Antes de realizar a delegação de acesso a contas administrativas institucionais, é necessário que todos os usuários ativem a Autenticação de Dois Fatores (2FA) em suas contas. Essa medida reforça a segurança das informações, garante maior proteção aos dados institucionais e torna-se obrigatória a partir de 02/12/2024 na UFSM.
Recomendamos o uso do Google Authenticator para configurar o 2FA. Para orientações detalhadas sobre como instalar e ativar essa ferramenta, acesse o guia introdutório desenvolvido pelo CPD, disponível no link abaixo:
Após configurar o 2FA, siga as instruções abaixo para delegar acesso às contas administrativas:
Neste tutorial, ensinaremos como delegar o acesso de uma conta administrativa (endereços de e-mail atribuídos a Unidades, Departamentos ou Setores da instituição, que possuam mais de um usuário com acesso) a múltiplos usuários, permitindo que eles usem e gerenciem a conta sem a necessidade de autenticação repetida. Além disso, há instruções de como compartilhar arquivos do Drive, Agenda e Contatos da conta de forma controlada. Os usuários delegados podem ler, enviar e excluir mensagens do e-mail compartilhado. É importante ressaltar que o acesso delegado a uma conta não permite acessar o Drive desta conta. Para que os usuários acessem o Drive da conta delegada, será necessário compartilhá-lo com eles.
Delegar acesso à conta administrativa aos usuário que a compartilham:
Abra o Gmail no navegador do seu computador (não é possível adicionar delegados no aplicativo de smartphone Gmail);
Autentique-se na conta administrativa que terá seu acesso delegado;
No canto superior direito, clique em Configurações > Mostrar todas as configurações;
Clique na aba Contas e importação;
Na seção Permitir acesso à sua conta clique em Adicionar outra conta;
Abrirá um Pop-up. Digite o e-mail de quem receberá a delegação de acesso;
Clique em Próxima etapa, depois em Enviar e-mail para permissão de acesso.
A pessoa adicionada receberá uma mensagem pedindo a confirmação de que aceita a delegação de acesso. Depois de confirmar a delegação, pode levar até 24 horas para ela entrar em vigor. Confira o passo a passo nas imagens abaixo:
Confira o tutorial em vídeo de como delegar acesso à outros usuários na conta de e-mail compartilhada:
Para compartilhar pastas no Drive, repita estes passos para cada pasta:
Acesse o Google Drive da conta delegada;
Selecione a pasta que será compartilhada;
Clique sobre a pasta com o botão direito do mouse e selecione “Compartilhar”;
Mantenha o Acesso geral como Restrito;
Adicione o e-mail das pessoas que terão acesso delegado;
Clique no botão Enviar.
Compartilhar a Agenda da conta delegada:
- Abra a Agenda da conta delegada;
- No menu à esquerda, clique no nome da agenda sob Minhas agendas;
- Clique nos três pontinhos e selecione Configurações e compartilhamento;
- No subtítulo Compartilhar com pessoas ou grupos específicos, clique no botão + Adicionar participantes e grupos;
- Adicione o e-mail das pessoas com quem a agenda será compartilhada;
- Na caixa de seleção Permissões, selecione Fazer alterações e gerenciar compartilhamento;
- Clique no botão Enviar.
Cada pessoa receberá uma mensagem contendo um link para adicionar a Agenda da conta delegada na sua própria agenda pessoal.
Compartilhar os Contatos da conta delegada:
- Abra a ferramenta Contatos da conta delegada;
- No canto superior direito, clique em Configurações > Delegar acesso;
- Clique em Convidar delegado;
- Digite o e-mail das pessoas que terão acesso aos contatos da conta delegada;
- Clique em Enviar.
Todos os delegados verão os contatos da conta delegada nos seu próprio aplicativo Contatos.
Na ferramenta Contatos, os delegados podem:
- Adicionar novos contatos usando os botões “Criar contato” ou “Novo contato”;
- Editar ou excluir contatos da lista de contatos delegados;
- Pesquisar contatos na barra de pesquisa;
- Desfazer mudanças;
- Adicionar, editar e excluir marcadores na lista de contatos delegados;
- Gerenciar a seção “Outros contatos”.
Na ferramenta Contatos, os delegados não podem:
- Importar contatos;
- Exportar ou encaminhar contatos;
- Localizar e mesclar contatos duplicados;
- Mudar as configurações ou preferências;
- Encontrar e excluir contatos da lixeira.