O Departamento de Arquivo Geral (DAG) da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) promoveu, no dia 04 de abril de 2024, o descarte de aproximadamente 300 (trezentas) caixas de documentos institucionais. O material estava armazenado provisoriamente no Arquivo Setorial da Administração Superior (ASAS) e aguardavam os trâmites finais de aprovação. Todos os documentos passaram por uma avaliação do cumprimento do prazo legal de guarda. Sendo assim sua eliminação foi autorizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/UFSM), através do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos N. 01/2023, publicado no Diário Oficial da União do dia 03 de novembro de 2023.
O descarte de documentos públicos deve acontecer de forma que a informação não possa ser recuperada. Por isso a fragmentação mecânica é recomendada e deve ser realizada por entidade especializada e na presença do servidor indicado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, garantindo assim a segurança e sigilo do processo.
A trituração do material aconteceu nas instalações da Associação dos Selecionadores de Material Reciclável (ASMAR), instituição habilitada no Contrato de Coleta Seletiva na UFSM com capacidade técnica para destruição e reciclagem de documentos seguindo o Decreto n. 10.936/2022, que regulamenta a Política Nacional de Resíduos Sólidos.
Ações como esta fazem parte da efetivação da gestão documental e visam facilitar o acesso e manutenção do acervo corrente e permanente das unidades, além da racionalização de espaço físico e redução de custos com armazenamento de documentos que já cumpriram a sua função e não apresentam valor histórico ou funcional.
