A relação de títulos e número de exemplares disponíveis nas bibliotecas serve de insumo para a organização do Relatório de adequação de bibliografia, responsabilidade do Núcleo Docente Estruturante. Ela deve seguir os critérios seguintes:

• Indicar os códigos de disciplina;
• Separar a bibliografia básica da complementar;
• Contabilizar diferentes edições apenas com conhecimento do(a) coordenador(a);
  Indicar se, além do suporte físico, o título se encontra em uma das bases assinadas pela UFSM ou em domínio público;
• Preferencialmente, ser apresentada no Formulário Padrão (BAIXAR MODELO EXCEL).

Destaca-se que a partir do novo instrumento de avaliação, o NDE do curso deverá referendar a adequação da quantidade de exemplares em relação a oferta de vagas do curso.

É responsabilidade de cada biblioteca organizar a relação de títulos e exemplares para os cursos a que atende.

A Política de Desenvolvimento de Coleções, instituída através da Instrução Normativa PROGRAD/UFSM N.05/2022, possui objetivos qualitativos e quantitativos, estabelecendo as diretrizes a serem seguidas nos processos de seleção, aquisição, conservação, preservação, avaliação, desbaste e descarte dos materiais que compõem os acervos das bibliotecas da Universidade Federal de Santa Maria.

Trata-se de um documento comum a todas as bibliotecas, desenvolvido por todos servidores bibliotecários da instituição.

O Plano de contingência é um documento que descreve as características de uma organização e contém informações e diretrizes a fim de garantir a manutenção de produtos e serviços ao seu público em situações emergenciais e adversas. Ademais, os instrumentos de avaliação de autorização e de reconhecimento e renovação de reconhecimento de 2017 estabelecem o Plano de contingência como critério de análise no que diz respeito a biblioteca.

Nas Bibliotecas da UFSM, o plano de contingência estabelece orientações e procedimentos aos gestores e suas equipes para a preservação informacional e patrimonial para evitar ou minimizar os riscos que possam afetar o funcionamento e o atendimento de suas unidades. Nele devem ser previstas as contingencias e ações que visam a não interrupção ao acesso aos serviços, ao livro físico ou digital, as situações mais recorrentes no contexto das bibliotecas e as ações possíveis, a respeito a:

1. dos serviços comuns assinados;
2. dos serviços comuns oferecidos pelas bibliotecas; e
3. serviços complementares oferecidos, apenas, pela Biblioteca em questão.

Destaca-se a importância de atualização das contingencias a partir de novas soluções e registros de novos incidentes.

É responsabilidade de cada biblioteca organizar a relação de títulos e exemplares para os cursos a que atende.

Devem ser relacionados os serviços vigentes e as informações gerais de conteúdo ou funcionalidade e as formas de acesso. Os serviços assinados têm seus contratos de prestação geridos pelo Núcleo de Aquisição da Biblioteca Central e podem ser acessados através do Portal da Biblioteca, pelo Serviço de descoberta ou pela página inicial do site das Bibliotecas UFSM.

Há uma descrição de cada provedor de de e-books assinado na página E-books e Normas ABNT/MDT. 

Os contratos podem ser visualizados na página de Contratos do Departamento de Materiais e Patrimônio.

Os títulos dos periódicos devem ser listados e a formalização da sua assinatura deve ser buscada. 

Está suspensa a assinatura de periódicos impressos desde 2019.

As assinaturas formalizadas com o Portal de Periódicos da CAPES não são gerenciadas pela UFSM, mas aquele órgão permite a consulta nos contratos vigentes através de uma página de transparência. Há, contudo, uma lista de coleções a que a UFSM tem acesso através deste link (arquivo .xlsx, atualizado em mar. 2022).

Para saber mais, clique aqui.

Todas as normas e regimentos vigentes ao contexto do Sistema de Bibliotecas UFSM e seus acréscimos devem ser listados e ter seu acesso facilitado. Caso a biblioteca tenha regimento interno, ele também deve ser apresentado. 

O Regulamento de empréstimo de material bibliográfico das Bibliotecas Central e Setoriais da Universidade Federal de Santa Maria é estabelecido através da Resolução UFSM n. 029/201o.

Os convênios e parcerias com instituições, fundações, projetos dentre outros esforços externos são sempre estimulados e atualizados em suas vigências e ainda em novas formalizações de colaborações.

Atualmente há um convênio da Biblioteca Central com a Fundação Dorina Nowill para Cegos para obtenção de livros acessíveis (Braille e audiolivro), para serem disponibilizados nesta biblioteca, e uma parceria firmada entre a Biblioteca Central e a Editora UFSM para a doação de exemplares cujas fichas catalográficas foram criadas pela equipe da Subdivisão de Processos Técnicos da BC.

Cada biblioteca também tem autonomia para fechar parcerias e convênios com outras instituições, dentro das suas especificidades.

Cada biblioteca é responsável por gerenciar, emitir, analisar e divulgar seus relatórios de movimentação de acervo. Recomenda-se que sejam avaliados:

• Quantidade de empréstimos;
• Quantidade de reservas;
• Obras mais emprestadas e com mais reservas;
• Áreas do conhecimento que são mais exigidos pela comunidade acadêmica.

Além dos itens relacionados acima, outros indicadores podem ser organizados para a visita in loco, como por exemplo, os indicadores locais com base nas pesquisas de satisfação, assim como os indicadores das Comissões de Avaliação dos Centros de Ensino, que objetivam a autoavaliação institucional com a participação dos alunos, gestores, professores e TAEs. Uma das dimensões exploradas é sobre os serviços oferecidos pelas bibliotecas.

Também são importantes os indicadores que apresentem resultados de relatórios de projetos de ensino, pesquisa e extensão, relação das ações de capacitação em pesquisa, dentre outras ações da biblioteca que demonstrem a cooperação com os objetivos do curso. Dados quantitativos do uso do espaço da biblioteca e infraestrutura (m², assentos disponíveis, horários de maior uso da biblioteca, quantidade diária de visitantes, número de computadores disponíveis etc) também devem ser considerados relevantes.