Todos os novos contratos de serviços bibliotecários, como bases de e-books, normas técnicas e serviços de metabuscadores, que forem assinados pela UFSM para suas bibliotecas a partir de fevereiro de 2023 terão suas condições de execução negociadas e formalizadas de forma padronizada através de um documento criado especificamente para este fim.

Os itens para negociação já eram utilizados pela equipe do Núcleo de Aquisição da Biblioteca Central, mas nunca antes de forma tão sistematizada e direta. O objetivo do documento é direcionar as negociações com possíveis fornecedores para todos os tópicos relevantes referentes à execução do contrato e também auxiliar as atividades de fiscalização caso a contratação seja efetivada.

O documento foi desenvolvido pela equipe do Núcleo de Aquisição e pelos fiscais técnicos dos contratos vigentes para as bibliotecas no ano de 2022 e teve orientações do DEMAPA quanto à sua aplicação. Após sete versões de trabalho, a versão final, que é baseada em material produzido pela Association of College and Research Libraries (ACRL), uma divisão da American Library Association (ALA),  e tem seis páginas e 5 grupos de critérios a serem negociados, passará a orientar todas as negociações para assinatura de novos contratos de serviços bibliográficos geridos pelas bibliotecas da UFSM. Atualmente, existem contratos vigentes para e-books, normas técnicas e um serviço de descoberta, que integra a busca de vários catálogos das bibliotecas em um único lugar.