão. Dar preferência por seguir o padrão designado na Portaria e/ou demais cadastros existentes.
Incluir no caso de Bancas, o nome do interessado e dados que identificam à qual avaliação se refere a banca (defesa de mestrado, defesa de doutorado). Para facilitar a pesquisa das bancas na hora de tramitar, acrescentar o nome do respectivo aluno que defendeu. Ex: Banca de defesa de mestrado – Nome do aluno
3.2. Sigla é opcional, pode facilitar na busca na hora de tramitar.
3.3. Data de início da vigência geralmente consta no documento de designação, e é obrigatório. Quando não souber, pode colocar o dia do cadastramento.
3.4. Data de término da vigência (Obrigatório para bancas) é somente para casos onde há essa informação especificada no documento de designação. Nunca colocar um prazo de vigência anterior. Após o término da vigência não será possível assinar, nem tramitar documentos enviados para esta comissão.
4. No campo da Unidade Responsável, que é obrigatório, você deve selecionar a unidade à qual aquela banca/órgão colegiado está vinculado.
OBS: A unidade responsável será a única unidade com permissão para tramitar processos para a comissão criada.
Só irão aparecer como opção as unidades às quais aquele usuário logado possui autorização.
No caso dos PPG’s, as coordenações já possuem autorização prévia para bancas.
Dúvidas sobre autorizações, ver item 17 e 18.
5. O campo Categoria se refere ao tipo de comissão que está sendo cadastrada.
➧ ATENÇÃO: Não deve ser utilizada a categoria a qual você tem autorização para criar outro tipo de comissão que não está nas suas permissões (ver item 17 e 18).
6. Os campos de Processo e Documento são utilizados para relacionar um Processo, Portaria ou Ordem de Serviço que deu origem a banca/órgão colegiado. As Portarias e Ordens de Serviço, devem estar previamente cadastradas no Portal Documentos (para maiores informações entre em contato com a equipe do datas@ufsm.br). Estes campos não são obrigatórios.
➧ ATENÇÃO: Os órgãos cadastrados devem estar estritamente definidos em portaria ou documento similar para que não ocorram problemas normativos futuros que possam afetar a validade dos documentos emitidos pelo grupo. Qualquer dúvida sobre as normatizações de órgãos colegiados, entrar em contato com a Coordenadoria de Planejamento Administrativo – COPLAD/Proplan.
7. Os membros podem ser inseridos no menu Adicionar Membros.
8. Para cada membro, há as opções de cadastramento.
9. A pessoa pode ser localizada conforme seu perfil de usuário. Obs: A opção ‘Pessoa’ serve para buscar usuários externos que não possuem vínculo com a instituição.
10. Cada membro tem uma função de Presidente, Participante, Participante-trâmite, Secretário ou Suplente. Somente os membros cadastrados como Presidente, Secretário ou Participante-trâmite terão autorização para tramitar novamente o processo para a unidade responsável.
OBS: Todos os membros, inclusive suplentes, terão acesso e permissão para assinatura de documentos que estiverem nos processos que forem tramitados para a comissão.
11. Cada membro pode ser relacionado a um documento de nomeação/designação, também previamente cadastrado, como Portarias e Ordens de Serviço (campo de preenchimento opcional).
12. As datas de participação também podem ser definidas por membro. Após a finalização do prazo de participação definido, o membro não terá mais acesso aos processos da banca/comissão.
OBS: Não é possível excluir membros, caso o membro não faça mais parte da comissão, é necessário incluir uma data de término da participação.
13. A manutenção dos membros, como a inclusão e exclusão, se dão da mesma forma.
14. Após salvar a comissão, você pode sempre editar, incluir ou excluir membros nos ícones de abrir e editar.
15. A tramitação para a comissão criada deve ser realizada na página principal do processo, no botão “Tramitar”. Ao abrir o processo, deve-se observar se a unidade de procedência é a unidade responsável pela comissão cadastrada, caso contrário a comissão não será localizada no campo “Destino”.
16. No campo “Destino” irão aparecer todas as bancas cadastradas pela coordenação. Para facilitar a pesquisa das bancas, acrescentar o nome do respectivo aluno que defendeu no momento do cadastro (*ver item 3.1).
17. As dúvidas sobre os acessos e permissões da funcionalidade de cadastro devem ser encaminhadas ao DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.
18. Com exceção dos PPGs, o cadastro, bem como a manutenção dos membros do órgão colegiado, deve ser solicitado ao Departamento de Arquivo Geral, através do serviço Cadastro e atualização de Comissões (Órgãos Colegiados).
19. Já as dúvidas sobre procedimentos do PEN-SIE contatar a equipe do DAG pelo e-mail pen@ufsm.br.