Em 20 de junho a Divisão de Aquisição da BC iniciou a operação de atribuição de registro patrimonial aos livros comprados para as 13 bibliotecas da UFSM. O processo foi estabelecido após longa discussão com a Divisão de Patrimônio (DIPAT), órgão do DEMAPA, além de pesquisas em outras bibliotecas universitárias federais brasileiras.
Por que isso é importante?
A patrimonialização do acervo garante à Universidade e à sociedade como um todo um maior controle sobre os bens públicos. O patrimônio da instituição foi recentemente objeto de análise pela Auditoria Interna da UFSM e este processo foi desenhado para atender às demandas legais de gestão de patrimônio.
Como é o processo?
Em resumo, após os livros comprados serem entregues pelos fornecedores na Divisão de Aquisição, esta equipe verifica se o lote está de acordo com o solicitado e se não há falhas físicas nos livros, identifica cada exemplar com um número de registro único e prepara a listagem que será usada pela DIPAT, bem como prepara as notas ficais para pagamento. Já a DIPAT, após receber as listas do material preparado pela Divisão de Aquisição, registra todos os dados no sistema de patrimônio da instituição, gera os Termos de Responsabilidade (TRs), entrega as obras nas bibliotecas destinatárias e recolhe a assinatura dos chefes das cargas patrimoniais. Os registros podem ser visualizados no Portal Patrimônio, assim como todos os outros bens da Universidade.
Somente após a entrega das caixas e a assinatura dos TRs pelas chefias das bibliotecas é que os livros comprados podem ser catalogados e disponibilizados para uso pela comunidade acadêmica.
Desde junho deste ano as equipes da Divisão de Aquisição da BC e da DIPAT processaram (o que inclui a recepção, verificação física, tombamento e expedição para a biblioteca destinatária) quase 1500 exemplares: em média, são recebidos cerca 300 exemplares de livros por compra a cada mês, e até a publicação desta notícia, o mês com mais recebimentos foi agosto, com 871 itens processados! Os livros novos, já disponíveis para consulta nas bibliotecas, podem ser localizados através do Portal Biblioteca.
Próximos passos
Em breve os bens recebidos por doação também passarão a ser tombados, além dos exemplares que já estavam no acervo antes de 20 de junho (o chamado “passivo”).
A Divisão de Aquisição
A equipe da Divisão de Aquisição da Biblioteca Central é responsável pela compra de todo o material bibliográfico das bibliotecas da UFSM: livros impressos, eletrônicos, bases de dados de normas técnicas e ferramentas de pesquisa como o Serviço de Descoberta.
Toda a comunidade acadêmica pode fazer sugestão de aquisição de obras para as bibliotecas, conforme tutorial em sua página.
