Atuando de modo integrado ao Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria (Siarq-UFSM) e em conformidade com a Resolução 052/2021, o Arquivo Setorial do Centro de Ciências Naturais e Exatas (CCNE) desempenha um papel fundamental na gestão arquivística de seu acervo, além de fornecer assessoria técnica às unidades e subunidades a ele vinculadas.

No dia 23 de abril de 2024, cerca de 140 caixas-arquivo, contendo documentos que haviam atingido o prazo de guarda estipulado e autorizados pelos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos nº 01/2023 e 01/2024 da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFSM, foram eliminadas. Esses editais foram publicados no Diário Oficial da União em 03 de novembro de 2023 e 18 de março de 2024, respectivamente.

A eliminação dos documentos foi conduzida de forma criteriosa, utilizando-se do método de fragmentação mecânica, nas instalações da Associação de Selecionadores de Materiais Recicláveis de Santa Maria (ASMAR). A arquivista responsável pelo Arquivo Setorial do CCNE, Maiara de Arruda Nascimento, supervisionou todo o processo, garantindo sua eficácia e conformidade com as diretrizes estabelecidas.

O Departamento de Arquivo Geral (DAG) e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) ressaltam a relevância da integração e colaboração estabelecidas com os Arquivos Setoriais para assegurar uma gestão unificada, padronizada e eficaz dos documentos arquivísticos da UFSM. Também é crucial destacar a importância das unidades em contatar o Arquivo Setorial ou o DAG antes de proceder com qualquer ação relacionada aos documentos da instituição. Isso garante a destinação adequada, seja para eliminação ou para a preservação do patrimônio documental da instituição.