No sentido de minimizar a falta de espaço físico para o armazenamento da documentação intermediária das unidades e subunidades da Reitoria, a Pró-Reitora de Administração junto aos  órgãos competentes, destinaram  um novo espaço no Centro de Eventos para a instalação do Arquivo Setorial  da Administração Superior.

Consideram-se documentos de fase intermediária aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente ( Art.8º, § 2º, da Lei nº 8.159/1991).

Inicialmente, o espaço abrigará os documentos e processos do Departamento de Contabilidade e Finanças, os quais devem aguardar o prazo de 5 anos, após a aprovação das contas da UFSM pelo Tribunal de Contas da União para serem avaliados. Posteriormente, conforme cronograma estabelecido pela Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais será transferida a documentação intermediária do Departamento de Registro e Controle Acadêmico – DERCA.

Os documentos de fase intermediária das unidades universitárias estão sendo organizados e avaliados à medida que as Direções dos Centros disponibilizarem área específica para a instalação e funcionamento do Arquivo Setorial.

Paralelo a estas ações, está sendo elaborado junto à PROINFRA, o projeto de construção do Prédio para o Departamento de Arquivo Geral (DAG), com áreas amplas destinadas a documentação intermediária e de guarda permanente da UFSM.

Prédio localizado no Centro de Eventos da UFSM