Aconteceu, na manhã de sexta-feira (29/05), uma reunião aberta sobre processos digitais na Universidade. Estiveram presentes o vice-reitor, Luciano Schuch, a diretora do Departamento de Arquivo Geral (DAG), Rita Ilha, as arquivistas do DAG, Débora Flores e Daiane Pradebon, e o diretor do Centro de Processamento de Dados (CPD), Gustavo Kantorski.
A reunião aconteceu na mesma semana em que a UFSM publicou o primeiro memorando no formato digital e explicou sobre as novas tramitações e funcionalidades do sistema Processo Eletrônico Nacional (PEN-SIE). O PEN-SIE possibilita que todos os documentos integrantes dos processos administrativos na instituição estejam disponíveis no formato digital, dispensando a tramitação da documentação em papel.
Com o uso do PEN-SIE, a Universidade elimina o uso do papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real, além de poder interoperar entre os demais órgãos e instituições de maneira totalmente digital.
“A UFSM é a primeira Instituição Federal de Ensino Superior da região sul do Brasil a se integrar ao Barramento de Serviços do PEN, desenvolvido pelo Ministério da Economia. É uma plataforma centralizada, que permite o trâmite de processos ou documentos administrativos digitais, de maneira segura e com confiabilidade de entrega, entre órgãos ou entidades que possuem os mais diferentes sistemas de processo administrativo eletrônico como o SEI, SIE, SAPIENS, eDOC, SIPAC, SUAP, entre outros”, aponta Gustavo Kantorski, diretor do Centro de Processamento de Dados (CPD).
Kantorski também explica que a transformação digital é um processo no qual as instituições fazem uso da tecnologia para melhorarem o desempenho, aumentarem o alcance e garantir resultados mais positivos. É uma mudança estrutural nas instituições, dando uma função essencial para a tecnologia, que passa a ter um papel estratégico central. A criação dos documentos digitais também está alinhada com os desafios institucionais do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), mais especificamente a modernização e desenvolvimento organizacional e gestão ambiental.
Na UFSM, os trabalhos com processos digitais iniciaram em 2014, com a criação da comissão Gestão de Documentos Arquivísticos Institucionais (GeDAI), que teve como finalidade a elaboração e acompanhamento do projeto de informatização da gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos da UFSM, incluindo a criação de documentos nato digitais. Além disso, em 09 de outubro de 2015 foi publicado o Decreto nº 8.539, que estabelece o uso de meio eletrônico para a tramitação de documentos nos órgãos e entidades da administração pública direta, autárquica e fundacional. Para tanto, as instituições deverão utilizar, preferencialmente, programas com código aberto e prover mecanismos de verificação da autoria e integralidade dos documentos em processos administrativos eletrônicos.
Atualmente, a UFSM conta com os processos e memorandos digitais, que cobrem a maioria dos documentos da Universidade. Cabe salientar que existem vários tipos de processos e memorandos, os quais são avaliados de maneira contínua para ampliar a abrangência do PEN-SIE.
Para a inclusão de um novo tipo no PEN-SIE, o primeiro passo é a unidade/setor ter o interesse em trabalhar com o documento digital. Existindo a vontade, é realizada uma reunião para tratar dos encaminhamentos e a configuração do sistema PEN, se necessário. Há, também, a criação da assinatura digital por parte das pessoas que vão assinar.
Não existe uma obrigatoriedade para que todos os memorandos, a partir de agora, sejam digitais. Será um processo contínuo e permanente de mudança do analógico para o digital e cada unidade fará no seu tempo e de acordo com suas necessidades. Os memorandos físicos que já foram emitidos e que estão tramitando também podem ser migrados pelas unidades para o formato digital.
Para Kantorski, a UFSM está com novo paradigma, uma mudança cultural por meio da transformação digital. “A Universidade busca prover a revitalização dos processos de negócio e a otimização da forma como as atividades são realizadas. Com isso os gestores passam a ter uma visão mais ampla sobre o andamento das atividades”, explica o diretor do CPD.
Os tipos de processos e memorandos que já estão disponíveis estão relacionados no site https://www.ufsm.br/orgaos-suplementares/dag/pen, onde é possível encontrar os tutoriais para iniciar um novo memorando digital.
Texto: Laura Coelho de Almeida, bolsista da Assessoria de Comunicação do Gabinete do Reitor
Edição: Mariana Henriques / Assessoria de Comunicação do Gabinete do Reitor
