Neste tutorial, ensinaremos como delegar o acesso de uma conta administrativa (endereços de e-mail atribuídos a Unidades, Departamentos ou Setores da instituição, que possuam mais de um usuário com acesso) a múltiplos usuários, permitindo que eles usem e gerenciem a conta sem a necessidade de autenticação repetida. Além disso, há instruções de como compartilhar arquivos do Drive, Agenda e Contatos da conta de forma controlada. Os usuários delegados podem ler, enviar e excluir mensagens do e-mail compartilhado. É importante ressaltar que o acesso delegado a uma conta não permite acessar o Drive desta conta. Para que os usuários acessem o Drive da conta delegada, será necessário compartilhá-lo com eles.
Delegar acesso à conta administrativa aos usuário que a compartilham:
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Abra o Gmail no navegador do seu computador (não é possível adicionar delegados no aplicativo de smartphone Gmail);
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Autentique-se na conta administrativa que terá seu acesso delegado;
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No canto superior direito, clique em Configurações > Mostrar todas as configurações;
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Clique na aba Contas e importação;
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Na seção Permitir acesso à sua conta clique em Adicionar outra conta;
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Abrirá um Pop-up. Digite o e-mail de quem receberá a delegação de acesso;
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Clique em Próxima etapa, depois em Enviar e-mail para permissão de acesso.
A pessoa adicionada receberá uma mensagem pedindo a confirmação de que aceita a delegação de acesso. Depois de confirmar a delegação, pode levar até 24 horas para ela entrar em vigor. Confira o passo a passo nas imagens abaixo:
Confira o tutorial em vídeo de como delegar acesso à outros usuários na conta de e-mail compartilhada:
Para compartilhar pastas no Drive, repita estes passos para cada pasta:
Acesse o Google Drive da conta delegada;
Selecione a pasta que será compartilhada;
Clique sobre a pasta com o botão direito do mouse e selecione “Compartilhar”;
Mantenha o Acesso geral como Restrito;
Adicione o e-mail das pessoas que terão acesso delegado;
Clique no botão Enviar.
Compartilhar os Contatos da conta delegada:
Abra a ferramenta Contatos da conta delegada;
No canto superior direito, clique em Configurações > Delegar acesso;
Clique em Convidar delegado;
Digite o e-mail das pessoas que terão acesso aos contatos da conta delegada;
Clique em Enviar.
Todos os delegados verão os contatos da conta delegada nos seu próprio aplicativo Contatos.
Na ferramenta Contatos, os delegados podem:
Adicionar novos contatos usando os botões “Criar contato” ou “Novo contato”;
Editar ou excluir contatos da lista de contatos delegados;
Pesquisar contatos na barra de pesquisa;
Desfazer mudanças;
Adicionar, editar e excluir marcadores na lista de contatos delegados;
Gerenciar a seção “Outros contatos”.
Na ferramenta Contatos, os delegados não podem:
Importar contatos;
Exportar ou encaminhar contatos;
Localizar e mesclar contatos duplicados;
Mudar as configurações ou preferências;
Encontrar e excluir contatos da lixeira.
Ao inscrever-se no 2FA recomendamos o uso do Google Authenticator. Para saber como instalar o Google Authenticator acesse o tutorial desenvolvido pela Google, clicando neste link.