A Comissão de Estudos da Gestão de Documentos Arquivísticos Institucionais (Gedai/UFSM) tem como finalidade a elaboração e acompanhamento do projeto de informatização da gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos da UFSM, incluindo a criação de documentos nato digitais.
Representantes do Departamento de Arquivo Geral (DAG):
- Arquivista Neiva Pavezi, Coordenadora
- Arquivista Daiane Regina Segabinazzi Pradebon, Coordenadora Substituta
- Arquivista Débora Flores
Representantes do Centro de Processamento de Dados (CPD):
- Analista de TI Gustavo Zanini Kantorski
- Analista de TI Marcelo Lopes Kroth
- Analista de TI Marcos Vinicius B. Souza
Representante da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN):
- Adm. Cristina Izabel Moraes Bolzan
Representante da Pró-Reitoria de Administração (PRA):
- Adm. Iveti Magalia Caetano Rodrigues
Representantes da Biblioteca Central (BC):
- Bibliotecária-Documentalista Débora Floriano Dimussio
Projeto Estratégico registrado na UFSM sob número PG14-000085-2017
No âmbito da APF existem diferentes sistemas de protocolo utilizados pelos órgãos e entidades, para registrar o trâmite dos documentos, avulsos ou processos, assim como diferentes serviços ofertados para a consulta destas informações. Para o cidadão, o acesso a essas informações depende, ainda, da efetiva implementação da Lei de Acesso à Informação. A Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.320, de 30 de dezembro de 2014 institui o Sistema Protocolo Integrado (PI) no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal e permite que o acesso seja realizado em um único sistema, independentemente de qual órgão ou entidade tenha originado e esteja tramitando. Por outro lado, há os casos onde os processos ou documentos avulsos tramitam entre instituições. A situação que ocorre nesse contexto, é que as consultas precisam ser realizadas em cada órgão pelo qual o processo esteja tramitando.
O Sistema PI consolida uma base de dados com informações sobre documentos, avulsos ou processos, oriundas dos diferentes sistemas de protocolo dos órgãos e entidades da APF. Seu objetivo principal é oferecer à sociedade mais um canal para consultas, além de serviços como o envio de informes sobre a movimentação de documentos, avulsos ou processos, via correio eletrônico (e-mail).
Os dados mantidos no Sistema PI compreendem um relevante conjunto de informações sobre cada documento, avulso ou processo, como: assunto, interessado(s), histórico de operações. Pelo Sistema, não é possível o acesso ao documento na íntegra, apenas a consulta atualizada sobre a sua situação. O Sistema PI está disponível na Internet para acesso a partir de qualquer computador e possui interfaces diferenciadas, sendo possível, também, o seu uso por dispositivos móveis como tablets e smartphones. Os órgãos e entidades têm o prazo até 01 de janeiro de 2016 para adaptar seus sistemas para o envio contínuo das informações dos documentos, avulsos ou processos.
Visita técnica – IFRS e UFFS
No dia 20 de novembro de 2017, o Departamento de Arquivo Geral – DAG e a Comissão Gedai da UFSM, receberam a visita dos Arquivistas Claudineli Seiffert, do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul – IFRS, de Bento Gonçalves/RS; Murilo Billig e Eliseu Lima da Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS, de Chapecó/SC. Foram discutidos os aspectos operacionais, técnicos, científicos e políticos que envolvem a gestão de documentos arquivísticos digitais, em especial a preservação em Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq.
UFAC realiza visita técnica na UFSM
Na quarta-feira (27/10/2017), o Diretor de Controle e Gestão Institucional na UFAC, Daniel Pena, esteve reunido com a equipe do projeto Gedai para conhecer o ineditismo do trabalho que vem sendo realizado na UFSM. Além de conhecer a metodologia, um dos objetivos foi de contribuir com a futura relação de parceria estratégica entre a #UFAC e a #UFSM para gestão e preservação dos documentos digitais.
Comissão Gedai recebe comitiva da UNIFAP
Nos dias 31 de maio e 1 de junho, uma comitiva da Universidade Federal do Amapá – UNIFAP, formada pelos Arquivistas Arlene Costa (PROGEP) e Kawan Pacote (PRA), os Secretários Executivos Carina Matos (PROPLAN) e Ronan de Oliveira (NTI), esteve em Visita Técnica junto à Comissão Gedai/UFSM.
Os visitantes foram recepcionados pelo Pró-Reitor da PROPLAN, Pró-Reitora Adjunta da PRA, Diretora do DAG e Diretora Substituta do CPD. Na ocasião, foram abordados detalhes do projeto, bem como os resultados já alcançados com as ações de Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos Digitais da UFSM.
O principal interesse da equipe da UNIFAP foi conhecer o trabalho desenvolvido para a implantação do Processo Eletrônico Nacional – PEN, obedecendo ao DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Foram compartilhadas ideias acerca da implementação das normativas federais sobre Gestão Documental no âmbito das IFES, e dos desafios enfrentados pelos profissionais das áreas de Arquivo e Tecnologia da Informação. Na oportunidade, a comitiva da UNIFAP conheceu as atividades que a PROGEP vem desenvolvendo para atender às normativas do AFD e as instalações do Departamento de Arquivo Geral da UFSM.
Gedai visita o Arquivo Central da UnB
A Arquivista Neiva Pavezi, coordenadora da Comissão Gedai, da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), realizou visita técnica ao Arquivo Central (ACE) da Universidade de Brasília (UnB), no dia 02 de maio de 2017. Houve troca de informações referentes aos estudos para a implantação de um sistema de preservação de documentos arquivísticos digitais, em andamento nas duas instituições. Essas universidades possuem, em comum, a preocupação em atender as normas internacionais e a legislação brasileira quanto à garantia de autenticidade, confiabilidade e integralidade desses documentos para garantir o acesso em longo prazo. Além disso, foram discutidos aspectos referentes à gestão, estrutura e atividades realizadas nessas instituições, em especial, o uso da plataforma AtoM para a descrição e difusão do acervo arquivístico.
UFC visita a Comissão Gedai
A Universidade Federal do Ceará (UFC) contatou a Comissão em busca de informações sobre o trabalho que vem sendo desenvolvido, e em junho de 2016, o Analista de TI Gregory Campos Bevilaqua realizou uma visita técnica na UFSM.
“A gente vê a UFSM como a precursora dessa área. Então ela se torna um marco que podemos ter como referência e pegar como exemplo”, afirmou o Analista de Tecnologia da UFC em entrevista à Agência de Notícias da UFSM. Segundo ele, a manutenção dos arquivos digitais de uma universidade é de extrema importância, e na UFC este processo ainda não foi efetivado.
Durante a visita os membros da equipe Gedai apresentaram o projeto institucional, que norteia as ações da Comissão, bem como os resultados já alcançados com as ações de Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos Digitais da UFSM.
Visita Técnica da UNIJUÍ
No dia 29 de junho de 2016, a Comissão Gedai recebeu uma comitiva da UNIJUÍ composta por Cátia S. Gehrke de Medeiros – Secretária Acadêmica, Dionei Fábio Buske – Gerente da Coordenadoria de Informática, e Lucas Gerhardt – Chefe do Núcleo de Desenvolvimento de Sistemas. O objetivo principal foi conhecer os detalhes técnicos e operacionais do tratamento arquivístico destinado aos documentos digitais contidos no módulo acadêmico do SIE.
A equipe Gedai apresentou os processos do Plano de Estudos da Pós-Graduação, Solicitação de Defesa de Monografias, Dissertações e Teses e Cadastro Digital do Aluno. Também discutiu-se a metodologia de uso do Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e metadados técnicos para implantação da Gestão Arquivística em todo o SIE.
UFMG vem conhecer a metodologia de trabalho da Comissão Gedai
No dia 10 de junho de 2016, a Comissão Gedai recebeu a Arquivista Júnia Terezinha Morais Ramos da Universidade Federal de Minas Gerais. Durante a visita, foi apresentado o projeto para a Informatização da gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Digitais da UFSM, além das principais ações que estão sendo desenvolvidas pela Comissão. Foi possível debater a metodologia do trabalho que está sendo realizado e os resultados já alcançados.
Na oportunidade, foram compartilhadas ideias acerca da implementação das normativas federais sobre Gestão Documental no âmbito das IFES, e dos desafios enfrentados pelos profissionais das áreas de Arquivo e Tecnologia da Informação.
Visita do Coordenador de Gestão e Planejamento do IFRS
No dia 13 de outubro de 2015 a comissão GeDAI recebeu a visita de Lucas Langner, Coordenador de Gestão e Planejamento da Pró-Reitoria de Administração do IFRS. A visita teve como objetivo conhecer o trabalho realizado pela comissão na Gestão de Documentos Arquivísticos Institucionais da Universidade Federal de Santa Maria.
Após a visita, Lucas escreveu o seguinte depoimento:
Em nome do Instituto Federal de Educação do Rio Grande do Sul, quero agradecer a oportunidade que tive de conhecer o trabalho de alto nível profissional desenvolvido pela UFSM.
A visita realizada no dia 13 de outubro de 2015, proporcionou mais conhecimento técnico sobre o assunto, somos uma instituição jovem com apenas seis anos e por isso a experiência de Instituições de Ensino mais experientes como a UFSM nos ajudam a consolidar e melhorar nosso trabalho.
Estamos vivendo um momento único onde legislação, procedimentos administrativos relativos a produção documental e tecnologia da informação estão encontrando caminhos para proporcionar maior transparência e sobretudo agilidade à administração publica, um momento de importância significativa.
Sobretudo a organização administrativa do Departamento de Arquivo Geral e o nível de conhecimento técnico do GeDAI, ficaram marcados na visita.
Desde o primeiro contato e mais ainda durante a visita, ficou muito evidente o porquê da UFSM estar na vanguarda deste assunto, há um compromisso maior de seus servidores em fazer um trabalho profissional e de excelência. Com certeza o conhecimento que foi passado será de grande valia para o IFRS e só temos a agradecer e parabenizar.
Atenciosamente,
Lucas Langner
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul – IFRS
Pró-Reitoria de Administração – PROAD
Gedai/UFSM visita o Arquivo Central/SIARQ da Unicamp
Com o objetivo de conhecer o programa de gestão e preservação de documentos digitais da Unicamp, a Comissão de Estudos da Gestão de Documentos Arquivísticos Institucionais da Universidade Federal de Santa Maria (Gedai/UFSM), visitou o Arquivo Central/SIARQ em 30 de setembro de 2014. As Arquivistas: Débora Flores e Daiane Regina Pradebon; e os Analistas de TI: Gustavo Kantorski, Marcelo Kroth e Marcos Vinícius de Souza, foram recebidos por Neire do Rossio Martins – Coordenadora do Sistema de Arquivos e Andressa Cristiani Piconi – Supervisora da Seção de Informática.
Arquivo Permanente Digital
Política de Preservação Digital
No dia 08 de novembro de 2017 a universidade deu um passo importante visando a institucionalização do Arquivo Permanente Digital da UFSM. Foi entregue ao Pró-Reitor de Administração, o Sr. José Carlos Segalla, a minuta da Política de Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos Digitais da UFSM.
O documento foi elaborado pela Comissão Gedai em parceria com o DAG e CPD, e esteve disponível para consulta pública no período de 04 a 19 de outubro de 2017. A minuta da política ainda deve passar por uma revisão da Pró-Reitoria de Planejamento antes de ser encaminhada para apreciação dos Conselhos Superiores da UFSM.
Estiveram presentes no ato de entrega do documento a Diretora do Departamento de Arquivo Geral, Sra. Rita Medianeira Ilha, além de representantes da Comissão Gedai.
Primeiro Processo Administrativo Web é aberto no Protocolo da UFSM
A Comissão Gedai, em parceria com o Centro de Processamento de Dados (CPD) e o Departamento de Arquivo Geral (DAG), está atuando no Projeto de Gestão, Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Digitais da UFSM. Uma das etapas do projeto é a adequação do sistema de gestão institucional para atender o decreto do Processo Eletrônico Nacional (PEN).
O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos.
Um grande passo foi dado no dia 13 de julho de 2017, quando foi aberto, no Protocolo da UFSM, o primeiro Processo Administrativo através da nova plataforma web. O novo sistema está em fase experimental e em breve serão realizados projetos pilotos envolvendo mais setores da universidade. A meta é que se tenha a abertura, acompanhamento e acesso a todos os Processos Administrativos na íntegra em meio digital até o final do ano. Esta exigência atuará em conformidade com a Lei de Acesso à Informação, contribuindo com a transparência dos atos administrativos.
O usuário cadastrado no sistema precisará colocar apenas o seu nome no espaço de procura e, então, acompanhará as movimentações dos processos de seu interesse. Os trâmites podem ser acompanhados através do Portal da UFSM, no link Pesquisa de Documentos. O cidadão que desejar acompanhar o andamento de algum processo, administrativo ou acadêmico, também pode visitar o endereço do Protocolo Integrado do Governo Federal.
Acesso Público a Diários de Classe
A Comissão de Estudos para Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos Digitais (Gedai) da UFSM disponibilizou o acesso público a mais um documento nato digital. A partir de dezembro de 2016 estão disponíveis os diários de classe dos cursos da UFSM. O Diário de Classe é o documento oficial utilizado para o controle da frequência e aproveitamento dos alunos, além do registro do conteúdo ministrado nas aulas. O documento é gerado digitalmente no Portal do Professor, sob a responsabilidade do(s) professor(es) de cada turma. A geração do Diário de Classe nato digital dispensa a impressão, deixando de ser impressos mais de 10.000 diários de classe por ano. O sistema foi executado pelo CPD e DAG em conformidade com a Instrução Normativa 03/2016 da PROGRAD
A disponibilzação pública dos Diários de Classe atende os preceitos constitucionais da publicidade e da transparência no tratamento das informações pelos órgão públicos, com as respectivas restrições em relação à inviolabilidade da intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas (CRFB/1988, art. 5, inciso X). Ainda, a disponibilização dos Diários de Classe atende as diretrizes legais previstas no artigo 3 da Lei n. 12.527/2011 (Lei de Acesso a Informação – LAI) uma vez que a divulgação do simples resultado de avaliação de acadêmicos de instituições públicas de ensino, cujos cursos são mantidos pelo erário, e consequentemente, pela sociedade, atende a essas diretrizes.
Os Diários de Classe podem ser pesquisados no Portal de Documentos da UFSM, no endereço https://portal.ufsm.br/documentos/
Acesso Público a Portarias Nato Digitais
A Comissão de Estudos para Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos Digitais (Gedai) da UFSM disponibilizou o acesso público a documentos nato digitais. Os documentos disponibilizados compreendem portarias de afastamento, apostilas a portarias de afastamento, portarias de cancelamento de afastamento, portarias de substituições de chefia, apostilas a portarias de substituição de chefia e portarias de cancelamento de substituição de chefia. Uma novidade no Portal de Consulta Documentos é a possiblidade de verificar as relações existentes entre os documentos, como por exemplo, a relação entre uma Portaria e sua Apostila. O sistema foi desenvolvido pelo CPD.
Os documentos podem ser consultados no portal da UFSM, no endereço https://portal.ufsm.br/documentos/
