Nesta página é apresentada uma versão resumida do processo de compra livros impressos para as bibliotecas da UFSM. O desenho completo do processo pode ser consultado no Portal de Processos.
Contudo, antes é necessário estabelecer as responsabilidades dos atores envolvidos:
- Comunidade acadêmica: sugerir e solicitar títulos;
- Biblioteca local: selecionar títulos e avaliar sugestões;
- Núcleo de Aquisição: comprar e auxiliar DIPAT no tombamento de exemplares como patrimônio;
- PROPLAN e Unidade de Ensino: disponibilizar orçamento.
Também é importante distinguir duas fontes de recurso orçamentário para este objetivo e como ele é tratado pelo Núcleo de Aquisição da Biblioteca Central:
- Recurso da PROPLAN: uso geral, atendimento de solicitações em ordem cronológica;
- Recurso da Unidade de Ensino: uso específico para o curso/acervo com prioridade.
As licitações para compra de material bibliográfico impresso, portanto, ocorrem uma vez ao ano, mas apenas quando há recurso orçamentário disponível. Por se tratar de um processo de licitação por pregão tradicional — e não por registro de preço — é necessário que o montante a ser investido já esteja disponível no momento da abertura do processo.
Caso você seja responsável pela atualização da bibliografia de algum curso de graduação, ou estiver trabalhando junto a docentes com esta responsabilidade, sugerimos fortemente a leitura da página Avaliação in loco e a Biblioteca, especialmente o conteúdo Boas práticas de indicações bibliográficas para PPCs e planos de ensino.
Visão geral
Abaixo está descrito, em linhas gerais, os passos para a aquisição de livros impressos para as bibliotecas.
A comunidade acadêmica faz sugestões de aquisição através do Portal Biblioteca: discentes, docentes, bolsistas e TAEs podem colaborar na qualificação do acervo das bibliotecas.
A biblioteca local responsável pelo acervo de cada assunto avalia a sugestão de aquisição com base na Política de Desenvolvimento de Coleções e da sua realidade local e aceita ou recusa a sugestão. A biblioteca responsável pode indeferir totalmente um pedido, ou ajustar as quantidades de exemplares sugeridos caso defira o pedido.
O Núcleo de Aquisição da Biblioteca Central faz a verificação bibliográfica das sugestões deferidas pelas bibliotecas e verifica a sua disponibilidade no mercado editorial. Caso haja um fornecedor estabelecido por licitação, este Núcleo faz a cotação, a autorização de fornecimento, a verificação física do material recebido, auxilia a Divisão de Patrimônio (DIPAT) no tombamento e organiza o despacho para as bibliotecas responsáveis.
A biblioteca local recebe o material comprado e faz sua catalogação, etiquetagem, aplicação do sistema de segurança patrimonial, guarda nas prateleiras…
… para que a comunidade acadêmica possa pesquisar e consultar os livros novos.
Sugestão de metodologia para aquisição de livros para bibliografias de curso
Devido às características das compras públicas, o período entre a sugestão de compra no Portal Biblioteca e a disponibilização do material comprado nas estantes pode variar. São sempre seguidos os prazos da licitação, conforme o definido na Lei 8.666/1993 e no edital. Ainda, é importante ressaltar que o tempo de processamento técnico também pode variar, visto que cada biblioteca precisa gerenciar a sua demanda interna de serviço, frente à sua própria disponibilidade de recursos. Desta forma, é importante descartar a relevância do planejamento para a aquisição de livros para bibliografias de curso.
Desta forma, sugerimos atenção aos seguintes tópicos para docentes, Coordenações de Curso e Núcleos Docentes Estruturantes que desejam atualizar ou montar bibliografias para seus cursos:
- Manter contato com sua biblioteca local;
- Identificar se os títulos estão disponíveis nas respectivas editoras antes de listá-los em bibliografias;
- Caso haja urgência ou seja um caso de prioridade, o melhor é negociar com sua Unidade de Ensino a disponibilização de recurso orçamentário próprio para este fim;
- Toda sugestão de compra deve ser feita através do formulário do Portal Biblioteca, pois isso aumenta a transparência e melhora a comunicação entre quem faz a sugestão e a equipe do Núcleo de Aquisição da Biblioteca Central;
- Alterar as bibliografias de curso apenas após os livros estarem comprados e disponíveis.
Confira também o tutorial para sugestões de aquisição e as orientações gerais sobre Avaliação in loco e a Biblioteca.
Tem outras dúvidas? Contate-nos!
A equipe do Núcleo de Aquisição está à disposição para tirar dúvidas sobre o processo de sugestão e de aquisição de material bibliográfico para as bibliotecas da UFSM.
Você pode nos encontrar da seguinte forma:
- Biblioteca Central, prédio 30
- De segundas a sextas-feiras, das 7h30 às 17h
- (55) 3220-8649
- aquisicaobc@ufsm.br
Página atualizada em 18 nov. 2022.