A conservação de documentos tem como finalidade preservar as informações, assegurar a integridade física dos suportes e a qualidade do acesso às informações. Algumas medidas para a conservação de documentos no acervo:

– Ambiente limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o surgimento de fungos e bactérias, que se proliferam quando a umidade aumenta e transforma as partículas de poeira em habitat ideal para sua reprodução.

 – Proibido consumir alimentos e bebidas na área de trabalho. Os insetos são atraídos por matéria orgânica e se reproduzem onde encontram alimento.

 – A temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com índices de 20ºC de temperatura e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos documentos, pois aceleram processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação de insetos e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias).

 – Documentos iconográficos (filmes, fotografias, negativos e microfilmes) devem ser mantidos em temperaturas mais baixas, em local de guarda específico e mobiliário de metal com revestimento à base de esmalte e tratados por fosfatação para evitar ferrugem.

Como preservar os documentos:

 – No manuseio dos documentos originais deve-se usar luvas, pois a gordura natural existente nas mãos danifica o documento ao longo do tempo. Além de luvas, recomenda-se o uso de aventais e máscaras, como medidas de proteção à saúde dos técnicos e usuários.

 – Implantar procedimentos de segurança e de limpeza periódica nos depósitos;

 – Na consulta aos livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos. Recomenda-se sempre manuseá-los sobre uma mesa.

 – Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.

 – Ao retirar um livro da estante é preciso segurá-lo com firmeza na parte mediana da encadernação. Retirar um livro puxando-o pela borda superior da lombada ocasiona danos na encadernação.

 – Não dobrar os documentos, pois o local no qual ele é dobrado resulta em uma área frágil que se rompe e rasga facilmente.

 – Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente (os grampos de metal enferrujam rapidamente)

 – Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferência clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.

 – Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente, dobrando a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.

 – Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, resulta em mancha escura de difícil remoção.

Acondicionamento e guarda dos documentos:

 – Na aquisição dos materiais verificar a qualidade, a maioria dos papéis e papelões apresentam acidez, considerada um dos piores fatores de deterioração do documento ao longo do tempo.

 – Acondicionar os documentos, em caixas-arquivo, pastas, envelopes, etc, de acordo com o tamanho e o tipo de documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda.

 – Não usar barbantes ou elásticos, pois cortam e danificam os documentos.

 – Utilizar pastas com prendedores e hastes plásticas. Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento.

 – Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo.

 – Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.